Vendita, approvvigionamento, consegna: nessun business può sottrarsi al ciclo di vita dell’ordine!
Questo è il motivo per cui l’area commerciale è solitamente il primo ambito aziendale informatizzato. Andiamo a scoprire più a fondo di cosa si tratta e quali sono gli strumenti migliori per gestirlo al meglio.
Il ciclo di vita dell’ordine vale per qualsiasi settore in cui un’azienda opera, qualsiasi siano le sue dimensioni: tutte le aziende infatti ricevono ordini, consegnano e fatturano. Quello che può fare la differenza all’interno di questo flusso è il software gestionale che si decide di adottare per il proprio business. Questi tool infatti non sono tutti uguali, ecco perché è necessario avvalersi di strumenti evoluti in grado di essere veri e propri facilitatori. Software gestionali come Arca EVOLUTION di Wolters Kluwer, la soluzione ERP che si modella sulla vostra azienda.
Andiamo ora ad analizzare le tre fasi del ciclo di vita dell’ordine, ovvero:
- Vendita
- Approvvigionamento
- Consegna
Vendita - Ordine del cliente
Ad oggi, quella manuale non può più essere l'unica modalità di inserimento degli ordini per un’azienda. Nel mercato attuale e nel periodo storico in cui viviamo, diventa sempre più importante integrare altri applicativi usati regolarmente dalle imprese, in modo da adattarsi ed evolversi in un ambito di ormai quasi totale digitalizzazione.
Per l’azienda diventa quindi necessario adottare soluzioni che consentano molteplici modalità di inserimento degli ordini e che possano integrarsi con le strutture e con gli applicativi esterni all'azienda, sia in forma fisica (ad esempio attraverso dispositivi mobili)
che digitale (come un portale e-commerce).
Ma in che modo gli ordini possono entrare a sistema?
- Direttamente dall’e-commerce.
Un programma di gestione aziendale evoluto come Arca EVOLUTION permette l’integrazione con le piattaforme e-commerce. E lo fa sincronizzando in tempo reale i dati relativi ad articoli, listini, clienti ed ordini. In questo modo semplifica e automatizza il flusso di lavoro. - Direttamente dall’interfaccia del software gestionale aziendale.
Questo può avvenire o con inserimento manuale con possibilità di indagare le informazioni, o leggendo i barcode, o copiando le righe da file Excel. - Da mobile.
In modo semplice, veloce e totalmente automatizzato. - Da CRM.
Attraverso la gestione puntuale di tutte le informazioni e le attività che vengono
realizzate, dal contatto commerciale ai servizi pre e post-vendita (per esempio un preventivo da parte del sales che viene confermato e si trasforma poi in ordine all’interno dell’erp).
Approvvigionamento
Anche la fase dell’approvvigionamento può essere estremamente delicata, pertanto è fondamentale l’utilizzo di un gestionale in grado di supportarci e ridurre al minimo il margine di errore.
Possiamo suddividere questa fase in due macromomenti: Verifica disponibilità dei materiali ed Emissione ordini fornitori e Carico materiali.
- Verifica disponibilità dei materiali.
Una volta arrivato l’ordine, l’azienda deve gestirlo, verificando in primis la propria disponibilità dei materiali. Con la verifica della disponibilità dei materiali si può notificare se manca qualcosa e passare all’eventuale programmazione acquisti. Ci sono degli input primari e secondari da tenere in considerazione per programmare l’acquisto di materie per la gestione dell’ordine.- Input primari: portafoglio ordini clienti e previsioni, ordini di acquisto già emessi, situazione di inventario
- Input secondari: scorta minima, lotto minimo, lotto di riordino, lead time
- Emissione ordine fornitore e carico materiali.
Questo è il momento in cui, se necessario, si possono emettere ordini ai fornitori in modo da avere una completa disponibilità di materiali. Ordini che poi diventeranno delle consegne e quindi un carico materiali.
Consegna
La fase di consegna è l’ultimo tassello del ciclo di vita dell’ordine e consiste nella preparazione spedizione ed emissione DDT (documento di trasporto). Anche in questa fase, perché tutto venga effettuato al meglio, un software gestionale 4.0 come Arca può davvero fare la differenza, per esempio con uno strumento che riguardi l’evasione con controllo di giacenza.
Quando si ricevono ordini maggiori rispetto alle proprie giacenze di magazzino, sicuramente non è possibile soddisfare subito tutte le richieste e quindi evadere l’intero ordine. Tuttavia il momento e la modalità con cui l’azienda decide di evaderlo sono fondamentali. Anche in questo caso è possibile compiere questa operazione manualmente oppure affidandosi a una determinata procedura mediante un gestionale, attraverso parametri specifici che è l’azienda a decidere e che sono consentiti da ERP evoluti come Arca EVOLUTION.
Un'altra funzionalità molto importante che può essere automatizzata con l'ERP Arca EVOLUTION è quella della stampa etichette massiva con barcode, soluzione che risponde a due possibili esigenze aziendali: etichettare la merce seguendo le richieste del cliente o organizzare la propria logistica, ovvero cominciare a preparare la gestione del magazzino in mobilità.
Queste sono solo alcune delle moltissime possibilità che un software gestionale aziendale evoluto può offrire. Uno strumento come Arca EVOLUTION, con tutte le sue features, potrà davvero fare la differenza nella vostra azienda ed esservi accanto ogni giorno con precisione ed efficienza.
Tutto quello che dovete fare è iniziare a sperimentare e guardare con i vostri occhi tutto quello che ha da offrire! Saremo molto felici di accompagnarvi in questo percorso, come sempre.
