I en bransch som hittills varit långsam med att anpassa sig till ny teknik upptäcker nu allt fler jurister molnet. Molnbaserade ärendehanteringssystem erbjuder många fördelar jämfört egna serverlösningar, till exempel ständig tillgänglighet, enkel skalning och effektivitet, som hjälper jurister öka byråns produktivitet och lönsamhet.
Låt oss titta närmare på de tre viktigaste anledningarna till att fler jurister väljer molnbaserade ärendehanteringssystem för sina växande byråer:
1. Ständig tillgänglighet
Med ett molnbaserat system för verksamhets- och ärendehantering har alla behöriga användare alltid åtkomst till dokument, mejl, händelser, deadlines, uppgifter, kontakter, tidrapporter och fakturor, från valfri enhet. Molnet ger dig friheten att hämta och arbeta med ärenden i en säker miljö utan behov av komplicerade nätverksanslutningar. Eftersom allt är synkroniserat och lagrat i molnet kan du vara fullständigt säker på att du har tillgång till den senaste versionen av dokument och data.
Dessutom erbjuder molnet tack vare mobiliteten helt nya möjligheter att förbättra tidshanteringen (t.ex. under affärsresor) och balansen mellan arbete och fritid (t.ex. med möjligheten att arbeta hemma). Eftersom inga uppgifter lagras eller bearbetas lokalt (på exempelvis din arbetsdator) har du fördelen att alltid ha åtkomst till den senaste versionen av dina dokument. Allt som lagras på molnet synkroniseras i realtid och du har tillgång till alla dokument via en webb- eller mobilapp. Tack vare den krypterade dataöverföringen med säkert lösenordsskydd kan du så länge som du har en internetanslutning logga in på valfri enhet – en fördel som kan vara praktisk i nödsituationer! Om du jämför detta med installationer på plats, som ofta kräver komplicerade åtkomstportaler om du vill arbeta utanför kontoret, så inser du hur molnet förenklar tillgängligheten samtidigt som det skyddar uppgifterna.
2. Enkel och säker skalning
Molnlösningar är bättre än egna serverlösningar när det gäller snabb anpassning och flexibilitet. För små verksamheter som behöver en lösning för ärendehantering som kommer att växa med dem är molnlösningar det självklara valet. Byråerna kan välja moduler eller funktioner som är relevanta för dem, och integrera dem med befintliga verktyg (t.ex. Word och Outlook) eller tjänster (t.ex. e-juridikportaler och faktureringsprogram). Modulkoncept gör det möjligt att snabbt ta systemet i bruk och utöka det dynamiskt och funktionellt utan långa, komplexa IT-projekt som lösningar på plats ofta medför. Det är fullt möjligt att starta med ett fåtal funktioner och användare, och ändå arbeta på ett framtidssäkert sätt!
Om du dessutom använder säkra ISO 27001-certifierade verktyg behöver du inte längre oroa dig för säkerhetskopiering, återställning av data, compliance och säkerhet. När alla data är säkert lagrade och automatiskt säkerhetskopierade på ett ytterst säkert privat moln minskar risken för dataförlust på grund av naturkatastrofer eller cyberattacker. Du kontrollerar vem som har åtkomst till olika klientuppgifter och kan känna dig trygg med att du uppfyller de strikta krav på sekretess och dataskydd gentemot tredje part som klienterna kräver.
Men det är inte allt. Molnlösningar möjliggör även säkert samarbete och delning av filer mellan kollegor, klienter och tredje part genom att använda ett centralt informationssystem. Det minskar riskerna som är förknippade med att utbyta uppgifter via mejl (som kan drabbas av cyberattacker och ge hackers åtkomst till konfidentiella klient- och byråuppgifter).
3. Effektivitet
Det är givet att system för ärendehantering ökar effektiviteten jämfört med manuella analoga processer – men vad gör molnbaserade lösningar så överlägsna?
Med en molnlösning uppdateras och länkas allt i realtid. Som jurist innebär detta att du har översikt över dina arbetsuppgifter och deadlines med en uppdaterad kalender och påminnelser, vilket garanterar att du alltid ligger steget före klientens behov. Det innebär att du har översikt över faktureringen och genererar korrekta fakturor, tack vare ärendespårning och tids- eller aktivitetsbaserad hantering. Som arbetsledare kan du med ett klick mäta produktivitet och övergripande ekonomisk prestation. Det är också enklare att identifiera och jaga försenade betalningar. Genom att snabbt kunna skapa en korrekt bild av byråns prestation har du äntligen tid och möjlighet att öka tillväxt och lönsamhet.
Och upptäck 9 tids- och kostnadsbesparingsmetoder. Är du intresserad av att förbättra din verksamhets effektivitet? Läs vår artikel om smart ärendehantering.
