Senior executive with his team discussing data in a conference room. Working as a Team. OneWebGetty2021
Skat & Økonomijuni 03, 2022

Glem ikke de skjulte omkostninger

Ved indkøb af nye systemer er det vigtigt ikke at glemme de skjulte omkostninger. I denne artikel kigger vi derfor nærmere på, hvad man skal huske at tage med i sine overvejelser ved køb af et nyt system.

Det er ikke nemt at forudse de mange omkostninger, der følger med en investering i et nyt system. En åbenlys omkostning vil naturligvis være selve systemet, support og uddannelse af personale. Men går man mere i dybden, kan der opstå flere skjulte omkostninger. Det kan eksempelvis handle om alt fra behov for at tilpasse og ændre på andre systemer og arbejdsprocesser, som man måske ikke havde forudset, til rent følelsesmæssige og politiske forstyrrelser i organisationen.

”Man kan ikke forudse alle problemer og omkostninger,” siger René Møller Nielsen, Account & Relationship Management Team Lead hos Wolters Kluwer. ”Men ved at være velforberedt og tænke flere trin frem har man i det mindste skabt de bedst mulige forudsætninger.”

Forskellige værktøjer fra forskellige leverandører giver højere omkostninger 

For mange revisorer og bogholdere er det vigtigt, at vælge de bedste værktøjer. Det kan betyde, at de fravælger en helhedsløsning, som ikke er tilstrækkelig skarp inden for de enkelte delområder. I dette tilfælde gælder det her om at få den rette balance. Med flere forskellige værktøjer fra forskellige leverandører stiger omkostningerne hurtigt, både til licenser og vedligeholdelse af systemet. Det kan derfor være en god idé at gå efter en vis grad af centralisering, for eksempel ved at vælge en fælles løsning fra bare én leverandør. Det er også vigtigt, at de forskellige værktøjer kan integreres med hinanden for at undgå øgede omkostninger til manuelle arbejdsprocesser. 

Cloudløsninger er oftest mere omkostningseffektive 

Der er en lang række argumenter for at vælge moderne, cloudbaserede løsninger. De mest åbenlyse er, at cloudbaserede løsninger er mere effektive at arbejde med på grund af de automatiserede flow, skalerbarhed, og de mere brugervenlige arbejdsprocesser og templates. Men man bør også vælge cloudløsninger af omkostningsmæssige årsager. Cloudbaserede løsninger er som regel billigere, fordi de ikke kræver en lokal serverløsning og har mindre behov for vedligeholdelse. Dette giver oftest lavere IT-relaterede omkostninger. 

Sikkerhed og efterlevelse af nye regler er vigtigt 

Sikkerhed og leverandørens arbejde med efterlevelse heraf skal altid indgå i en omkostningsanalyse af nye systemer for at undgå skjulte omkostninger. Det er for eksempel vigtigt at undersøge, hvordan personoplysninger håndteres i et nyt system, så det ikke bliver en skjult omkostning i fremtiden. Det har også stor betydning, at kunder kan stole på, at systemleverandøren konstant opdaterer værktøjet for at opfylde eventuelle nye regler. Primært af sikkerhedsmæssige årsager, men også med hensyn til omkostninger, da manglende efterlevelse kan medføre bøder, ekstra gebyrer eller utilfredse kunder.

Back To Top