Het elektronisch ondertekenen en bewaren van arbeidsovereenkomsten.

Onderliggende functies van een handtekening

Een handtekening - of ze nu elektronisch of handgeschreven is - vervult in feite drie functies. Het identificeert de persoon die de handtekening heeft geplaatst, het bevestigt de instemming van deze persoon met de inhoud van de overeenkomst en het verzekert dat deze inhoud ná het plaatsen van de handtekening niet meer eenzijdig kan gewijzigd worden. 

Kan een elektronische geplaatste (en bewaarde) handtekening deze functies even goed vervullen? Wat is de bewijswaarde in geval van gerechtelijke discussie?

Wetgevend kader

Het algemeen wetgevend kader in deze materie kan men voornamelijk terugvinden in de Europese eIDAS-verordening, in boek XII van het Wetboek Economisch Recht en in de bewijsregels van het (nieuw) Burgerlijk Wetboek.

Voor arbeidsovereenkomsten gelden hier bovenop nog de bepalingen van Artikel 3bis van de Arbeidsovereenkomstenwet (“AOW”) als “lex specialis”. Dit artikel kent echter een huidige en een toekomstige versie.

Huidige situatie

Momenteel (april 2022) is artikel 3bis van de AOW nog niet in werking getreden. Hoewel het wettelijk toegelaten is om (bijlagen aan) arbeidsovereenkomsten op elektronische wijze te (laten) ondertekenen, is het toch opletten geblazen.

Ten eerste wordt geniet momenteel enkel een arbeidsovereenkomst ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, van de gelijkstelling met een papieren arbeidsovereenkomst ondertekend door een handgeschreven handtekening.

Ten tweede moeten elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomsten verplicht worden opgeslagen door een gekwalificeerde bewaringsdienst, die momenteel nog niet op de markt aanwezig zijn omdat er nog geen Belgische instantie bestaan waar potentiële kandidaten hun kwalificatie kunnen verkrijgen. Voorlopig geldt wel een gedoogbeleid van de FOD WASO.

Toekomstige situatie

In de nabije toekomst zal artikel 3bis van de AOW in werking treden (nl. zodra er voldoende aanbod van gekwalificeerde archiveringsdiensten op de markt zijn).

In de toekomst zal het ook toegelaten zijn om arbeidsovereenkomsten te ondertekenen met een niet-gekwalificeerde elektronische handtekening, mits het systeem aan een aantal voorwaarden voldoet.

In de toekomst zal het bovendien mogelijk zijn om deze elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomsten vervolgens ook op een gekwalificeerde manier te archiveren.

De werkgever mag deze gekwalificeerde archiveringsdienst voor eigen rekening uitbaten, maar gelet op de vele voorwaarden die hierbij gepaard gaan, lijkt hier eerder een rol weggelegd voor de sociale secretariaten.

Auteur