Wanbetalers
Tax & Accounting25 juli, 2019

3 tips om wanbetalers te voorkomen

Wanbetalers zijn niet alleen administratief een doorn in het oog, ze ondermijnen ook de cashflow van een onderneming. Om wanbetalers te vermijden, past u dus maar beter een streng maar rechtvaardig debiteurenbeheer toe.

Een grondige screening van de kredietwaardigheid van uw klanten en prospecten kan al heel wat problemen (en achterstallige facturen) voorkomen. Daarnaast bestaan er nog een aantal maatregelen die het risico op laattijdige betalingen verkleinen.

De noodzaak van een streng debiteurenbeheer

Heeft uw onderneming af te rekenen met wanbetalers? Dan draagt u daar vroeg of laat zelf de financiële gevolgen van. De cashflow blijft achter op de geboekte omzet, u moet duur gaan lenen om uw eigen financiële verplichtingen na te komen of moet betalingsuitstel vragen bij leveranciers. Kortom, uw onderneming wordt meegesleurd in een neerwaartse spiraal die u naast heel wat centen ook imagoschade kost.

Voorkomen is beter dan genezen

Precies om achterstallige betalingen te voorkomen, is een streng debiteurenbeheer noodzakelijk. Dat gaat verder dan een secure administratie en het zorgvuldig opvolgen van laattijdige betalers. Voorkomen is namelijk beter dan genezen. Er zijn een aantal zaken die u kunt doen om het risico op wanbetaling te verkleinen.

  1. Screening van de solvabiliteit
    Dankzij een grondige screening van de kredietwaardigheid kunt u inschatten of een klant of prospect betrouwbaar is of niet. Prospecten die slecht scoren op solvabiliteit laat u misschien beter links liggen - of u maakt duidelijke betalingsafspraken met hen. Stel eventueel een kredietlimiet vast voor risicodebiteuren. Dit kan echter alleen wanneer er van beide kanten voldoende vertrouwen is.

  2. Kristalheldere algemene voorwaarden
    De algemene voorwaarden op de factuur moeten ondubbelzinnig en helder zijn. Wanneer u duidelijke afspraken maakt, en ook eventuele sancties aan wanbetalingen koppelt, staat u stevig in uw schoenen mocht het toch fout lopen. Enkele aandachtspunten:
     
    • Neem een uitdrukkelijk ontbindend beding op om, indien gewenst, een einde te maken aan de overeenkomst.
    • Probeer een betalingstermijn van 15 tot 30 dagen af te spreken. Geef niet meer dan 60 dagen.

  3. Elektronische facturatie
    Factureert u elektronisch, dan is de kans dat klanten hun factuur kwijtspelen uitgesloten. Bovendien vergemakkelijkt het de betaling: facturen kunnen namelijk rechtstreeks ingeboekt worden via de boekhoudsoftware van de klant en klaargezet worden voor betaling. U kunt facturen zowel in pdf als e-fff UBL-formaat versturen.

Loopt het toch fout? Zo gaat u om met wanbetalers

Ondanks uw voorzorgsmaatregelen kan het gebeuren dat klanten hun factuur alsnog laattijdig betalen. In dat geval is een secure opvolging een must. Hoe u in zo’n geval het evenwicht bewaart tussen klantvriendelijkheid en een kordate invorderingsaanpak, leest u in ons blogartikel ‘Omgaan met wanbetalers: zo stuurt u de perfecte betalingsherinnering’.