Als leidinggevende in een service- en installatiebedrijf bent u verantwoordelijk voor de aansturing van de techniekers op de baan. U doet er natuurlijk alles aan om dat zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, maar dat neemt niet weg dat er toch af en toe eens iets mis loopt. In dit artikel tonen we hoe u door een efficiënte organisatie van uw klantbeheer, planning en facturatie heel wat problemen kunt vermijden.
1) Customer Relationship Management
Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk. Stuur dus nooit een technieker onvoorbereid de baan op. Een beetje klantenhistoriek is essentieel om een juiste inschatting te maken van de opdracht, materialen te selecteren en een correcte offerte op te stellen. Customer Relationship Management, kortweg ‘crm’, is erg belangrijk voor service- en installatiebedrijven. Daarbij is het uiteraard cruciaal dat de gegevens regelmatig geüpdatet worden. De volgende gegevens zijn essentieel voor een vlotte afhandeling:
-
contactgegevens klant
-
technische gegevens installatie (eventuele bijzonderheden)
-
contractinformatie
-
overzicht recente opdrachten (eventueel geïllustreerd met fotomateriaal)
-
recente facturen en betaaloverzicht
2) Planning en agenda
Om vlot te kunnen werken, moet elke technieker beschikken over een eigen planning, bij voorkeur digitaal. Zo kunt u laatste wijzigingen probleemloos doorgeven. De planning bevat, naast een duidelijke omschrijving van de uit te voeren werkzaamheden, ook de vereiste materialen.
3) Tijdregistratie en afhandeling interventie
Een correcte tijdregistratie is noodzakelijk voor een vlotte facturatie. Na aankomst bij een klant start de technieker de tijdsregistratie via een app, waarna de teller begint te lopen. Via de digitale servicebon kan hij allerlei nuttige informatie met betrekking tot de installatie raadplegen en toevoegen in de vorm van nota's en foto's. De gebruikte artikelen voegt hij direct toe aan de interventiebon, die de klant ter plaatse digitaal aftekent. De administratie kan dan meteen aan de slag om de factuur op te stellen en aan de klant te bezorgen.
