inventaris opmaken
Fiscaliteit & Accounting31 januari, 2023

De inventaris opmaken: dit moet u weten

Een paar keer per jaar de inventaris opmaken? Het is een tijdrovende en foutgevoelige bezigheid waaraan u jammer genoeg niet kunt ontsnappen. Gelukkig kan het wél sneller en juister. Software doet namelijk het lastige tel- en rekenwerk in uw plaats. Dankzij een geautomatiseerd systeem beschikt u steeds over recente inventariscijfers. Hoe het precies werkt, leggen we uit in dit artikel.

Inhoudstafel

Wat is een inventaris?

Beginnen doen we bij de basis: wat is een inventaris? Volgens artikel III.89 van het WER (het Wetboek Economisch Recht) bestaat de inventaris uit het volledig overzicht van alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook van de onderneming. Tot zover de definitie. Maar wat moet er precies geïnventariseerd worden? Het wetboek eist een volledige opgave van alles wat deel uitmaakt van het vermogen van de onderneming: 

  • immateriële, materiële en financiële vaste activa
  • voorraden en goederen in bewerking
  • vorderingen
  • geldbeleggingen, liquide middelen, eigen-vermogensbestanddelen
  • noodzakelijke voorzieningen tot dekking van bestaande risico’s
  • schulden
  • aan te passen actief- en passiefbedragen
  • gegeven waarborgen
  • geplaatste en ontvangen bestellingen buiten de lopende bestellingen
  • termijnovereenkomsten op deviezen en goederen
  • verleende opties
  • financiële instrumenten
  • andere verplichtingen

Elk onderdeel moet bovendien uitgedrukt worden in een geldwaarde.

Welke ondernemingen en wanneer moet een inventaris opgemaakt worden?

Elke onderneming, van eenmanszaak tot vennootschap, is verplicht een inventaris op te stellen, maar ook vzw’s en stichtingen. En dat minstens eenmaal per jaar op een zelfgekozen datum. Sommige ondernemingen houden permanent een inventaris bij. Ook dan blijven ze echter wettelijk verplicht jaarlijks een inventaris op te stellen om eventuele fouten op te sporen en recht te zetten.

Doelstellingen van de inventarisatie

Bij het opstellen van de inventaris worden verschillende doelstellingen nagestreefd:

  • fysieke opname van de voorraden
  • controle van waarderingen
  • bepalen van mogelijke waardeverminderingen
  • verschillen tussen fysieke inventaris en inventaris in de boekhouding verklaren, …
Gratis Webinar op 28 maart
Webinar: Efficiënt voorraadbeheer
  • - Waarom is voorraad nuttig?
  • - Wat zijn de commerciële voordelen?
  • - Hoeveel kost voorraadbeheer?
  • - Hoeveel voorraad is voldoende?
  • - Hoe en waarom forecasting?

Voorraadtellingen: voordelen van een geautomatiseerd proces

Voorraadtellingen kunnen manueel of automatisch gebeuren. Bij een manuele telling – die gebeurt traditioneel op het einde van het boekjaar – ligt de foutenmarge een stuk hoger. De accuraatheid van de telling is uiteraard gevoelig voor menselijke fouten. Het spreekt voor zich dat een verkeerde telling grote financiële gevolgen kan hebben.

Een geautomatiseerde telling verdient dan ook de voorkeur. ERP-systemen spelen hierin een cruciale rol. Ze zorgen ervoor dat alle in- en uitgaande goederenstromen in de voorraad afgedekt en op een correcte manier afgehandeld worden. Barcodes of RFID-systemen bieden hierbij een groot voordeel.

Een bijkomend voordeel van een geautomatiseerde telling is dat de voorraad meerdere keren per jaar onder de loep kan worden genomen. Bij een periodische telling krijg je een veel correcter beeld van de voorraadbewegingen, waardoor de magazijnier de vinger aan de pols houdt en tijdig kan ingrijpen bij over- of onderstock.

Optimaliseer uw voorraad met een geautomatiseerde software

Heel wat ondernemers zien er elk jaar weer tegenop, precies omdat inventariseren zo arbeidsintensief is. Bovendien is een fout snel gemaakt - wat de hele onderneming nog zinlozer doet lijken. Gelukkig ligt de tijd van eigenhandig voorraadboeken ontleden achter ons. En zelfs het manueel tellen van alle goederen hoeft niet meer. Krachtige voorraad- en inventarisatiesoftware neemt die taken van u over.

Voorraadbeheer is een evenwichtsoefening. Uw bestsellers moet u uiteraard altijd in stock hebben, maar hoeveel items zijn voldoende om aan de vraag te voldoen? En wat met uw minst populaire goederen, die vaak weken of maanden stof staan te vergaren in uw voorraad? Hoe langer goederen in voorraad zijn, hoe meer geld ze kosten.

Timing is alles, zeker bij voorraadmanagement. En precies daarin is software sterk. U stelt de parameters in en de software meldt u vervolgens automatisch wanneer een bestelling bij een leverancier zich opdringt. Het biedt ook mogelijkheden om uw voorraadbeheer te optimaliseren zodat u verouderde voorraad en voorraadverlies vermijdt.

Het belang van een geïntegreerd voorraadsysteem

U las het hierboven al: de inventaris opmaken omvat veel meer dan enkel een stand van zaken geven omtrent de huidige voorraad. Het is een totaalpakket waartoe onder andere ook immateriële en financiële activa behoren. Uw software moet dus in staat zijn om al die informatie te verzamelen en verwerken.

Kies dus voor magazijnsoftware die naast stockbeheer ook aankoop-, product- en kassabeheer omvat, afhankelijk van uw noden. Zo boekt u tijdswinst op alle fronten. Bovendien maakt een computer geen fouten. Uw inventaris is dus niet enkel sneller klaar, maar ook foutloos.

Expert webinar
Leer hoe u uw voorraadbeheer optimaliseert

Op 28 maart vertelt Supply chain-specialist Olivier Corluy er alles over!

 

Back To Top