Domenico Digregorio: l'intelligenza artificiale al servizio dello studio notarile

NotaioNext Expert AI segna una nuova fase per il notariato: un'intelligenza artificiale verticale, sicura e GDPR compliant che unifica i processi dello studio.

Domenico Digregorio, VP & General Manager LR Legal & Compliance Software di Wolters Kluwer, ci porta alla scoperta del percorso di evoluzione tecnologica dello studio notarile, per mostrare come questa soluzione sia progettata per aumentare la produttività senza rinunciare a sicurezza, compliance, e pieno controllo professionale.

Nella percezione di molti, il notaio è un professionista legato alla tradizione, quasi al passato: la carta, l'atto cartaceo, i processi tradizionali. In realtà la funzione e la professione notarile si sono evolute moltissimo negli anni. Il notaio opera oggi in un ecosistema tecnologico molto complesso, con un'interazione e un'interoperabilità costante con i sistemi della pubblica amministrazione. Molte attività quotidiane dello studio sono pienamente digitalizzate: dalla redazione dell'atto alle formalità, fino all'interazione con i sistemi amministrativi.

Un ecosistema così articolato pone però un rischio di frammentazione, perché obbliga a interagire con numerosi sistemi e strumenti esterni, con account e procedure diverse della pubblica amministrazione. Questo può comportare inefficienza all'interno dello studio, proprio in contesti in cui l'efficienza rappresenta un valore importante per il notaio che non vuole però perdere il controllo e il governo delle attività. Emerge quindi un bisogno di efficientare i processi, sia sul piano operativo sia su quello organizzativo.

I notai chiedono strumenti che coprano l'intero workflow, che aiutino a ridurre le attività ripetitive e semplifichino i processi, mantenendo qualità e controllo. In questo contesto il concetto di gestionale resta chiave. Invece di moltiplicare strumenti, account, e sistemi che non dialogano tra loro, il gestionale ha l'ambizione di fornire allo studio un unico ambiente di lavoro, capace di armonizzare processi, pratiche, accessi, e i diversi standard della pubblica amministrazione, a beneficio del cliente e di un'unica esperienza d'uso.

Qual è il rapporto del notaio con l'intelligenza artificiale?

Siamo all'inizio del rapporto del notaio con l'intelligenza artificiale. Molti studi ne hanno già compreso il valore concreto e i benefici che può apportare, ma il percorso resta prudente, anche a causa della specificità della funzione notarile, esercitata in qualità di pubblico ufficiale. La prudenza, per il notariato, è un valore: ha attraversato epoche, riforme, e innovazioni profonde senza mai perdere la propria identità, perché il suo valore non risiede nello strumento del momento, ma nella funzione che esercita a garanzia della certezza, della terzietà, e dell'affidabilità. Dall'intelligenza artificiale i notai attendono quindi un miglioramento dell'efficienza, nel pieno e massimo rispetto della sicurezza e della compliance.

Che cos'è NotaioNext Expert AI?

NotaioNext Expert AI è un nuovo modulo di intelligenza artificiale introdotto e all'interno del nostro gestionale NotaioNext. Si tratta di un'intelligenza artificiale verticale e specialistica, costruita appositamente sul dominio notarile e sui processi dello studio. Opera in un ambiente sicuro, segregato, e protetto: a tutela dei clienti, i dati non vengono utilizzati per addestrare gli LLM esterni, e l'intera architettura tecnologica è pienamente GDPR compliant. L'archivio di ciascuno studio viene indicizzato per favorire precisione, ricerche puntuali, e la proposta di clausole pertinenti.

In linea con le normative e con i valori di Wolters Kluwer, la soluzione è progettata secondo il principio dello human in the loop: al notaio e allo studio sono garantite piena autonomia e responsabilità delle azioni, lasciando alle persone il controllo delle decisioni finali. L'intelligenza artificiale di NotaioNext diventa così uno strumento di supporto evoluto, che aumenta l'efficienza ma non sostituisce il giudizio professionale.

Quali sono i principali casi d'uso?

Il set funzionale di NotaioNext Expert AI è molto vasto, costruito tenendo conto delle aspettative raccolte dai clienti nella fase di indagine. Il primo caso d'uso su cui ci siamo concentrati è il contract drafting, ovvero la redazione dell'atto, attività core dello studio notarile. Da qui abbiamo ampliato il perimetro ad attività parallele:

• Estrazione dati da documenti esterni come visure, documenti di identità, e titoli di provenienza
• Confronto tra più documenti per individuare rapidamente differenze e comparazioni, anche con materiale di provenienza esterna
• Automazione dei flussi post stipula, ad esempio con la creazione automatica del documento di avvenuta stipula
• Ricerca intelligente all'interno del database di NotaioNext: anche un utente senza una conoscenza approfondita del sistema può interrogare, tramite ricerca libera, l'intero patrimonio informativo dello studio.
• Traduzioni in altre lingue e analisi e sintesi di documenti esterni, inclusi gli studi del Consiglio Nazionale del Notariato o altre fonti.
• Controllo di coerenza tra il contenuto dell'atto e quello del fascicolo, con tutti i documenti propedeutici alla stipula.

L'ambizione del progetto, e il risultato che riteniamo di aver conseguito, è la riduzione dei tempi: alcune attività che richiedevano ore si completano oggi in pochi minuti.

In che modo l’approccio Wolters Kluwer è stato riversato nella soluzione?

Siamo partiti da un ascolto strutturato dei clienti, che ci ha aiutato a comprendere i benefici attesi e anche i timori della categoria verso questa nuova tecnologia. Il notaio è stato il centro di gravità dell'intero processo. Abbiamo cercato di armonizzare due fattori cruciali: da un lato il desiderio di efficienza e di maggiore produttività, dall'altro le cautele legate alla sicurezza e alla difesa del proprio archivio proprietario.

Operiamo in questo mercato da oltre 30 anni e serviamo circa il 60% della categoria notarile. La storicità di questo rapporto ci ha permesso di raccogliere in modo profondo i bisogni e le aspettative dei clienti, e questa esperienza, supportata da moderne metodologie, ha guidato l'intero sviluppo del sistema. Appartenere a un gruppo internazionale come Wolters Kluwer è stato un fattore abilitante: ci ha consentito di accedere a investimenti e tecnologie avanzate, oltre che al patrimonio editoriale dei nostri brand.

Qual è la roadmap futura di NotaioNext Expert AI?

Abbiamo una roadmap ambiziosa, che si sviluppa lungo tre direttrici. La prima è l'ampliamento dei casi d'uso, applicando queste tecnologie di intelligenza artificiale agli adempimenti e all'automazione delle formalità post stipula. La seconda è l'integrazione con i contenuti editoriali, per offrire al notaio l'opportunità di unire i propri dati proprietari con le nostre banche dati normative. La terza, di natura puramente tecnologica, riguarda l'adozione di nuovi standard, accompagnando l'evoluzione che il contesto tecnologico ci metterà a disposizione.

L'intelligenza artificiale non potrà mai sostituire la competenza e l'esperienza di un professionista. Più probabilmente, il professionista che usa bene l'intelligenza artificiale potrà guadagnare un reale vantaggio competitivo.

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