La trasparenza retributiva è diventata un tema operativo per direzioni HR, responsabili payroll, compensation & benefit manager e funzioni compliance. Con il Decreto legislativo 7 maggio 2026, n. 96, entrato in vigore il 7 giugno 2026, l’Italia ha recepito la Direttiva UE 2023/970, rafforzando il principio della parità retributiva tra donne e uomini per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore. Le nuove disposizioni non riguardano soltanto la pubblicazione di informazioni sugli stipendi. Intervengono sull’intero ciclo del rapporto di lavoro: selezione, determinazione della retribuzione iniziale, progressioni economiche, accesso dei dipendenti alle informazioni, reporting sul divario retributivo di genere e tutela in caso di discriminazione.
Per le aziende, la pay transparency richiede quindi una revisione coordinata di processi, dati e responsabilità. Non basta produrre un report a fine anno: occorre verificare che le politiche retributive siano costruite su criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere e che i dati di payroll permettano di spiegare eventuali differenze.
Trasparenza retributiva: cosa prevede la pay transparency per le aziende
Il primo impatto riguarda il recruiting. Gli annunci e i bandi devono indicare la retribuzione iniziale o la relativa fascia prevista per la posizione, definita sulla base di criteri oggettivi e neutrali sotto il profilo del genere. Devono inoltre riportare le disposizioni rilevanti del contratto collettivo applicato. Durante la selezione, il datore di lavoro non può chiedere al candidato informazioni sulla retribuzione percepita nel rapporto attuale o in quelli precedenti, neppure tramite società incaricate della ricerca e selezione.
La trasparenza retributiva prosegue dopo l’assunzione. I datori di lavoro devono rendere accessibili i criteri utilizzati per determinare retribuzioni, livelli retributivi e progressioni economiche. Per chi applica un contratto collettivo nazionale sottoscritto da organizzazioni comparativamente più rappresentative, l’obbligo può essere assolto richiamando criteri, livelli e trattamenti previsti dal CCNL e dagli eventuali accordi aziendali. I datori con meno di 50 dipendenti non sono invece tenuti a rendere disponibili i criteri per la progressione economica.
Il cambiamento è quindi soprattutto organizzativo. Job description, sistemi di classificazione, salary band e procedure di avanzamento devono essere coerenti tra loro. Una differenza salariale può essere legittima quando dipende, per esempio, da responsabilità, competenze, esperienza o performance misurate con criteri documentabili. Diventa invece critica quando l’azienda non è in grado di ricostruire la ragione della differenza o applica parametri non uniformi.
Parità retributiva e divario retributivo di genere: perché servono dati HR affidabili
La parità retributiva non coincide con l’assenza assoluta di differenze tra le retribuzioni. Il principio richiede che donne e uomini ricevano la stessa retribuzione per lo stesso lavoro o per un lavoro di pari valore, salvo differenze fondate su criteri oggettivi e non discriminatori.
Anche il gender pay gap deve essere interpretato con attenzione. Eurostat definisce il divario retributivo non corretto come la differenza tra la retribuzione oraria lorda media degli uomini e quella delle donne, espressa in percentuale rispetto alla retribuzione maschile. È un indicatore complessivo, più ampio della discriminazione diretta: può riflettere anche distribuzione nei ruoli, concentrazione in determinati settori, part-time, anzianità e accesso alle posizioni apicali.
Per l’azienda non è quindi sufficiente confrontare le retribuzioni medie complessive. Occorre costruire categorie di lavoratori comparabili e analizzare il valore del lavoro sulla base di fattori come competenze, impegno, responsabilità e condizioni operative. Dati anagrafici, inquadramenti, orario, componenti fisse e variabili, premi, benefit, assenze e progressioni devono risultare corretti e coerenti.
Un dato payroll incompleto può produrre conclusioni fuorvianti. Ad esempio, confrontare soltanto la RAL senza considerare bonus, premi o altre componenti variabili può sottostimare il divario effettivo. Allo stesso modo, categorie professionali troppo ampie possono mettere sullo stesso piano ruoli che hanno contenuto e responsabilità differenti.
Reporting retributivo: quali informazioni monitorare per ridurre il gender pay gap
Il Decreto legislativo n. 96/2026 stabilisce un insieme preciso di informazioni da raccogliere. Il reporting comprende il divario retributivo medio e mediano, anche per le componenti complementari o variabili; la quota di donne e uomini che ricevono tali componenti; la distribuzione nei quartili retributivi; e il divario per categorie di lavoratori, distinguendo stipendio base e componenti aggiuntive.
Gli obblighi di comunicazione si applicano ai datori di lavoro con almeno 100 dipendenti. Per le organizzazioni con almeno 250 dipendenti, la prima raccolta è prevista entro il 7 giugno 2027 e successivamente ogni anno. Le imprese con 150-249 dipendenti rispettano la stessa prima scadenza, ma con frequenza triennale. Per quelle con 100-149 dipendenti, la prima rilevazione è fissata al 7 giugno 2031 e prosegue ogni tre anni.
In presenza di una politica salariale unitaria, il gruppo può aggregare i dati a livello nazionale quando ciò garantisce una rappresentazione più affidabile. L’esattezza delle informazioni deve essere confermata dal datore di lavoro dopo la consultazione dei rappresentanti dei lavoratori, che hanno accesso alle metodologie applicate.
Un elemento particolarmente rilevante riguarda la soglia del 5%. Se emerge, in una categoria di lavoratori, una differenza media di almeno il 5% tra donne e uomini, non giustificata da criteri oggettivi e non corretta entro sei mesi dalla comunicazione, il datore soggetto al reporting deve effettuare una valutazione congiunta delle retribuzioni con i rappresentanti dei lavoratori.
Per prevenire questa situazione, le aziende dovrebbero monitorare periodicamente almeno quattro dimensioni: retribuzione fissa, componenti variabili, distribuzione nei livelli organizzativi ed evoluzione delle retribuzioni dopo assenze o congedi. Il reporting non deve essere considerato un esercizio isolato, ma il risultato di controlli continuativi.
HR, payroll e compliance: come gestire gli obblighi sulla trasparenza salariale
Il diritto di informazione amplia ulteriormente il perimetro operativo. I lavoratori possono richiedere, una volta all’anno, informazioni scritte sui livelli retributivi medi, suddivisi per sesso, delle categorie che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Il datore deve rispondere entro due mesi e informare annualmente tutto il personale dell’esistenza di questo diritto e delle modalità per esercitarlo.
L’organizzazione può rendere disponibili tali informazioni attraverso l’intranet o un’area riservata aziendale. Deve però garantire che non siano identificabili le condizioni economiche dei singoli dipendenti e che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto del GDPR. La nuova compliance richiede quindi collaborazione tra HR, payroll, legal, privacy e IT. Il payroll costituisce la fonte primaria per molte informazioni: retribuzione base, straordinari, premi, maggiorazioni, eventi di assenza e costo del personale.
Un software come Giotto supporta l’elaborazione delle paghe, l’aggiornamento normativo e la previsione dei costi del personale attraverso simulazioni, report riepilogativi e integrazione con i dati contrattuali. Queste informazioni possono contribuire alla costruzione di analisi retributive più affidabili, fermo restando che classificazione dei lavori e valutazione dell’equità richiedono anche decisioni organizzative e metodologiche.
HRgo interviene invece sulla comunicazione e sulla gestione documentale con i dipendenti. Il portale cloud centralizza cedolini, contratti, documenti e notifiche, mantiene lo storico e consente di tracciare la consultazione dei contenuti. Può quindi contribuire a una gestione ordinata e sicura delle comunicazioni HR, integrandosi con qualsiasi software paghe. In questo senso, un software HR per la gestione della trasparenza retributiva deve supportare non solo l’analisi, ma anche accessibilità, tracciabilità e corretta distribuzione delle informazioni.
Dalla conformità alla governance retributiva
La pay transparency non dovrebbe essere affrontata soltanto come un nuovo adempimento. Rappresenta l’occasione per verificare la qualità dell’architettura retributiva aziendale e correggere incoerenze accumulate nel tempo.
Il percorso parte da una mappatura dei ruoli, prosegue con la definizione di categorie comparabili e salary band, e richiede poi controlli periodici sui dati. Le differenze devono essere analizzate prima che diventino oggetto di richieste individuali o reporting formale. È inoltre necessario documentare criteri di ingresso, promozione, riconoscimento dei bonus e progressione economica.
Per HR e payroll, la sfida consiste nel trasformare dati amministrativi in evidenze affidabili e comprensibili. La trasparenza retributiva richiede infatti un equilibrio tra diritto all’informazione e tutela della riservatezza, tra standardizzazione delle politiche e riconoscimento delle differenze professionali legittime.
Le aziende che costruiscono ora una governance retributiva strutturata possono affrontare gli obblighi con maggiore sicurezza, ridurre il rischio di discriminazioni e rafforzare la fiducia interna. La vera evoluzione non è rendere pubblica ogni singola retribuzione, ma essere in grado di spiegare, con dati e criteri verificabili, come vengono prese le decisioni salariali.