In questi ultimi anni, e in questi mesi ancor di più, focalizzarsi su quelle attività che possono portare nuovi flussi e nuove energie (ma soprattutto nuovo business!) alla tua azienda è diventato importantissimo.
Un esempio? Le attività di marketing, ovvero la fase preliminare per delle vendite di successo.
Un processo delicato, con le sue regole, ma soprattutto un corretto modus operandi. Per questo è importante che venga pensato correttamente, ma, soprattutto, supportato dagli strumenti tecnologici giusti.
Oggi parliamo di Arca EVOLUTION, in particolare del modulo GP Gestione Processi.
Il modulo Gestione Processi, permette di strutturare, organizzare e monitorare tutti i processi aziendali che ruotano intorno ai clienti o ai partner di business. Consente all’azienda di avere sempre sotto controllo tutti quei processi interni mirati a ottenere una maggiore efficienza, monitoraggio delle performance, efficacia di vendita, soddisfazione dei clienti e molto, molto altro.
Cosa comporta, per un’azienda, avvalersi di un software come Arca EVOLUTION o lavorare senza nessun tipo di strumento all’altezza?
Vediamolo con un esempio.
Un'azienda senza un software adeguato
- Tutto inizia con una raccolta di indirizzi che verranno successivamente contattati tramite un comune client di posta, con tutti i rischi legati allo spam e ad altri problemi di ricezione.
- Partendo da un’estrazione su foglio di calcolo (per esempio Excel), si andranno a contattare i clienti potenzialmente interessati, via email, appunto.
- Per coloro che saranno interessati ci sarà la preparazione dell’offerta e quindi il suo invio sempre attraverso un comune software di posta elettronica. Notiamo subito che in questa operazione apparentemente semplice stiamo già coinvolgendo 3 diversi software: Outlook (o simili) per l’email, Excel per la lista di clienti o potenziali clienti, e Word per la creazione del documento dell’offerta. Oltre al tempo da dedicare ai passaggi tra i vari task e alla compilazione manuale di tutte le informazioni.
La stessa azienda con Arca EVOLUTION e il modulo GP Gestione Processi
Quanto elencato sopra si può fare tranquillamente con un unico software: Arca EVOLUTION!
Esiste infatti la funzionalità di Mailing che ti permette:
- di creare una lista di contatti, partendo da un qualsiasi report presente in Arca EVOLUTION
- di contattare i potenziali clienti in automatico.
Dopo i primi due step, è possibile definire e assegnare le attività ai colleghi che si occuperanno di contattare il potenziale cliente per:
- capire le sue esigenze e se è realmente interessato a ciò che vendi
- fissare un appuntamento con l’agente di vendita per approfondire il discorso
- raccogliere informazioni importanti che ti serviranno per strutturare al meglio nuove azioni marketing.
Infine ci sarà la conferma d’ordine: nel momento in cui il cliente dovesse essere interessato, manderà la sua conferma d’ordine che tu potrai caricare automaticamente all’interno dell’ERP.
Cosa noti tra i due esempi?
Un’azienda senza Arca EVOLUTION e il modulo GP Gestione Processi deve agire in modo completamente “manuale”: questo comporta maggiore ore di lavoro, una percentuale di errore abbastanza elevata, stress e rischio di perdere costantemente il filo delle azioni da svolgere.
Ogni azione è un'azione a sé, scollegata alle altre, il che è un errore, perché stiamo parlando di operazioni appartenenti allo stesso processo!
Quello che salta all’occhio utilizzando Arca EVOLUTION è invece la “compattezza” e la non dispersione del lavoro: lo stesso software svolge tutte le funzioni, concatenandole in modo logico, senza rischi di errori.
Ogni azione può essere monitorata, in qualunque momento, per capire a che punto siamo, in cosa possiamo migliorare nell’immediato, quanto tempo ci ha portato via un processo.
Abbiamo un'idea molto più completa della nostra struttura e del nostro operato, come se ci trovassimo davanti a un atlante che ci mostra il quadro completo dell’attività.
In questo articolo abbiamo visto solo il primo step di contatto con dei potenziali clienti, come sai bene ci sono poi tutti i successivi ambiti da gestire: contrattazioni, documenti, customer service, distribuzioni e resi, fatturazione...Pensa alla difficoltà di gestire tutte queste azioni utilizzando tanti software diversi e unire le varie informazioni!
Arca EVOLUTION ti permette invece di seguire il tuo business e la tua azienda passo dopo passo: rende il lavoro quotidiano più semplice, organizzato ed efficiente, per te e i tuoi collaboratori.
