A jogszabályi környezet folyamatos változása egyre összetettebb kihívás elé állítja a szervezeteket. A megfelelés biztosítása ma már nem pusztán jogi feladat, hanem átlátható folyamatokat és tudatos szervezeti együttműködést igényel. A Complist olyan professzionális, digitális compliance-megoldást kínál, amely a jogszabályi változások nyomon követésétől a megfeleléshez kapcsolódó feladatok kezelésén és a riportáláson át egészen a szervezeti folyamatok összehangolásáig hatékony támogatást nyújt.
Gyorsan változó jogi környezet: állandó bizonytalanság a szervezetben
A jogszabályi környezet egyre gyorsabb változása ma már nem kizárólag a jogi területek felelőssége. A vállalat működését érintő előírások módosulása közvetlen hatással van a belső folyamatokra és a kockázatok alakulására. A kihívás gyakran nem maga a megfelelés, hanem az, hogy a szervezet időben felismerje a jogszabályi változásokat, és beépítse azokat a működésébe.
Miért nem működnek már a hagyományos megoldások?
Sok vállalatnál a jogszabályi megfelelés nyomon követése ma is Excel-táblákra, különféle jegyzetekre és e-mailes emlékeztetőkre épül. Ez a megközelítés időigényes, nehezen visszakereshető, és jelentős kockázatot hordoz magában. Ezek a hiányosságok különösen egy belső vagy külső audit során válnak kézzelfoghatóvá, amikor gyorsan és pontosan kell áttekinthető képet adni a szervezet jogszabályi megfeleléséről.
Mindez egyértelművé teszi azt, miért is vált elengedhetetlenné a digitális compliance megoldások alkalmazása.
A digitális compliance megoldások célja nem csupán a jogszabályok követése, hanem a megfelelési folyamatok átfogó támogatása. Egy jól kialakított rendszer automatikusan figyeli a releváns jogszabályi változásokat, strukturáltan kezeli az alkalmazandó előírásokat, összekapcsolja a megfelelést biztosító feladatokat és dokumentumokat.
A jogszabályi megfelelés digitalizálására a Complist átfogó megoldást nyújt. A professzionális, moduláris compliance-szoftver a változások nyomon követésétől a feladatkiosztáson és riportáláson át egészen a szervezeti folyamatok koordinálásáig hatékonyan támogatja a jogszabályi megfelelést.
Complist: belépés a jogbiztonságba
A Complist moduláris felépítése lehetővé teszi, hogy a megoldást a kisebb cégek és nagyvállalatok egyaránt a saját igényeikhez igazítsák.
A Complist Start a jogszabályok strukturált nyomon követésére és nyilvántartására kínál megoldást. Elsősorban azoknak a szervezeteknek ajánlott, amelyek már figyelemmel kísérik a jogszabályváltozásokat, ugyanakkor a megfelelés dokumentálására szolgáló folyamataik még nem alakultak ki, vagy erre nincs szervezeti igényük.
A magasabb funkcionalitást nyújtó Complist Plus a jogszabályi változások követésén és lekérdezhetőségén túl már a megfeleléshez kapcsolódó feladatok és tevékenységek teljes körű dokumentálását is támogatja.
Hogyan lehet a jogszabályi változásokat hatékonyan nyomon követni?
A Complist automatizált és átlátható módon támogatja a jogszabályi változások nyomon követését: alkalmazásával a vállalat bármennyi jogszabály módosítását figyelemmel kísérheti, a változásokról pedig automatikus, e-mailes értesítést kap.
Új jogszabályok rögzítése gyorsan és egyszerűen elvégezhető: a kiválasztás történhet az ismert jogszabályi rövidítések alapján, de lehetőség van az évszám, a sorszám vagy a kibocsátó megadására is. A felvett jogszabály azonnal hozzárendelhető az érintett szervezeti területekhez (pl. teljes szervezet, HR, adatvédelem, pénzügy).
A Complist Plus esetében nemcsak egy adott szervezeti egységhez lehet rendelni a jogszabályt, hanem a felelős kiválaszthatja, milyen mélységben kívánja az adott jogszabályt feldolgozni: elegendő-e a monitoring, vagy szükség van arra, hogy az adott jogszabály törvényi előírásait dokumentálják.
A jogszabályi megfelelés folyamata jelentősen leegyszerűsödik azáltal, hogy a jogszabályváltozások áttekintése nem igényel manuális összehasonlítást, a különböző időállapotú dokumentumok átnézését. A Complist a Wolters Kluwer jogi adatbázisával, a Jogtárral való közvetlen kapcsolat révén azonnal átláthatóvá teszi a módosításokat. Egyetlen kattintással elérhető a megváltozott szövegrészek kivonata, ahol az eltérő színezés segíti a gyors értelmezést.
Hogyan lehet a jövőben születő jogszabályokról időben értesülni?
A compliance-szoftver nemcsak a már hatályos jogszabályváltozások követését támogatja, hanem abban is segítséget nyújt, hogy a vállalat felkészülten reagálhasson a jövőben megjelenő új előírásokra. A felelős különböző témaköröket állíthat be figyelésre közel 200 választható kategória közül, például adatkezelés, munkajogviszony, munkavédelem vagy számvitel témában.
Amennyiben egy adott témakörhöz kapcsolódóan új jogszabály jelenik meg, a rendszer automatikus értesítést küld. A felelős ezt követően mérlegelheti, hogy az adott jogszabály releváns-e a szervezet számára, és ennek megfelelően dönthet a további kezeléséről: hozzáadhatja a monitoring listához, hozzárendelheti valamely érintett szervezeti egységhez, vagy elvetheti a javaslatot.
Hogyan kezelhetők a jogszabályi megfeleléshez kapcsolódó feladatok?
A jogszabályi változások gyakran további teendőket jelentenek a szervezet számára, amelyek elvégzése nélkül a megfelelés nem biztosítható.
A Complist segítséget nyújt abban, hogy a megfeleléshez kapcsolódó teendők átlátható formában, határidőkkel és felelősökkel együtt jelenjenek meg. A feladatokhoz a megfelelést igazoló dokumentumokat, bizonyítékokat is rögzíteni lehet, amelyek utólag – akár egy audit során - gyorsan visszakereshetők.
Hogyan tekinthető át egyszerűen a szervezet aktuális jogszabályi megfelelése?
A Complist egyik legnagyobb előnye, hogy a jogszabályi megfelelés aktuális állapota egyetlen felületen, az Irányítópulton áttekinthető.
- Az irányítópulton kördiagram jelzi, hogy hány jogszabály esetében felel meg a szervezet a jogszabályi előírásoknak, hánynál nem, hánynál van folyamatban a megfelelés, illetve hány jogszabállyal még nem foglalkoztak (átnézendő rekordok). Az egyes állapotokra kattintva (pl. folyamatban lévő jogszabályi változás) azonnal elérhetővé válik az érintett jogszabályok listája.
- A felületen külön panelben jelennek meg azok a feladatok, amelyek elvégzése még szükséges a jogszabályi előírásoknak való megfeleléshez.
- Az irányítópulton megtalálhatók azok a témakörök, amelyekkel kapcsolatban a szervezet nem szeretne lemaradni a jövőbeni jogszabályi változásokról.
- A teendők listája pedig azonnali visszajelzést ad a határidőkről: a lejárt feladatok piros színnel jelennek meg. A Complist Plus esetében a jogszabályváltozáshoz kapcsolódó teendők mellett az attól független compliance teendők is felvehetők (pl. képzések elvégzése, riportok elkészítése).
A Complist egyik komoly előnye, hogy a jogszabályi megfeleléshez kapcsolódó információk – legyen szó jogszabályokról, dokumentumokról vagy feladatokról – néhány kattintással, bárhonnan elérhetők.
Hogyan készíthetők gyorsan és átláthatóan riportok?
A Complist segítségével a jogszabályi megfeleléshez kapcsolódó adatokból néhány lépésben jól áttekinthető riportok készülhetnek, legyen szó audit előkészítésről, a megfelelés aktuális állapotának értékeléséről, vagy az elvégzett feladatok összegzéséről. A kimutatások rugalmasan szűrhetők például jogszabályi témakör, státusz vagy érintett terület szerint, és igény esetén Excel-formátumban is exportálhatók.
Hogyan tarthatók naprakészen a jogszabályokra hivatkozó belső dokumentumok?
Egy szervezet működését számos belső dokumentum támogatja – szabályzatok, eljárásrendek, szerződésminták és megállapodások –, amelyek gyakran hivatkoznak jogszabályokra. Ezek naprakészen tartása kiemelt jelentőségű, hiszen egy jogszabályváltozás könnyen maga után vonhatja a kapcsolódó dokumentumok felülvizsgálatának szükségességét.
A Complist kiegészítő modulja, a Dokumentumfigyelő ebben nyújt támogatást: segítségével nyomon követhető, hogy a dokumentumokban szereplő jogszabályi hivatkozások változtak-e, és ezáltal biztosítható a belső dokumentumok jogszabályi megfelelősége is.
Tekintse meg a Complist működését bemutató videót, amely részletesen ismerteti, hogyan tehető átláthatóbbá és zökkenőmentessé a szervezet jogszabályi megfelelésének biztosítása.
