Zo maak je je voorraadbeheer rendabel  

Hoeveel voorraad moet je inslaan?

Hoeveel artikelen je het best inslaat om een rendabele voorraad te verkrijgen, is van heel wat factoren afhankelijk, maar houd alvast deze vuistregel in het achterhoofd:

• Voor artikelen met een lage winstmarge is een beperkte voorraad aangewezen. 
• Voor artikelen met een hoge marge kan een ruime voorraad aangehouden worden. 

Wat is de kostprijs van voorraad?

 Om de kostprijs van voorraad te kennen, houden we rekening met: 

• Prijs: kapitaalkosten verbonden aan voorraadbeheer (bijvoorbeeld rente op leningen bij de bank) en het ondernemingsrisico. 
• Ruimte: de kosten voor de huur van het magazijn, maar ook afschrijvingen op magazijnmeubilair, onderhouds- en energiekosten, personeelskosten, … 
• Risicofactor: kosten die het gevolg zijn van het risico inherent aan voorraadbeheer. Goederen in voorraad kunnen bijvoorbeeld verouderen, uit de mode raken of bederven, waardoor de verkoopprijs daalt. De totale voorraadkosten bedragen +/- 20 procent. 

Tip om je voorraadkosten te minimaliseren

Door altijd de minimale voorraad aan te houden die nodig is om aan de vraag van klanten te voldoen, kunnen groothandels hun voorraadkosten minimaliseren. Handmatige voorraadoptimalisering speelt hierin een belangrijke rol. 

De correcte voorraadstrategie bepalen: een kwestie van balans

Efficiënt voorraadbeheer gaat om het vinden van de juiste balans tussen service en kost. Bedrijven moeten afwegen wat een haalbare (en concurrentiële) levertijd is voor hun producten, en hoeveel procent van hun bestellingen ze tijdig en volledig (On Time, In Full of OTIF) willen leveren. Voor kritieke artikelen is een OTIF-percentage van 97 misschien wenselijk, terwijl voor producten uit de marge van het assortiment een lager percentage aanvaardbaar is. 

Voorraad in de boekhouding

Om voorraadwijzigingen correct op te nemen in de boekhouding moet de voorraad juist gewaardeerd worden. Dat kan op vier manieren:

1. Individuele waardering van elk element
2. Methode van de gewogen gemiddelde prijzen
3. FIFO-methode (first in, first out)
4. LIFO-methode (last in, first out)

Het staat je vrij om een waarderingsmethode te kiezen, maar wees wel consequent. Het is niet de bedoeling dat je elk jaar een andere waarderingsmethode hanteert. Vennootschappen zijn trouwens verplicht om de gekozen waarderingsmethode toe te lichten in de jaarrekening.

Geautomatiseerd voorraadbeheer: efficiënt en foutloos

Voorraadbeheer is een van de processen in de groothandel die met de juiste software in grote mate geautomatiseerd kan worden. Met efficiëntiewinst als gevolg.

• Automatisering beperkt menselijke fouten

Voorraadtellingen die met behulp van een barcodelezer gebeuren, bijvoorbeeld, bevatten gevoelig minder telfouten dan manuele tellingen. Een bijkomend voordeel van een geautomatiseerde telling is dat de voorraad meerdere keren per
jaar onder de loep kan worden genomen. Bij een periodische telling krijg je een veel correcter beeld van de voorraadbewegingen, waardoor de magazijnier veel korter op de bal kan spelen. 

• Correct registreren van voorraadbewegingen

ERP-systemen spelen een cruciale rol in het correct registreren van de voorraadbewegingen. Ze zorgen ervoor dat alle in- en uitgaande goederenstromen in de voorraad afgedekt en op een correcte manier afgehandeld worden. Barcodes of RFID-systemen bieden hierbij een groot voordeel.

• Voorraadoptimalisering en forecasting

Voorraadsoftware zoekt naar patronen in voorraadbewegingen en stelt op basis daarvan optimaliseringen voor. De software doet dus precieze voorspellingen en anticipeert op het verloop van in- en uitgaande artikelen. Zo kom je als groothandelaar nooit voor verrassingen (of lege rekken) te staan. Bovendien hebben voorraadoptimaliseringen een gunstige impact op de kostprijs van stock.