Depuis 2 ans, la dématérialisation des instances de gouvernance s’est fortement accélérée, notamment pendant la période de COVID avec des bénéfices indéniables pour les administrateurs et les organisateurs. Elle permet aux instances de se tenir quel que soit le contexte sanitaire, facilite les instances hybrides, sécurise les échanges de données stratégiques et sensibles, etc.
Pourtant, des idées reçues à propos de la digitalisation des instances de gouvernance empêchent certains acteurs de commencer leur processus de dématérialisation. Dans cet article, nous vous proposons de déconstruire 3 de ces idées reçues et de démontrer que la digitalisation des réunions de gouvernance est à la portée de tous.
Idée reçue n°1 : “C’est toujours compliqué de s’investir dans une nouvelle solution technologique !”
Faux ! Avec une solution Saas sécurisée et flexible, vous pouvez optimiser l’organisation et le déroulement de vos réunions de gouvernance en toute simplicité et sécurité. Le caractère intuitif et l’ergonomie de l’outil sont également à prendre en compte pour une appropriation optimale. Les gains d’efficacité au service de chaque membre et les avantages de flexibilité donnent envie assurément de profiter des bénéfices d’une dématérialisation !
Idée reçue n°2 : “Le mail est la solution la plus efficace pour collaborer dans le cadre d’une instance de gouvernance”
Encore faux ! Les mails sont généralement la première cible des cyber-escrocs pour accéder aux données privées de votre entreprise, qui peuvent subir des attaques de phishing et des spams. Envoyer des documents confidentiels par email, c’est démultiplier l’exposition à des attaques externes. Le mail n’a pas le haut niveau de sécurité requis pour garantir la confidentialité de données sensibles. Conserver dans un espace sécurisé les documents confidentiels permet de mieux contrôler les diffusions. Le mail reste une option mais à utiliser à bon escient dans le cadre d’un process documentaire sécurisé.
Privilégiez plutôt l’utilisation d’un portail collaboratif, où les participants à vos réunions peuvent se connecter aux visioconférences, consulter et annoter des documents, et poser d’éventuelles questions. Une sécurisation accrue de ce portail, grâce par exemple à des systèmes de double authentification ou de connexion par SSO, est à favoriser.
Idée reçue n°3 : “La dématérialisation des instances de gouvernance est une opération lourde à mettre en œuvre”
Toujours faux ! Simplicité et logique sont des clés d’entrée. La dématérialisation simplifie votre travail de préparation et de pilotage le jour J. De nombreuses fonctionnalités agiles sont disponibles en format présentiel, visioconférence ou hybride selon vos besoins et contraintes à l’instant t. Ainsi, vous simplifiez la gestion documentaire de vos réunions (envoi des convocations en ligne, possibilité de créer des procurations depuis un espace dédié…), les administrateurs peuvent agir en autonomie depuis ce même espace dédié pour consulter un ordre du jour, annoter des documents ou suivre leur agenda. Vous pouvez tenir une instance de manière entièrement dématérialisée ou sous format hybride, et tout cela en toute sécurité.
