1. Integrera och automatisera
Alla redovisningskonsulter vill såklart automatisera och effektivisera så mycket de kan, och här gäller det förstås att ha bra system som hjälper till med detta. Med rätt system och funktioner kan du spara mycket tid.
Ett exempel är bokslutsprogram med direkt integration till skatt och inkomstdeklaration. Då förs alla värden över till din deklaration och ändringar i årsbokslutet uppdaterar deklarationen automatiskt. Och när du är klar med din årsredovisning är inkomstdeklarationen oftast också klar per automatik.
Ett annat bra exempel är integrerat stöd för digital signering. Då kan du enkelt skicka iväg dokument för signering direkt från ditt årsbokslut. Och det bästa är om systemet inte bara har stöd för att skicka iväg årsredovisningen för signering, utan alla typer av dokument, som exempelvis lagerintyg, bokföringsorder och årsstämmoprotokoll
2. Smarta stöd för avstämning och dokumentation
En stor del av bokslutsarbetet handlar om att om att analysera, stämma av och dokumentera. Ett sätt att effektivisera den processen är att arbeta med smarta programbilagor som är automatiskt anpassade efter din företagsform och gällande regelverk. Då får du stöd i uträkningar, ser vad som behövs och får automatiska kopplingar till exempelvis årsredovisning.
Inbyggda kontrollfrågor och checklistor hjälper dig att säkerställa att inget glöms bort, samtidigt som du får en tydlig översikt över hela processen. Det gör det enklare att arbeta strukturerat, även under tidspress.
3. Använd ett komplett system för årsredovisningar
Årsredovisning, periodbokslut och andra avstämningar kan ta mycket tid i anspråk, men även här finns stora möjligheter till effektiviseringar genom att använda rätt system. Till att börja med, använd ett system som har stöd för både periodbokslut och årsbokslut och årsredovisning. Då slipper du dokumentera samma sak flera gånger och årsbokslutet kan baseras på ditt periodbokslut och dokumentation och avstämningar rullas framåt och återanvänds.
Vidare så kan det vara klokt att använda ett system där du kan skapa årsredovisningen utifrån en färdig mall för just din företagsform och ditt valda regelverk – då sparar du tid och minskar risken för fel.
Med ett komplett system för årsredovisning blir det också enklare att skriva under handlingar digitalt och lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket, vilket ytterligare effektiviserar processen.
4. Arbeta molnbaserat för bättre samarbete
Bokslutsarbete är sällan en soloprestation. Du samarbetar med kollegor, revisorer och ibland även kunder. Ett molnbaserat bokslutsprogram gör att alla involverade parter kan arbeta i samma miljö, se samma dokumentation och följa samma process.
Det minskar dubbelarbete, förbättrar kommunikationen och gör det enklare att hålla koll på status. Särskilt när flera personer är inblandade i samma bokslut.
5. Samla allt i en digital årsakt
När bokslutet är klart är det viktigt att dokumentationen är komplett och lättillgänglig. En digital årsakt – alltså ett samlat dokument med alla bilagor, avstämningar, kontrollfrågor och årsredovisning – gör det enkelt att lämna över till kund eller revisor.
Det sparar tid vid revision, underlättar framtida uppföljning och ger ett professionellt intryck. Dessutom behöver vi inte samla ihop dokument manuellt och vi behöver inte ha något utskrivet på papper.
Sammanfattning – nycklar till ett effektivt bokslut
- Se till att nyttja alla integrationer och automatiseringar som erbjuds i ditt bokslutsprogram
- Dokumentera och stäm av digitalt och ta hjälp av inbyggda bilagor och kontrollfunktioner i systemet
- Använd ett komplett system för årsredovisningar med stöd för alla företagsformer och regelverk
- Arbeta molnbaserat för bättre samarbete
- Samla allt i en strukturerad digital årsakt
