Genom att använda en tjänst för digital signering förenklar och effektiviserar du signeringsprocessen för dina dokument. Men hur går det till att skriva under digitalt? Idag är blir det allt vanligare att dokument skrivs under digitalt. Det underlättar framför allt administrationen, eftersom alla personer som skriver under kan göra det på distans. Vi har pratat med Niclas Johansson, Product Manager på Wolters Kluwer, som går igenom hur en digital signering går till.
– Många program är uppbyggda på så sätt att man först skapar ett ärende för sitt dokument utifrån förinlagda mallar, till exempel årsredovisning, revisionsberättelse eller uppdragsbrev. Sedan synkas automatiskt förinlagd information om företaget i fråga – vd, styrelse – de som ska signera helt enkelt, säger Niclas.
Sedan justeras informationen – ibland kan någon undertecknare behövas läggas till eller tas bort till exempel. Dokumentet som ska signeras laddas upp. Sedan skickas det ut till de berörda parterna.
– Även meddelandet som ska gå ut till parterna kan finnas förinlagt för att säkerställa att någon information inte glöms bort, säger Niclas.
– En extra verifiering kan till exempel fungera så att den som ska signera får en kod skickad till sitt telefonnummer. På så sätt lägger man på ett extra lager av säkerhet, säger Niclas.
– Det många kunder efterfrågar idag är att ha digital signering helt integrerad med sina andra system, till exempel för skatt och bokslut. Det är något man kan diskutera med sin leverantör av lösning för digital signering – om de har någon plan för att kunna erbjuda det, säger Niclas.
Mallar och förinlagd information underlättar
För att göra arbetet så enkelt och effektivt som möjligt är mycket förberett när ett nytt dokument ska undertecknas.Sedan justeras informationen – ibland kan någon undertecknare behövas läggas till eller tas bort till exempel. Dokumentet som ska signeras laddas upp. Sedan skickas det ut till de berörda parterna.
– Även meddelandet som ska gå ut till parterna kan finnas förinlagt för att säkerställa att någon information inte glöms bort, säger Niclas.
Verifiering för ökad säkerhet
Signeringen sker via BankID, eller motsvarande, för högsta möjliga säkerhet. Men många program erbjuder också olika typer av extra verifiering, för att öka säkerheten ytterligare.– En extra verifiering kan till exempel fungera så att den som ska signera får en kod skickad till sitt telefonnummer. På så sätt lägger man på ett extra lager av säkerhet, säger Niclas.
Ärendeflöde gör det enkelt att följa signeringsprocessen
När dokumentet är utskickat skapas ett flöde där man kan följa processen, se historik och vem som gör vad. När allt skrivits under avslutas ärendet.
– Det ger en bra överblick från start till mål, säger Niclas.
Bra att tänka framåt
Idag finns det många olika lösningar som erbjuder digital signering. Men för den som vill vara framåtlutad så har Niclas ett bra tips.– Det många kunder efterfrågar idag är att ha digital signering helt integrerad med sina andra system, till exempel för skatt och bokslut. Det är något man kan diskutera med sin leverantör av lösning för digital signering – om de har någon plan för att kunna erbjuda det, säger Niclas.