Kancelaria prawna: wyzwania rozwijającego się biznesu

Wyzwania stojące przed każdym rozwijającym się biznesem rodzą konieczność profesjonalnego podejścia. Tyczy się to również kancelarii prawnych. W pewnej fazie rozwoju prawnicy odczuwają przeciążenie rosnącą liczbą zadań, pojawia się chaos w dokumentach, brakuje czasu na opracowanie przemyślanej strategii, a telefony od klientów nie mają końca. Inwestycja w nowoczesne narzędzia do zarządzania staje się koniecznością. Przed jakimi wzywaniami stają rozwijające się kancelarie prawne? Jak im sprostać?

Prawnicy stawiają na rozwój

Coraz więcej kancelarii prawnych stawia na rozwój technologiczny. Badania Future Ready Lawyer 2021: W cieniu pandemii, które przeprowadzono wśród 700 prawników z 10 krajów europejskich i USA pokazują, że kancelarie prawne przyspieszają inicjatywy mające na celu poprawę wydajności, produktywności i obsługi klientów.

• 74% ankietowanych deklaruje, że inwestuje w nowe technologie wspierające działalność firmy i pracę z klientami;
• 42% tworzy specjalną strukturę innowacyjną;
• 42% formalizuje podejście do zarządzania informacją zwrotną od klientów.

Jednak sama świadomość zmian nie wystarczy. Współczesne, rozwijające się kancelarie stają przed wzywaniami. Wiele z trudności można pokonać inwestując w nowoczesne narzędzia.

Narzędzia przydatne prawnikowi

Zainteresowanie rozwijających się kancelarii prawnych tematem technologii i ułatwiających pracę stale wzrasta. Dzieje się tak za sprawą inicjatyw samorządów zawodowych, organizatorów licznych konferencji czy samych producentów narzędzi służących do zarządzania.  Prezentujemy naszym zdaniem najprzydatniejsze rozwiązania. 

Synchronizacja danych

Czasy tradycyjnych kalendarzy minęły bezpowrotnie. Na ich miejsce powstało wiele narzędzi usprawniających pracę. Wcześniej wymiana firmowych informacji, pilnowanie terminów spotkań i innych ważnych dat było utrudnione.  

W kancelarii przyda się na pewno oprogramowanie synchronizujące dane: maile, kalendarz czy kontakty, w tym również z usługami sieciowymi. Jest to ułatwienie i przyspieszenie pracy. Istotne znaczenie ma możliwość stworzenia prywatnej bazy klientów i kontrahentów, skorelowanej z bazą różnych instytucji i sądów.

Zarządzanie dokumentami i wiedzą

Kancelarie prawne zmagają się z problemem gromadzenia danych, których przybywa z godziny na godzinę. To przede wszystkim dokumentacja spraw, dokumenty firmowe, korespondencja, e-maile, adresy i kontakty. Problem dotyczy nie tylko przechowywania i gromadzenia informacji, ale również ich szybkiego szukania. Jak to rozwiązać?

Każda kancelaria gromadzi mnóstwo danych. Warto postawić na program przeznaczony do ewidencji korespondencji, przechowywania plików w repozytorium z możliwością pracy wielu pracowników nad jednym dokumentem.

Zarządzanie projektami kancelarii

Fizyczne delegowanie zadań jest nieefektywne i trudne. Wyobraź sobie sytuację, w której manager kancelarii podchodzi do każdego z pracowników i tłumaczy im zadania do wykonania. A do dopiero początek – musi jeszcze pilnować terminów.

W każdej kancelarii ważne jest też odpowiednie zarządzanie projektami. Inwestycja w program przydzielający sprawy pracownikom i pozwalający na kontrolę wykonania poszczególnych zadań będzie idealnym rozwiązaniem.