Dlaczego monitoring legislacji stał się „must have” dla firm?
Monitoring zmian prawnych – często już na etapie prac – to obecnie jeden z kluczowych elementów zarządzania w biznesie. Z poziomu „nice to have” śledzenie legislacji przeszło na pozycję „must have, stając się wręcz elementem przewagi organizacyjnej. Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do takiego monitoringu?
Przyzwyczajamy się do ciągłych, coraz szybszych zmian prawnych, które dla przedsiębiorstw mogą oznaczać zarówno ryzyko, jak i szansę na rozwój działalności lub zdobycie nowych rynków. Z poziomu „nice to have” monitoring legislacji przeszedł już na pozycję „must have”, zwłaszcza w organizacjach funkcjonujących w oparciu o normy ISO, takie jak:
Jakie normy ISO wymagają śledzenia zmian prawnych?
- ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe);
- ISO 45001 (BHP);
- ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji);
- ISO 37301 (compliance);
- ISO 50001 (zarządzanie energią).
Normy te wprost wymagają identyfikowania i aktualizowania wiedzy o przepisach prawa. W praktyce oznacza to, że firmy muszą śledzić nie tylko akty już ogłoszone, ale również projekty na etapie rządowym i parlamentarnym.
Dlaczego warto monitorować projekty ustaw już na etapie prac legislacyjnych?
Vacatio legis jest często za krótkie, by przygotować zmiany w bardziej złożonych organizacjach, a w wielu przypadkach w ogóle nie daje czasu na realne dostosowanie systemów, procedur i infrastruktury. Dlatego kluczowe jest monitorowanie legislacji na etapie prac, a nie dopiero po publikacji.
Jakie są główne trudności w manualnym śledzeniu zmian prawa?
Prawnicy wiedzą najlepiej, jak trudne jest to zadanie: informacje są rozproszone między wykazami prac legislacyjnych, RCL, Sejmem, Senatem itd. Każdy z tych serwisów działa inaczej, stosuje inne formaty dokumentów i inną logikę aktualizacji. Manualne śledzenie tych źródeł jest czasochłonne i obarczone wysokim ryzykiem pominięcia istotnej zmiany – szczególnie przy większej liczbie obszarów regulacyjnych.
Jakie funkcje powinno mieć skuteczne narzędzie do monitoringu legislacji?
To wszystko sprawia, że organizacje z różnych branż muszą szukać skutecznego systemu monitoringu legislacji, jeśli chcą spełniać wymagania ISO i minimalizować ryzyko niezgodności. Żeby efektywnie śledzić nadchodzące zmiany prawne, potrzebne jest narzędzie, które:
- wyselekcjonuje dla nich projekty mogące wpłynąć na realizację danej normy ISO;
- w jednym miejscu przedstawi przebieg prac nad każdym projektem – od wykazu prac legislacyjnych aż po Dziennik Ustaw;
- udostępni wszystkie kolejne wersje procedowanego tekstu oraz towarzyszące mu uzasadnienie i ocenę skutków regulacji;
- umożliwi porównanie każdej nowej wersji tych dokumentów z poprzednimi.
Czym jest Vigilex i jakie daje korzyści?
Takim narzędziem jest Vigilex. Dzięki niemu automatyzacja monitoringu stała się powszechnie dostępna. Daje możliwość otrzymywania powiadomień o postępach prac legislacyjnych i nowych wersjach tekstu. Jego interfejs ułatwia też szczegółową analizę wpływu projektu na wybrane branże.
Jak monitoring legislacji wpływa na przewagę konkurencyjną?
W rezultacie firmy, kancelarie i organizacje branżowe korzystające z Vigilexa nie tylko oszczędzają czas, ale przede wszystkim budują systemy zgodności, które realnie odpowiadają wymaganiom norm ISO. Monitoring legislacji z niewygodnego ciężaru staje się elementem przewagi organizacyjnej. W świecie, w którym tempo zmian prawa decyduje o stabilności i konkurencyjności biznesu, Vigilex jest najbardziej kompletnym i efektywnym narzędziem do śledzenia procedowanych zmian prawnych.
dr Szymon Łajszczak – radca prawny, pomysłodawca i współtwórca serwisu Vigilex, partnera platformy LEX Hub
