Une organisation efficace des instances de gouvernance et la création d’un environnement propice à la collaboration sont les facteurs clés de succès de ces réunions. D’autre part, l’internationalisation des entreprises, la pluralité des réunions et de leurs participants, l’exode en province de certains administrateurs, le besoin croissant de sécurité et l’alourdissement des process fait qu’il devient impératif d’optimiser leur organisation et leur déroulement.
La dématérialisation de ces instances permet de faciliter la participation des membres, de sécuriser les données, d’automatiser la production des documents, de diminuer le nombre de papiers imprimés et de réduire les coûts.
On vous montre en 3 points les avantages de la digitalisation de vos réunions de gouvernance.
1. La gestion documentaire :
Avant : La production, la gestion et l’envoi des documents papiers relatifs aux instances, tels que les convocations, les procurations, les procès-verbaux… sont un véritable casse-tête, avec un risque d’erreur élevé et une empreinte carbone décuplée.
Après : Une solution de dématérialisation vous permet de générer les documents, envoyer les convocations, suivre les présences, notifier les participants…en quelques clics ! Plus besoin de gérer les documents sous format papier, les participants retrouvent la documentation sur leur espace sécurisé. Le juriste chargé de l’organisation de l’instance peut alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. La sécurité :
Avant : L’utilisation des e-mails pour communiquer avec les participants à vos réunions et partager avec eux des données sensibles expose votre entreprise à des attaques de cyber-escrocs.
Après : Avec un espace participant en ligne et sécurisé, vous partagez avec tous les membres invités les informations cruciales relatives à vos instances, et vous améliorez la transparence des processus de décisions, tout en garantissant la confidentialité des données. La digitalisation devient une réponse face aux besoins croissants de maîtriser le risque, les cyberattaques en particulier.
3. L’automatisation des process :
Avant : L’organisation et la tenue des réunions de gouvernance est souvent un processus chronophage et fastidieux. Entre la gestion documentaire, l’envoi des invitations, la récolte des procurations, l’organisation de la session… les juristes en charge de leur organisation font face chaque année à de véritables défis.
Après : Créez une instance par étape avec un process simple et automatisé qui tient compte de l’historique avec, à tout moment, la possibilité de paramétrer sans risque d’oubli ou d’erreurs. Avec une base de données évolutive contenant l’ensemble des paramètres utiles au suivi de chaque réunion (date des dernières instances, accès aux documents dédiés par instance, inventaire des décisions, liste à jour des membres votants etc.), l’organisation des instances de gouvernance devient un jeu d’enfant !
