Tips för Office 365: ”hur du kan spara tid med en sökmapp i Outlook”

Att legal tech diskuteras bland jurister är inget nytt. Ofta handlar det om nya innovationer och teknik och hur det kommer att förändra hela sektorn. Men samtidigt är du medveten om att du kan få mycket mer av den programvara du redan använder, som Word och Outlook.

Med Kleos hjälper vi dagligen tusentals jurister med att förbättra sin affärsverksamhet och därmed att vara redo för framtiden. För detta krävs att vi optimalt matchar arbetsprocessen med juristernas personliga preferenser. De viktigaste verktygen för en advokat är Outlook och Word och vi har helt anpassat vår programvara Kleos till detta. Vi har den kunskap och erfarenhet som krävs för att kontinuerligt utveckla vår programvara och hålla den aktuell. Vi har översatt denna kunskap och erfarenhet till ett urval av bästa tips & tricks. Läs den här artikeln för att lära dig hur du hanterar ditt inkommande e-postflöde mer effektivt.

Tips 2: ”smart e-posthantering med sökmappar”

Ett andra ämne som du utan tvekan behöva ta itu med är den dagliga strömmen av e-postmeddelanden som får din inkorg att svämma över. Men det finns en bra lösning på det. Microsoft Outlook har några smarta funktioner som hjälper dig att tillbringa mindre tid med e-posthanering. Söker du regelbundet efter e-postmeddelanden från en viss avsändare eller som hör till ett visst ärende? Tar det här upp mycket av din tid? Då kan sökmappar vara en bra lösning.

Vad är en sökmapp?

Tidigare använde Microsoft termen ”smarta mappar” men ”sökmappar” är kanske en bättre beskrivning av den här funktionen. En sökmapp är en mapp som listar alla e-postmeddelanden som uppfyller vissa sökkriterier. Låter de komplicerat? Det är enklare än du tror. Dessutom hjälper Outlook dig att ange dina kriterier. En sökmapp ser ut som en vanlig mapp, men innehåller endast hänvisningar till e-postmeddelanden. Den smarta mappen söker igenom allt innehåll i din inkorg, mappar och undermappar och visar sedan det du vill se. Endast mappen med raderade meddelanden tas inte med i sökningen. 

Hur gör man en sökmapp?

För att göra en sökmapp väljer du fliken Mapp (Folder) följt av knappen Ny sökmapp. Du kan också högerklicka på Sökmappar i den vänstra kolumnen följt av Ny sökmapp. Men du kan också använda kortkommandot Ctrl+Shift+P. I dialogrutan visar Outlook en lista med fördefinierade sökmappar. På så sätt kan du skapa en sökmapp för alla olästa e-postmeddelanden med ett enda klick. Eller en mapp med flaggade e-postmeddelanden som du behöver följa upp. Hanterar du flera konton i Outlook? Då kan du välja vilket konto du vill söka i längst ner i dialogrutan. För detta använder du rutan Sök e-post i.

Exempel och fördelar

1. Olästa e-postmeddelanden – Anta att du anger ”olästa e-postmeddelanden” som sökkriterium, då kommer du att se att en sökmapp automatiskt skapas med en lista över olästa meddelanden. När du klickar på ett meddelande kommer det automatiskt att bort från den här sökmappen. Meddelandet uppfyller då inte längre sökkriteriet. Om du håller muspekaren över ett meddelande utan att klicka på det, ser i vilken mapp meddelandet finns
2. E-postkorrespondens med en viss person – Vill se all korrespondens mellan dig och en viss avsändare, då kan du skapa en sökmapp som visar all e-post till och från denna avsändare. Du väljer då önskad avsändare från adressboken eller skriver helt enkelt namnet på avsändaren eller e-postadressen. Sökmapparna arbetar kontinuerligt i bakgrunden. Innehållet i en sökmapp anpassas så snart du raderar ett meddelande eller när det kommer nya e-postmeddelanden som matchar sökkriterierna.

Obs!

Var försiktig när du skapar en sökmapp baserad på ett visst ord. Sökmappen kommer då också att ta med meddelanden som innehåller ordkombinationer med detta ord. Om du till exempel skriver ”stämning” som sökord kommer Outlook också att visa e-postmeddelanden som innehåller ordet ”stämning” i brödtexten. Om sökordet är i mitten eller i slutet av ett ord, kommer sökmappen inte att ta med meddelandet i översikten. En sökmapp baserad på ordet ”stämning” hoppar då till exempel över meddelanden som innehåller ordet ”stämningsansökan”.

Kombinerade sökvillkor

För att ange dina egna sökkriterier väljer du Ny sökmapp i dialogrutan och väljer Skapa en anpassad sökmapp i listan. Klicka på knappen Välj för att ge sökmappen ett namn och på knappen Villkor för att kombinera olika kriterier. På så sätt kan du samla alla meddelanden som innehåller ett visst ärendenummer och en viss e-postadress. På fliken Fler alternativ kan du förfina kriterierna ytterligare, till exempel endast med brådskande meddelanden med inställningen Hög prioritet.

Ta bort

Är ett visst projekt avslutat? Då kan helt enkelt ta bort sökmappen. Det gör du genom att högerklicka på motsvarande sökmapp i mappkolumnen och sedan välja Ta bort mapp. När du tar bort en sökmapp tas bara sökmappen bort och inte meddelandena som visas i den. En sökmapp innehåller som tidigare nämnts endast hänvisningar. Själva meddelandena förblir på sin ursprungliga plats i din inkorg. Endast meddelanden som du tar bort från en sökmapp kommer att hamna i papperskorgen.

Hur fungerar integrationen av Kleos med Outlook?

Kleos är känt för sin starka integration med Outlook. Ett av de viktigaste kontaktmedlen för dig som jurist. I Kleos kan du lägga till inkommande och utgående e-postmeddelanden direkt till ett visst ärende. Det är också möjligt att spara e-postmeddelanden och tillhörande bilagor separat i olika undermappar. Sedan har du möjlighet att skriva uppgifter, anteckningar eller tid.

När du snabbt behöver hitta ett visst e-postmeddelande i ett ärende kommer Kleos omfattande sökfunktion att hjälpa dig med detta. Med Kleos Outlook-integrationen är sökfunktionerna ännu mer omfattande än bara med Outlook. Efter att ha behandlat de inkommande e-postmeddelandena kan du även registrera din arbetstid som jurist.

Vill du spara ännu mer tid? Överväg programvara för tidsregistrering för jurister.