In 4 stappen naar een praktisch AI beleid

AI vraagt om duidelijke richtlijnen

Vandaag heeft slechts 25% van de door Wolters Kluwer bevraagde kantoren een AI-beleid. Zo’n beleid loont nochtans: professionals bij kantoren mét een AI-beleid hebben een positievere houding ten opzichte van AI (84%) dan hun collega’s in kantoren zonder (44%). De eerste groep zal Gen AI sneller inzetten, wat dan weer leidt tot het eerder vermelde concurrentievoordeel.

Een duidelijk kader biedt naast praktische richtlijnen ook gemoedsrust. Zoals professor Frederik Anseel het in een recente column in krant De Tijd verwoordde: “AI-adoptie is eerder een psychologisch dan een technologisch probleem.” Werknemers vertrouwen niet zozeer de technologie zelf niet , maar zijn onzeker over hoe hun werkgever en collega’s ermee zullen omgaan. Wordt hun tijdwinst niet misbruikt? Mogen ze experimenteren zonder risico? En zullen ze niet scheef bekeken worden als ze AI inzetten om hun werk beter te doen?

De ontwikkeling van een werkbaar AI-beleid: 4 stappen

Een doordacht AI-beleid helpt om duidelijkheid, vertrouwen én efficiëntie te creëren. We zetten vier essentiële stappen op een rij.

Stap 1: Bepaal doelen en richtlijnen

Start met het vastleggen van de doelstellingen. Waarom wil je als kantoor AI inzetten? Wil je efficiënter werken, klantcontact verbeteren of tijd winnen? Of een combinatie?

Van daaruit formuleer je duidelijke richtlijnen:

• Welke taken mag AI wel of niet uitvoeren?
• Voor welke gegevens, processen of beslissingen mag AI ingezet worden?
• Welke kwaliteitseisen hanteren we voor AI-besluiten?
• Hoe toetsen we de kwaliteitseisen?
• Wie is eindverantwoordelijke voor het AI-beleid?

Door verantwoordelijkheden toe te wijzen, wordt het beleid gedragen én toegepast.

Stap 2: Risicoanalyse uitvoeren

Bekijk op basis van het doel en de richtlijnen welke risico’s het gebruik van AI vormt, en hoe je die kunt opvangen. Soms is dat door te kiezen voor een andere tool, maar ook het aanscherpen van je richtlijnen kan hierin helpen. Denk na over:

• Data-integriteit: AI leert en beslist op basis van data. Hoe zorg je ervoor dat AI leert op basis van betrouwbare gegevens?
• Bias en verkeerde interpretatie: Werkt het AI-model alleen op basis van historisch gedrag of ook generatief? De uitkomst kan hierdoor soms verschillen, bijvoorbeeld als je nieuwe data sterk afwijkt van de historische data die je door AI hebt gehaald.
• Privacy & beveiliging: AI werkt vaak met grote hoeveelheden klantdata. Zijn die gegevens voldoende beschermd? Denk aan versleuteling, toegang tot AI-systemen en GDPR compliance.
• Aansprakelijkheid: Stel dat AI een fout maakt, wie is er dan verantwoordelijk? Hoe zorg je ervoor dat eventuele fouten gecontroleerd en opgevangen worden?

Stap 3: Medewerkers trainen en bewustzijn creëren

Je AI-beleid valt of staat met hoe goed je medewerkers ermee omgaan. Zonder de juiste training en begeleiding is je beleid niets meer dat een document dat (digitaal) stof ligt te vergaren. Train je medewerkers in hoe AI werkt en bespreek ethiek en dataveiligheid met elkaar.

Kies er daarnaast voor om feedbackloops in te zetten. Laat je collega’s problemen signaleren en verbeteringen aandragen. Vergeet daarnaast niet om je beleid transparant te communiceren met je klanten en vooral ook te vertellen hoe je hun data beschermt.

Stap 4: Implementeren en bijsturen

AI implementeren hoeft niet allesomvattend te zijn vanaf dag één. Begin kleinschalig: kies een proces of klantengroep waar AI vlot inzetbaar is. Verzamel feedback, optimaliseer en breid geleidelijk uit.
En het belangrijkste: blijf je beleid monitoren en bijsturen wanneer nodig. Zo werk je met vertrouwen aan AI in je organisatie.

Tot slot

Generatieve AI is geen hype, maar een blijver. Wie wil dat AI rendeert, moet méér doen dan enkel tools invoeren. Met een doordacht beleid, gedragen door goed geïnformeerde medewerkers, leg je de basis voor duurzame groei en innovatie.