Wanbetalers zijn niet alleen administratief een doorn in het oog, ze ondermijnen ook de cashflow van een onderneming. Om wanbetalingen te voorkomen, past u dus maar beter een streng maar rechtvaardig debiteurenbeheer toe.
Debiteurenbeheer vereist een multidisciplinaire aanpak. Het gaat over verkopen, maar ook over marketing, klantgerichtheid en logistiek. De link tussen al deze disciplines is de credit manager. Hij ziet erop toe dat uitstaande facturen tijdig worden geïnd, hij beoordeelt debiteurenrisico’s, bepaalt de kredietwaardigheid van klanten én prospecten en onderhoudt klantencontacten.
Ook kleinere bedrijven hebben trouwens nood aan een helder debiteurenbeleid. Ook zij kunnen een aantal zaken doen om wanbetalers te vermijden.
Zo verkleint u het risico op wanbetalingen
Maak duidelijke afspraken
Zorg dat uw klanten te allen tijde weten wat de gevolgen zijn van een laattijdige betaling. Glasheldere algemene voorwaarden zijn een absolute must.
Screen de kredietwaardigheid van klanten
Zijn uw klanten en prospecten stipte betalers? Om dat te weten, kunt u hun solvabiliteit screenen. Er zijn verschillende online tools die u een inkijk geven in de kredietwaardigheid van bedrijven. Companyweb, bijvoorbeeld, geeft inzage in het risico, de overlevingskansen, de betalingscapaciteit, de winstgevendheid, stabiliteit en andere sleutelfactoren van alle Belgische bedrijven. Ondernemingsradar maakt het u dan weer gemakkelijk om de cijfers van verschillende bedrijven met elkaar te vergelijken en hun waarde te bepalen.
Blijkt uit de screening met bovenstaande tools dat uw klant of prospect een cashprobleem heeft? Leg in dat geval eventueel een kredietlimiet vast. Dat is het maximale bedrag aan onbetaalde facturen dat de klant in kwestie mag hebben openstaan.
Houd alle klantgegevens zorgvuldig bij
Leverde een klant in het verleden al eens problemen op met achterstallige facturen, zorg dan dat u dat weet en handel ernaar. U doet er wellicht goed aan een kredietlimiet af te spreken en kort op de bal te spelen.
Behoud het overzicht over de betalingstermijnen
Dreigen facturen hun betalingstermijn te overschrijden? Dan moet u tijdig een rappel kunnen uitsturen. Daarom is het belangrijk dat u te allen tijde het overzicht bewaart over uw debiteuren. Volg aanmaningen goed op en reken indien nodig extra administratieve kosten aan voor wanbetalers.
Elektronische facturatie
Factureert u elektronisch, dan is de kans dat klanten hun factuur kwijtspelen uitgesloten. Bovendien vergemakkelijkt het de betaling: facturen kunnen namelijk rechtstreeks ingeboekt worden via de boekhoudsoftware van de klant en klaargezet worden voor betaling. U kunt facturen zowel in pdf als e-fff UBL-formaat versturen.
Neem een dubieuze debiteurenvoorziening
Wapen u tegen een mogelijk cashflowprobleem als gevolg van wanbetalers via een dubieuze debiteurenvoorziening. Dat is een som geld die u enkel gebruikt om achterstallige betalingen op te vangen zodat u zelf uw leveranciers kunt blijven betalen.
‘Factoring’ of uitbesteden van uw debiteurenadministratie
Een degelijk debiteurenbeheer vraagt veel tijd. Kunt u geen seconde missen? Besteed uw debiteurenadministratie dan (deels) uit aan een factoring-organisatie. Zij nemen de vorderingen van u over en volgen alle onbetaalde of oninbare facturen op de voet. Uiteraard staat hier een vergoeding tegenover.
Behoud u toch liever zelf de controle over uw debiteuren? Een ERP-pakket met geïntegreerde debiteurenadministratie maakt het eenvoudig om uw facturen op te volgen, wanbetalers te beheren, betalingsherinneringen te versturen en veel meer.
Loopt het toch fout? Zo gaat u om met wanbetalers
Ondanks uw voorzorgsmaatregelen kan het gebeuren dat klanten hun factuur alsnog laattijdig betalen. In dat geval is een secure opvolging een must. Hoe u in zo'n geval het evenwicht bewaart tussen klantvriendelijkheid en een kordate invorderingsaanpak, leest u in ons blogartikel Omgaan met wanbetalers: zo stuurt u de perfecte betalingsherinnering.
