A compliance, azaz a jogszabályi megfelelés mára már valamennyi nagyobb szervezetnél jelen van, hiszen a jogszabályok be nem tartása számos kockázatot hordoz magában (bírság, pénzügyi veszteség, ügyfél-, illetve hírnév vesztés). A compliance osztály létrehozása azonban nem azt jelenti, hogy meg is oldódik a jogszabályi megfelelőség kérdése. Ha a megfelelő információk nem jutnak el időben a megfelelő személyekhez, ha nincsen kialakult folyamat a szervezeten belül a jogi megfelelésre, akkor nem tud etikusan és szabályosan működni.
Bármilyen nagyságú szervezetről is legyen szó, alapvető, hogy működésében megfeleljen a jogi és egyéb szabályozói előírásoknak. A compliance azonban nem csak erről szól: elősegíti a konkrét jogszabályoknak, belső szabályozóknak való megfelelést, feltárja, azonosítja és a kezeli a visszaéléseket, szabálytalanságokat, és hozzájárul ahhoz, hogy a szervezeten belül kialakuljon a compliance tudatosság, gondolkodásmód.
Azzal, hogy a vállalaton belül kineveznek egy compliance felelőst, vagy létrehoznak egy compliance osztályt, korántsem lehet kipipálni a jogszabályoknak történő megfelelést. A compliance felelős / osztály akkor tud hatékonyan működni, ha mindenki számára világos a szervezeten belül elfoglalt helye, megfelelő jogosultságokat és felelősséget kap, és persze hozzájut azokhoz az információkhoz, amelyek szükségesek a munkavégzéséhez.
Ez is mutatja, hogy a jogi megfelelés biztosításához elengedhetetlen egy jól működő folyamat. A vállalat számára releváns jogszabályok változnak, az ezzel kapcsolatos feladatokat ki kell osztani a megfelelő személyeknek, a feladatokat menedzselni kell, riportokat kell készíteni, hogy csak a leglényegesebb dolgokat említsük.
A gördülékeny folyamat kialakítását érdemben segítheti egy technológiai fejlesztés, hiszen bár Excel táblázatban is lehet vezetni a fontosabb jogszabályokat, egy adott ponton túl azonban aligha lehet hatékonyságról beszélni.
Cikkünkben sorra vesszük, hogy egy jól kiválasztott informatikai szoftver hogyan tudja támogatni a jogszabályi megfelelés biztosításának folyamatát, és mik azok a legfontosabb szempontok, amit egy szoftver kiválasztása során mérlegelni érdemes.
A jogi megfeleléssel kapcsolatos minden információ egy helyen érhető el
A jogi megfeleléssel kapcsolatos információk egy felületen történő elérése nem csupán gördülékennyé teszi a munkát, hanem csökkenti a hibalehetőségeket, az adminisztrációra szánt időt. Ez különösen lényeges olyan vállalatoknál, amelyek egységei az ország különböző pontjain, vagy éppen külföldön tevékenykednek.
A Wolters Kluwer jogi megfelelést támogató szoftvere, a Complist egy felületen gyűjti a szervezet számára releváns jogszabályokat (ez lehet hazai és uniós jogszabály, MNB, NAV közlemény, témakörök alapján beállított jogszabály, stb.), ott történik a jogszabályváltozások követése és adminisztrálása, a munkatársak jogszabályváltozásokról való tájékoztatása, az ezzel kapcsolatos feladatok kiosztása, azok nyomon követése.
A megfelelésről szóló riportok elkészítése is pár kattintás csupán, hiszen a compliance felelős egy helyen megtalálja az ehhez szükséges adatokat, többek között a bizonyítékokat, jegyzőkönyveket, kör-emaileket is.
Az egységes felület előnye a gyors és egyszerű kereshetőség is: akár a szervezet számára releváns hazai és uniós jogszabályok között kellene valamit gyorsan megtalálni, akár a jogszabályi megfelelés biztosítása kapcsán kiosztott feladatok, személyi felelősök, avagy az elvégzett feladatok között, ez pár kattintással megoldható.
A Complist megoldás előnye, hogy a compliance felelősnek nem kell időt szakítani a jogszabályok módosításának nyomon követésére, mert a változásokról a rendszer automatikusan, e-mailben tájékoztatást küld. Ezt már a módosítás, vagy az új jogszabály hatálybalépése előtt megteszi, elegendő időt biztosítva a szervezet számára, hogy a jogszabály által támasztott új követelményeknek időben meg tudjon felelni.
A megfelelés állapota naprakészen követhető
A compliance felelős feladatát érdemben megkönnyíti, ha egy pillanat alatt átlátja – emailek írása nélkül -, hogy a szervezet milyen mértében felel meg a hatályos jogszabályoknak, az általa kiadott feladatokat elvégezték-e.
A Complist funkcióit úgy alakítottuk ki, hogy egy felületen átlátható a jogszabályi megfelelés aktuális állapota, a jogszabályváltozáshoz kapcsolódó feladatok az egész szervezetre vonatkozóan. Egy kattintásból kiderül, hogy a jogszabályváltozások kapcsán érintett területek megfelelőségi státuszai hogyan változtak. Minden feladatnak van határideje és felelőse, amelynek megvalósulását egy kattintással nyomon lehet követni.
A megfelelési státuszt ráadásul nem csak az adott napra lehet lekérdezni, hanem egy későbbi időpontra is (pl. audit várható időpontjához igazítva). Így azonnal látható, hogy megfelel-e majd a szervezet a jogszabályváltozásoknak, avagy min szükséges változtatni.
Felhasználói jogosultságok
A compliance kapcsán kulcsfontosságú az információbiztonság: minden alkalmazott kizárólag azokhoz az adatokhoz férjen hozzá, amelyekre valóban szüksége van a napi munkája során.
A Complist esetében a kezelőfelülethez tartozó jogosultsági szintek személyre szabottan állíthatók be: a Complist felelősök valamennyi, a vállalatnál megfigyelt jogszabályt látják, míg a Complist felhasználók csak a területüket érintő jogszabályokat.
Ez a gyakorlatban az jelenti, hogy a Complist felelős a szervezet számára releváns jogszabályokat hozzáadhatja a listához, megszabhatja, melyik szervezeti egység milyen információkhoz fér hozzá, szerkesztheti a jogszabályokat és a megfelelőségükre vonatkozó információt. A Complist felhasználó a saját szervezeti egységéhez rendelt jogszabályokat látja, ezek megfeleléséről tud információt rögzíteni a rendszerben.
Felhasználóbarát felület, feladatok egyszerű menedzselése
A technológiai beruházásokkal kapcsolatos egyik gyakori aggály, hogy a szervezetek nem szívesen változtatnak a munkafolyamatokon. A compliance esetében azonban fontos látni, hogy csak akkor működik megfelelően, ha kialakul egy megfelelő munkafolyamat, ami mindenki számára egyszerűen átlátható. Ide a feladatok kiosztása éppúgy beletartozik, mint azok elvégzésének nyomon követése, számonkérése.
A Complist funkcióit úgy alakítottuk ki, hogy a feladatok kiosztásával, menedzselésével kapcsolatos adminisztrációs terhek minimálisra csökkenjenek. Amint egy, a szervezet számára megfelelés szempontjából releváns jogszabály változik, a compliance felelős egy kattintással ki tudja osztani az érintett szervezeti egységhez a feladatot, határidővel együtt, amiről a szoftver automatikusan emailt küld. A feladatok elvégzését ugyancsak az adott felületen követheti nyomon, láthatja, hogyan állnak az érintett területek a feladatokkal, a bizonyíték mezőbe feltöltötték-e a feladat elvégzésével kapcsolatos dokumentumokat, stb.
Integráció más rendszerekkel
A szervezet akkor tudja maximálisan kihasználni a technológiai fejlesztésekben rejlő potenciált, ha olyan informatikai megoldást választ, amelyet az igényeinek megfelelően bővíthet.
A Complist esetében fontosnak tartottuk, hogy további digitális megoldásokkal, egyszerűen lehessen bővíteni, ami a szervezet működését még hatékonyabbá teszi.
A jogszabályi megfelelést a szervezet kiterjesztheti a belső szabályzataira is (Complist és az SDB szabályzattár összekötése), a jogi adatbázissal, a Jogtárral való összekötés révén pedig a számára releváns jogszabályok teljes szövegét elérheti, a jogszabályváltozásokat szövegösszehasonlítással is megtekintheti, és ezzel együtt rendelheti hozzá az adott feladathoz.
Folyamatos fejlesztés
Lényeges, hogy olyan megoldás támogassa a szervezetet a jogszabályi megfelelés biztosításában, ami folyamatosan fejlődik az aktuális piaci kihívásoknak megfelelően.
A Complist nem csupán az aktuális piaci kihívásokra ad választ, hanem folyamatos a fejlesztése is. A fejlesztések eredményeként megjelenő új funkciók összhangban vannak az ügyfelek igényeivel, biztosítják a hatékonyabb, eredményesebb munkát. Ezeket a fejlesztéseket a Complist felhasználói automatikusan elérhetik.
Compliance tudatosság kialakítása - oktatással
Egy jól összerakott, a vállalat saját igényeire szabott compliance oktatás a prevenció első bástyája. Ez segít abban, hogy a szabálykövetés, a compliance gondolkodásmód fontossága beépüljön a munkatársak tudatába.
A compliance oktatásnak Magyarországon nincsenek kötelező tartalmi elemei, ezért számos szervezet számára kihívást jelenthet, hogyan kezdjen hozzá az oktatás tartalmának összeállításához.
Ehhez nyújt segítséget az általunk összeállított, ingyenes letölthető összefoglaló anyagunk.
