Voorbeelden overlopende rekeningen: zowel actief als passief
Er bestaan vier hoofdtypes van overlopende rekeningen. Twee ervan bevinden zich aan de actiefzijde van de balans, twee ervan aan de passiefzijde.
- Over te dragen kosten (actief): dit zijn kosten die je al betaald hebt in het huidige boekjaar, maar die eigenlijk betrekking hebben op het volgende.
- Voorbeeld: je betaalt op 1 december voor drie maanden huur (december, januari en februari). De huur voor januari en februari hoort thuis op de overlopende rekening.
- Verkregen opbrengsten (actief): dit zijn opbrengsten die je dit jaar al hebt verdiend, maar waarvan de betaling of facturatie pas volgend jaar gebeurt.
- Voorbeeld: op een spaarrekening krijg je interest die op 31 december verworven is. Deze interesten worden pas op 2 januari uitbetaald.
- Toe te rekenen kosten (passief): dit zijn kosten die betrekking hebben op het huidige jaar, maar waarvoor de factuur pas in het volgende boekjaar toekomt.
- Voorbeeld: je moet een elektriciteitsfactuur van december betalen. De factuur in kwestie ontvang je echter pas in januari.
- Over te dragen opbrengsten (passief): dit zijn opbrengsten die je nu al ontvangen hebt, maar die eigenlijk met volgend boekjaar te maken hebben.
- Voorbeeld: een huurder betaalt in december al voor januari en februari van volgend jaar. Dat deel boek je op de overlopende rekening.
Hoe verwerk je overlopende rekeningen in je boekhouding?
Bij de jaarafsluiting maakt de accountant de nodige boekingen om kosten en opbrengsten aan het juiste jaar toe te wijzen. Veel van deze correcties gebeuren vandaag automatisch via moderne boekhoudsoftware. Zo hoef je niet elk detail manueel bij te houden, maar behoud je wel het overzicht.
Let op: sinds aanslagjaar 2019 mag je kosten, die eigenlijk betrekking hebben op het volgende boekjaar, niet meer volledig aftrekken in het jaar van betaling (art. 195/1 WIB 92). Een correct gebruik en verwerking van overlopende rekeningen is dus niet alleen boekhoudkundig, maar ook fiscaal cruciaal.
Typische fouten bij overlopende rekeningen en hoe ze te vermijden
Hoewel overlopende rekeningen essentieel zijn voor een correcte boekhoudkundige verwerking, worden ze in de praktijk vaak verkeerd gebruikt. De oplossing ligt nochtans voor de hand: een goed boekhoudpakket kan je hier immers enorm bij helpen. Hieronder lijsten we enkele veelvoorkomende fouten op én hoe je ze kunt vermijden:
- Fout: kosten toewijzen op basis van betaling in plaats van periode.
Correctie: kijk altijd naar de periode waarop de kost of opbrengst betrekking heeft. - Fout: overlopende rekeningen gebruiken om openstaande facturen ‘weg te boeken’.
Correctie: voor handelsvorderingen of waardeverminderingen bestaan aparte rekeningen. - Fout: vergeten om iets terug te boeken bij de start van het nieuwe jaar.
Correctie: automatiseer dit proces via je boekhoudsoftware om dit te vermijden. - Fout: overlopende rekeningen ervoor laten zorgen dat de administratie onvolledig is.
Correctie: Noteer bij elke factuur duidelijk de periode waarop ze betrekking heeft, zodat je boekhouder ze correct kan behandelen.
