Vacanze: croce e delizia di ogni estate. Non vediamo l'ora che inizino, ci ritroviamo a sognare a occhi aperti il momento in cui imposteremo l’out-off-office nella nostra email, pregustiamo quelle fantastiche colazioni lente e opulente che solitamente a casa non abbiamo il tempo di concederci, il primo bagno in mare, un aperitivo sulla spiaggia, il fresco della montagna…
O almeno, così dovrebbe essere. Invece, non negarlo, il periodo che precede ogni partenza è a dir poco infernale, soprattutto in Studio.
Riusciremo a chiudere tutto quello che abbiamo iniziato? E quel collega che è già in ferie... Ma non poteva partire dopo?! Risponderemo a tutte le ultime richieste dei clienti? Avremo un paio d’ore per dare una piccola riordinata allo Studio in modo da non tornare e vanificare in venti minuti due settimane di relax? Ben vengano le piccole preoccupazioni, ma giungere al giorno della partenza allo stremo delle forze non è assolutamente salutare e può arrivare a compromettere i primi giorni di vacanza. Perché diciamocelo: lo stress, quando c’è, riesce a seguirti fino all’altra parte del mondo!
Ecco allora alcuni piccoli ma importanti consigli per prepararsi a un periodo di ferie sereno e a una vacanza veramente riposante.
- Iniziamo con il prenderci cura di quello che lasceremo momentaneamente. Ricordiamoci quindi di controllare o di fare controllare le varie forniture dell’ufficio in modo da tornare e ritrovare tutto pronto per ricominciare. E se abbiamo una cucina condivisa, un occhio al frigorifero per buttare eventuali cibi in scadenza ci eviterà uno choc olfattivo al ritorno.
- Organizziamo una veloce riunione per riepilogare e coordinarsi sulle ultimissime attività da chiudere. Ognuno ha portato a termine il suo lavoro? Quale sarà la prima cosa che dovrà fare al ritorno? È bene che tutti i componenti dello Studio abbiano un’idea precisa del loro operato, ma che sappiano anche quello che stanno facendo i colleghi.
- Sistemiamo gli archivi (se digitali è più facile) riordinando le pratiche per urgenza e stato di esecuzione. In questo modo, al nostro rientro sapremo già quali sono i lavori su cui mettere maggiore impegno e attenzione, evitando dispersione di tempo e fatica.
- Evitiamo di lasciare pratiche “spinose” in sospeso! Raduniamo quindi tutto il materiale a disposizione e confrontiamoci con i clienti. In questo modo ritrovarsi al rientro sarà più facile e meno faticoso.
Se non riusciamo, per un motivo o per l’altro, a concludere alcune attività prima di partire, ricordiamoci di impostare delle notifiche per non dimenticare gli impegni già rimandati al nostro rientro. Niente è più gratificante di chiudere qualcosa che avevamo iniziato!
Per molte di queste attività esistono software specifici che possono permetterci di ripartire più sereni e ritornare senza essere sommersi dall’ansia.
Strumenti intuitivi in grado di darci, per esempio, un maggiore controllo sulle fatture dei clienti ancora da consegnare, o che fungono da veri e propri repository delle nostre informazioni più preziose: una sorta di grande faldone in cui però bastano pochi secondi per trovare quello che cerchiamo e tutto ciò che è correlato a esso, evitando così di “perdere pezzi” per strada. E ancora, che ci offrono la possibilità di vedere a che punto sono le nostre attività e, allo stesso tempo, anche quelle dei nostri collaboratori, arrivando così ad avere un quadro generale e più sereno della situazione dello studio. E se proprio l’ansia ci attanaglia anche di fronte alla maestosità delle onde dell’oceano o alla magnificenza di una piramide Maya, grazie a questi software potremo accedere a tutte le informazioni dal mobile!
Ma il consiglio più sentito che vogliamo darvi è quello di imparare davvero a staccare la testa da ciò che lasciate in città o nei vostri uffici e di godervi amici, famiglia, amori e paesaggi, per fare scorta di bellezza. Dedicatevi alla lettura, allo sport, alle passeggiate.
E, soprattutto, non abbiate paura di “rilassarvi” troppo e di non riuscire poi a riprendere il ritmo. Non succederà, ve lo possiamo assicurare.
Che dire, buone vacanze! Ma buone davvero.
