Ondanks de toevloed aan tools om de instroom van facturen te beheren en te verwerken worstelen heel wat bedrijven met hun aankoopbeheer. Software alleen volstaat inderdaad niet om tot efficiënte processen te komen. Wat dan wel nodig is? Een lean-traject in een holistisch kader. Een tool op zich is nooit dé oplossing voor een operationeel probleem. Ook niet als het gaat over het inboeken van binnenkomende facturen. Louter het proces veranderen, is al evenmin een goed idee. Een brede, holistische aanpak is aangewezen, waarbij naast het strikte proces ook met de managementinfrastructuur, met de talenten en de overtuigingen van de medewerkers rekening wordt gehouden. En dat alles met de behoeften van de interne of externe klant voor ogen. Met zo’n aanpak zitten we op het terrein van het leanmanagement.
Mogelijke knelpunten binnen het aankoopbeheerproces
In zo’n lean-traject wordt eerst de huidige situatie in kaart gebracht, met focus op de knelpunten:
- Vanuit de personen die de bestelling bij de leverancier plaatsen worden verschillende afspraken gemaakt rond hoe de facturen worden aangeleverd, wanneer, welke de betaaltermijnen zijn, …Dit gebrek aan communicatie en standaardisering geeft vanzelfsprekend issues in een later stadium. Issues die trouwens ook met een nieuwe tool blijven bestaan.
- Hoe facturen worden aangeleverd is meer en meer een issue. Facturen komen via mail of post terecht bij de besteller en worden vervolgens via mail, post of een digitaal portaal doorgesluisd naar de accountant. Het spreekt voor zich dat facturen op die manier wel eens verloren gaan.
- In grotere organisaties zit er vaak een groot verschil op de performantie binnen het team dat de facturen verwerkt. Het invoeren van ‘best practices’ kan een grote positieve impact hebben op het rendement en de opleiding en inwerking van nieuwe medewerkers.
- Vaak ontbreekt het in grote organisaties aan doordachte planning of een slimme backup-regeling.
- Er gaat veel tijd verloren met het uitzoeken voor wie een factuur bestemd is, of op welke manier de factuur analytisch moet worden ingeboekt.
- Facturen die niet tijdig worden behandeld, krijgen een rappel, die vaak via diverse kanalen wordt verzonden. Ook daaraan wordt veel tijd verspild.
- Het goedkeuringsproces voor facturen is vaak een moeilijk te ontwarren kluwen binnen kmo’s. Nochtans bestaan er heel wat handige tools om dit probleem aan te pakken. Bovendien is de juiste sense of urgency bij de goedkeurders vaak niet aanwezig of is er geen back-up voorzien bij hun afwezigheid
- Ook bij de betaling zijn de afspraken niet steeds helder, zowel wat betreft goedkeuring of timing van de betalingen als back-up van bevoegdheden
Een nieuwe workflow installeren: kritische vragen
Het komt er bij de analyse op aan om de juiste oorzaken te achterhalen en op basis daarvan een nieuwe workflow voor de verwerking van ontvangen facturen uit te werken. Dat nieuwe proces moet een antwoord geven op de volgende vragen:
- Wat zijn de standaardafspraken met betrekking tot het aanleveren van facturen?
- Welke informatie willen we graag zien op de facturen?
- Wat is de standaard betaaltermijn?
- Hoe wordt communicatie geregeld? Via individuele mail? Via een algemene mailbox? Of, nog beter, via een ticketingsysteem?
- Wat zijn de analytische regels?
- Is het opportuun om een bestelbonsysteem op te zetten?
- Hoe gebeurt de kennis- en infodeling binnen de administratieve dienst? En binnen de organisatie rond binnenkomende facturen?
- Hoe is het goedkeuringsproces georganiseerd? Inclusief backup-regeling.
- …
We bepalen dus eerst de workflow, en gaan op basis daarvan op zoek naar een passen generieke of gespecialiseerde tool. Op die manier zegt u vaarwel aan frustraties en gaat u voor een doordachte en gedragen oplossing die bijdraagt tot een beter rendement, meer klantentevredenheid en meer betrokkenheid en motivatie bij de medewerkers.
Webinar procesoptimalisering: schrijf gratis in
Wolters Kluwer organiseerde in samenwerking met consultancybureau RentMyBrain, twee webinars rond het topic procesoptimalisering: de eerste sessie vond plaats op 16 juni en is bestemd voor ondernemers, op 21 juni vond de sessie voor accountants plaats. Auteur Ben Leo zal licht hierin zijn inzichten rond leanmanagement toe.
U bent accountant? Herbekijk het webinar hier
U bent ondernemer? Herbekijk het webinar hier
