Fonctionnalités du LOP

Visualisez vos dossiers de manière holistique

Vos dossiers sont complexes avec des informations riches et disséminées parmi de multiples intervenants. Sur votre vue Dossier personnalisé, vous accédez instantanément aux agendas, tâches, documents, contacts, mais aussi la synthèse ou le détail des informations financières d’un ou plusieurs dossiers relatifs à un même client.

Exploitez tout le potentiel de votre base contacts pour une relation clients optimisée

La base de contacts constitue le capital des cabinets. Notre solution centralise vos contacts sur une seule source afin de faciliter son enrichissement quotidien. Ainsi, vous avez la certitude de facturer à la bonne adresse ou d'envoyer vos voeux à la bonne personne. Il est également possible de gérer plusieurs profils de contacts pour une plus grande pertinence dans la facturation et la fusion de documents. Enfin, vous pouvez créer des relations entre les contacts pour accélérer la création de dossiers récurrents.

Ne manquez plus une échéance ou un rendez-vous !

Une gestion efficace de l'agenda et des ressources disponibles est cruciale pour le cabinet. La moindre erreur entacherait la réputation du cabinet ou votre procédure.
Affichez votre agenda personnel ou les agendas partagées puis filtrez-les sur de multiples critères : période, responsable de dossier, intervenant, type événement (rendez-vous, audience, etc...). Des codes couleur vous indiquent la disponibilité des intervenants.

Fluidifiez vos interactions avec les juridictions

Grâce à l’intégration sécurisée du RPVA vous pourrez vous connecter aux greffes, échanger et suivre l’état de vos procédures en ligne en intégrant les éléments directement dans vos dossiers. De surcroît, vous évitez la double saisie avec tous les risques que cela encourt.

Soyez serein, vos calculs seront justes et réalisés rapidement

Le calcul des intérêts légaux et des états de frais sont de véritables contraintes pour les avocats. Lamy Optimium 2.0 vous permet de déclencher ces calculs très rapidement. Nous définissons également des modèles d'Etats de Frais (TGI, Saisie immobilière,...) que vous pouvez transformer en facture.

Facilitez-vous la saisie de vos temps

La saisie du temps est essentielle pour facturer mais également pour connaître votre perfomance et votre rentabilité. Cependant, elle peut être vécu comme une contrainte administrative. Avec la saisie au kilomètre, vous saisissez rapidement chaque type de temps passés avec un taux ou un frais par défaut paramétrable par dossier, par client, par producteur ou tout autre critère de valorisation.

Assurez-vous de ne plus manquer un temps

Jongler entre vos recherches, la production de documents, les appels et emails client est votre routine. Ce zapping constant fait que vous perdez le fil du temps passé sur chaque dossier. Avec la fonction Multi-Chronomètres, vous activez un chronomètre pour chaque séquence. Ceux-ci prendront précisément les temps et créeront automatiquement des temps passés que vous validerez ensuite.

Préparer votre facturation plus rapidement et plus précisement

La période de facturation est toujours délicate pour un cabinet car elle repose sur de multiples détails. Avec cette fonctionnalité avancée, vous simulez les frais et les temps passés en attente de facturation. Vous adaptez ainsi la facturation aux clients, enjeux, résultats, et spécificités du dossier. Une fois réalisée, sauvegardez cette revalorisation des temps pour approbation et transfert automatique vers la facturation. Cette puissante fonctionnalité fera gagner un temps précieux à votre service de facturation.

Optez pour une facturation puissante et protéiforme

Une facturation flexible est une force face à vos clients et concurrents. Lamy Optimium 2.0 propose l'intégralité des modèles de facturation : du temps passé au forfait, en passant par l'abonnement ou la facturation LEDES demandé par vos clients grands comptes. Pour gagner en productivité, pratiquez la facturation en rafale et l’encaissement multi-factures. Recouvrez plus rapidement vos factures impayées en éditant automatiquement des lettres de relance.

Reventilez parfaitement les honoraires de chacun

Plus un dossier est important, plus il requiert d'intervenants. La répartition des honoraires peut devenir complexe. Avec cette fonctionnalité, il est possible de répartir une facture entre plusieurs avocats (1 compte de produit par avocat) en fonction de la production réelle ou selon des règles de répartition qui vous sont propres.

Pilotez sereinement votre cabinet

Consultez l’ensemble des informations financières du cabinet sur des états pré-paramétrés. Rapidement, vous saurez les dossiers ou les clients restant débiteurs, combien vous avez facturé ou encaissé sur une période ou bien encore, vous disposerez d’un arrêté de vos maniements de fonds.

Utilisez vos outils bureautique favoris en harmonie avec Lamy Optimium 2.0

Word© et Outlook© sont incontestablement les meilleurs outils pour produire un document et échanger des emails. Grâce aux compléments accessibles sur ces outils, vous retrouvez tous vos dossiers pour y classer vos documents, emails et pièces jointes que vous choisissez de détacher ou non. Conservez vos habitudes de travail pour plus de productivité et simplifiez vous la vie !

Restez connecté en permanence avec le cabinet

En déplacement ou audience, il est difficile d'avancer sur ses dossiers car vous doutez d'avoir la bonne version du document, une vue à jour du planning ou tout simplement les dernières activités et notes. Avec l'application mobile de Lamy Optimium 2.0, vous accédez à tout moment et en tout lieu à vos dossiers, contacts, activités et saisissez vos temps passés sur votre smartphone ou tablette. Notre objectif est que vous convertissiez la salle des pas perdus en salle des temps gagnés !

Ne perdez plus de temps, trouvez instantanément

A tout moment, vous devez être en mesure d'informer votre client ou de vous informer sur votre dossier. Grâce à sa barre de recherche multi-critères toujours visible, les éléments comprenant les mots clés tapés vous sont restitués instantanément par catégorie (dossiers, contacts, documents, facture,...). Grâce à la recherche plein texte, les documents dans lesquels votre mot clés apparaît vous sont présenté.

Optimisez chaque maillon de votre chaîne documentaire

La GED est un gisement de croissance pour un cabinet d’avocats. Les gains de productivité sont possibles à chaque étape du processus : acquisition, production, classement, stockage, recherche. Lamy Optimium 2.0 garantit un accès instantané et en tout lieu aux pièces de vos dossiers classées selon votre arborescence. Les autres fonctionnalités qui font la différence : le classement par glisser-déposer, la gestion du versionning et l’attachement direct au dossier des pièces et des documents scannés.

Industrialisez votre production de documents

Les cabinets les plus performants sont ceux dont les avocats partagent et transforment leurs documents en matrice. Grâce aux fonctionnalités de production de matrices extrêmement puissantes, vous créez une série de documents à très grande vitesse. Utilisez des modèles d’actes et courriers préformatés, des scénarios avec ou sans questions, les données présentes dans votre dossier et laisser le moteur travailler pour vous !

Elargissez vos connaissances procédurales en utilisant la bible d'actes Lamy

Face à l'extrême complexité du droit et de ses procédures, l'avocat omniscient n'existe pas. A partir de Lamy Optimium 2.0, accédez à une centaine d'actes des fonds Lamy ainsi qu'à l'intégralité des fonds officiels pour vous faciliter l'appréhension de domaine que vous connaissez moins.

Produisez vos bordereaux de communication de pièces 6 fois plus rapidement

Produire un bordereau de pièces est excessivement contraignant. Réduisez considérablement le temps nécessaire pour produire le bordereau de pièces. Nul besoin de tamponner, scanner, intégrer la pièce au dossier, en un clic l’ensemble des documents est tamponné !

Captez instantanémént ce que vous allez faire aujourd'hui

Pour plus d'efficacité au quotidien, il est utile de visualiser au démarrage de la journée l'ensemble des actions à réaliser dans la journée. Visualisez, dès la page d’accueil, le tableau de bord de l’activité du cabinet avec votre agenda, vos tâches et celles de vos collaborateurs sur la période de votre choix (journée, semaine, mois).

Respectez vos échéances de procédure sans sacrifier la qualité de votre travail

L'industrialisation du cabinet passe par la mise en place de workflow de procédure efficace pour automatiser toutes les tâches à faible valeur ajoutée. Créez et planifiez des tâches et des fusions de documents pour vous et d’autres producteurs. Ces tâches peuvent être chaînées afin de créer automatiquement des temps passés et frais à valoriser. Par exemple : audience ; frais de déplacement ; courrier ; frais de courrier ; frais de photocopie ; honoraire courrier.

Automatisez la création des tâches et documents liées à un renvoi d'audience

La revue des audiences est fastidieuse. Cette fonctionnalité vous fournit une liste des audiences en cours et vous donne la possibilité de saisir les audiences à venir, notamment les renvois, avec génération automatique des courriers auprès de la juridiction, des clients et le remplissage des agendas.

Personnalisez votre logiciel pour une approche sur-mesure

Chaque cabinet, chaque associé, chaque collaborateur a ses spécificités métiers. L’ajout de champs complémentaires sur vos dossiers et contacts vous donnera l’opportunité de personnaliser Lamy Optimum 2.0 à votre approche du métier, des dossiers et de la relation que vous instaurez avec vos clients.

Protégez les informations sensibles du cabinet

La condidentialité de vos clients et de leurs dossiers est essentiel dans votre métier. Lamy Optimium 2.0 offre une gestion des droits d’accès puissante et flexible pour vous éviter toutes fuites des données : accès total, accès en lecture et mise à jour, accès interdit.

Simplifiez votre saisie comptable

La saisie comptable est un coût budgetaire important lorsqu'elle est faite manuellement. Sans compter le risque d'erreur qui pourrait biaiser vos comptes. Lamy Optimium 2.0 propose un pont comptable qui transmettra automatiquement vos écritures aux principaux logiciels comptables du marché.

Révolutionnez votre relation clients en fluidifiant vos échanges de documents

L'échange de documents et la communication des échéances du dossier à votre client sont des tâches chronophages, récurrentes et pénibles. LOP Extranet est un espace sécurisé de partage de documents qui fluidifie la collecte et la mise à disposition de documents (pièces, conclusions, factures,...) ainsi que la communication des dates clés. Partagez ces éléments facilement et votre client les retrouve dans son espace à tout moment. Ainsi, vous réduisez significativement les sollicitations par email/téléphone afin de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Mettez l'analyse de données au cœur de votre stratégie

La probabilité de prendre une bonne décision est plus importante lorsqu'on se base sur des faits plutôt que sur des intuitions. LOP Analytics est une nouvelle génération d’outils décisionnel. Très simple d’utilisation, les membres de votre cabinet seront en situation de contrôle total de leurs analyses. En quelques secondes, vous explorez, visualisez et analysez l’intégralité des données du cabinet.

Affranchissez-vous des contraintes de l’envoi postal

L’envoi d’un courrier, a fortiori un recommandé, est un parcours du combattant : imprimer et mettre sous pli la lettre, rédiger et coller le bordereau AR, acheminer la lettre à la poste. Sans compter les pénuries d’encre, de papier dans l’imprimante ou encore la pluie qui s’invite lors de votre déplacement à l’agence postale. Avec LOP Courriers, ce parcours deviendra un ancien cauchemar puisque vous enverrez ces courriers en 2 clics directement depuis Lamy Optimium 2.0 et vous réaliserez des économies.

Valorisez votre cabinet en boostant votre communication clients

Pour se différencier des autres cabinets, vous devez communiquer régulièrement sur votre marque et le positionnement de votre cabinet. Avec le module LOP Emailings, vous concevez très facilement vos modèles d'emails. Pas besoin de rentrer dans le codes, un editeur de modèles avec des exemples est à votre disposition. Envoyez en quelques clics vos campagnes aux contacts de votre base et suivez-en les résultats.