L’obbligatorietà del deposito telematico di atti e documenti nel processo tributario, come è ormai noto, è entrata in vigore il 1° luglio 2019, mentre la modalità di deposito cartacea resta però facoltativa per i contribuenti che decidono di stare in giudizio senza l’assistenza tecnica di un difensore ove il valore della lite non superi i 3.000 euro.
Già l’articolo 16 del D.L. 23 ottobre 2018 n. 119 prevedeva che, con uno o più provvedimenti del Direttore Generale delle Finanze, sarebbero state definite le modalità operative al fine di consentire la partecipazione all’udienza a distanza, a seguito di espressa richiesta formulata dalle parti nel ricorso o nel primo atto difensivo.
Tale norma sembrava destinata ad avere una non immediata applicazione posto che, come precisato, dovevano ancora essere definite le modalità pratiche per lo svolgimento ma, a seguito della pandemia che ha coinvolto anche il nostro Paese, la Giustizia Tributaria, nel rispetto delle norme emergenziali, ha accelerato il processo necessario per lo svolgimento delle udienze da remoto.
La citata normativa viene quindi integrata, per la durata del periodo emergenziale, dalle misure previste dall’art. 27 del decreto legge 28 ottobre 2020, n. 137, convertito con la legge 18 dicembre 2020 n. 176, secondo cui lo svolgimento delle udienze pubbliche e camerali e delle camere di consiglio con collegamento da remoto è autorizzato, secondo la rispettiva competenza, con decreto motivato del Presidente della Commissione Tributaria provinciale o regionale.
In ossequio della vigente normativa, fino alla cessazione degli effetti della dichiarazione dello stato di emergenza nazionale da Covid-19, lo svolgimento delle udienze pubbliche e camerali e delle camere di consiglio con collegamento da remoto è autorizzato con decreto motivato del presidente della Commissione tributaria provinciale o regionale da comunicarsi almeno cinque giorni prima della data fissata per un'udienza pubblica o una camera di consiglio.
I decreti possono disporre che le udienze e le camere di consiglio si svolgano anche solo parzialmente da remoto, ove le dotazioni informatiche della giustizia tributaria lo consentano e nei limiti delle risorse tecniche e finanziarie disponibili. In tutti i casi in cui sia disposta la discussione da remoto, la segreteria comunica alle parti, di regola, almeno tre giorni prima della trattazione, l'avviso dell'ora e delle modalità di collegamento.
In alternativa alla discussione con collegamento da remoto, le controversie fissate per la trattazione in udienza pubblica, passano in decisione sulla base degli atti, salvo che almeno una delle parti non insista per la discussione, con apposita istanza da notificare alle altre parti costituite e da depositare almeno due giorni liberi anteriori alla data fissata per la trattazione. I difensori sono comunque considerati presenti a tutti gli effetti. Nel caso in cui sia chiesta la discussione e non sia possibile procedere mediante collegamento da remoto, si procede mediante trattazione scritta, con fissazione di un termine non inferiore a dieci giorni prima dell'udienza per deposito di memorie conclusionali e di cinque giorni prima dell'udienza per memorie di replica.
Qual è il software da utilizzare per le udienze a distanza?
Le udienze a distanza si svolgeranno utilizzando il software Skype for Business e la partecipazione all’udienza avviene mediante collegamento con modalità tali da assicurare la contestuale, effettiva e reciproca visibilità delle persone collegate e la possibilità di udire quanto viene detto, a garanzia della partecipazione e del contraddittorio.
Come viene comunicata la decisione di svolgimento dell’udienza a distanza?
La decisione del Presidente di svolgere l’udienza a distanza è comunicata alle parti a mezzo posta elettronica certificata.
Prima dell’udienza, l’ufficio di segreteria della Commissione tributaria invia una seconda comunicazione all’indirizzo di posta elettronica del difensore contenente il link per la partecipazione all’udienza a distanza. Il link è diverso per ciascuna udienza, strettamente personale e non cedibile a terzi, fatta eccezione per l’eventuale difensore delegato.
Cosa accade ove il collegamento da remoto non dovesse funzionare?
In tale ipotesi, il Presidente sospende l’udienza e, nel caso in cui sia impossibile ripristinare il collegamento, rinvia la stessa disponendo che ne venga data comunicazione alle parti con a mezzo posta elettronica certificata.
Viene predisposto il verbale di udienza?
Si, il verbale di udienza viene predisposto sotto forma di documento informatico e verrà sottoscritto con firma digitale dal Presidente o dal giudice e dal segretario dell’udienza; qualora non sia possibile procedere con la sottoscrizione digitale, il segretario procederà ad effettuare copia informatica del verbale sottoscritto con firma autografa e ad inserirla nel fascicolo informatico d’ufficio, previa apposizione della propria firma digitale.
È opportuno ricordare alcune delle regole che disciplinano il deposito degli atti con modalità telematica dinanzi la giustizia tributaria.
Quale tipologia di sottoscrizione digitale utilizzare?
Le norme del processo tributario telematico prevedono come unica modalità utilizzabile, solo quella nel formato CADES BES, ossia quella che, una volta sottoscritto digitalmente il file, aggiunge all’estensione .pdf anche l’estensione .p7m; il file, dopo la sottoscrizione digitale, avrà quindi questa duplice estensione: .pdf.p7m.
Il MEF ha però precisato che, dal 6 luglio 2019, il sistema informativo della giustizia tributaria (SIGIT) consente anche il deposito di file sottoscritti con firma PADES.
Quali i file da sottoscrivere digitalmente?
Nel processo tributario telematico dovranno essere sottoscritti digitalmente sia gli atti del professionista sia i documenti da allegare.
Il deposito di un file scansionato necessita di attestazione di conformità?
Al fine del deposito e/o della notifica con modalità telematiche della copia informatica (scansione), anche per immagine, di un atto processuale di parte, di un provvedimento del giudice o di un documento formato su supporto analogico (cartaceo) e detenuto in originale o in copia conforme all’originale, il difensore deve attestare la conformità della copia al predetto atto e analogo potere di attestazione di conformità è esteso, anche per l'estrazione di copia analogica (cartacea), degli atti e dei provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, formato dalla segreteria della Commissione tributaria; quindi le copie informatiche (scansioni) o cartacee munite dell'attestazione di conformità del difensore, equivalgono agli originali o alla copie conformi degli atti o dei provvedimenti detenuti ovvero presenti nel fascicolo informatico.
Si ricorda che nell’eseguire l'attestazione di conformità, i difensori assumono la veste di pubblici ufficiali.
Quando si perfeziona il deposito telematico?
Il deposito telematico si considera perfezionato nella data indicata nella ricevuta di accettazione del deposito.
Nel processo tributario telematico, l’atto processuale deve essere del tipo PDF/A.
L’atto, quindi, non solo dovrà essere redatto con un software di video scrittura e poi trasformato in PDF “nativo” ma, il formato PDF dovrà essere realizzato attraverso un procedimento a seguito del quale il file ottenuto sia di tipologia PDF/A.
Come si ottiene il PDF/A?
La maggior parte dei software di video scrittura consentono di salvare l’atto nel formato PDF/A; sul sito della giustizia tributaria è presente una applicazione online che consente di trasformare in PDF/A il file; di tale applicazione è consigliato l’utilizzo soprattutto per la conversione nel formato PDF/A dei documenti da scansionare.
