numerises les documents
Fiscalité et comptabilité 31 août, 2020

Numériser les documents ? Un outil puissant est indispensable


Vos clients fournissent leurs documents sur papier alors que vous travaillez en numérique ? Grâce à l’outil de scan, vous numérisez rapidement les factures et bons d’achats. Ce qui est encore mieux, c’est de pouvoir convaincre vos clients de créer une archive numérique. Un logiciel de scan est alors également indispensable. 

En tant que comptable ou expert-comptable, vous êtes continuellement à la recherche de méthodes permettant de travailler plus efficacement. Vous voulez accomplir plus en moins de temps, et ce, sans sacrifier la qualité évidemment. Ainsi, vous conservez plus de temps pour jouer votre rôle de conseiller, ce que les clients attendent de vous malgré tout.

Numérisation des tickets de caisse et des notes de frais.

L’unique manière d'augmenter l'efficacité, c'est de numériser. Les documents numériques sont d'ailleurs plus rapides à traiter au niveau de la comptabilité. De plus, une approche numérique ne peut avoir que des avantages pour les PME. Quel que soit le degré de numérisation de vos clients, vous recevrez de toute manière de temps en temps des documents au format papier. Mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas travailler à 100 pour cent numériquement.

Comment fonctionne un outil de scan ?

Ce dont vous avez besoin, c'est d’un outil de scan grâce auquel vous pouvez numériser vos documents au format papier en un tour de main et les ajouter à votre dossier d'archive numérique. La technologie, vous l'avez déjà dans votre sac ou dans votre poche : en effet, vous pouvez actuellement prendre des photos très détaillées de documents à l'aide d'un smartphone. Avec l'application correcte ou un scanner et un ordinateur, vous pouvez lire en toute simplicité toutes les données et les télécharger de manière ordonnée vers l'archive numérique. Un lien vers votre logiciel de comptabilité assure ensuite que les documents numérisés sont bien traités en comptabilité.

Persuadez vos clients

Cela peut être encore plus efficace si vos clients numérisent pour vous. Vous avez donc tout intérêt à convaincre vos clients des avantages de la numérisation. C'est pourquoi nous les énumérons ci-dessous pour vous :
 
  • La montagne de papier disparaît.
  • Les documents numériques sont traités automatiquement en comptabilité.
  • Le client conserve le contrôle sur le flux de documents.
  • De nombreux processus d'entreprise, tels que la facturation ou la gestion des achats et des ventes, peuvent être automatisés.
  • Les documents numériques sont disponibles à tout moment et en tout lieu.
  • Le risque d'erreur humaine diminue.


 Un outil de scan est donc également indispensable pour vos clients. Grâce à une application de scan sur leur smartphone, ils peuvent rapidement numériser n’importe quel document et le télécharger vers leur archive numérique, même les tickets de caisse et les notes de frais !

Découvrez Basecone, l'outil de traitement de documents numériques par excellence

Vous êtes à la recherche d'un outil avec lequel vous pouvez traiter numériquement et en toute simplicité divers fichiers, tels que des factures électroniques ? Alors Basecone est l'outil idéal pour vous. Voici ses principaux avantages :
 
  • Charger n’importe quel document, qu’il soit au format numérique ou papier, vers une archive propre dans le cloud.
  • Scanner des documents au format papier (factures, tickets de caisse, etc.) en toute simplicité à l’aide d’un smartphone et les envoyer pour traitement en temps réel.
  • Numériser et simplifier le processus d'approbation des factures pour vos clients.
  • Enregistrer automatiquement les factures dès qu'elles sont chargées.
  • Tous les documents sont disponibles à tout moment et en tout lieu.

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