Știați că Sintact.ro este o funcționalitate de colaborare?

Fiecare utilizator Sintact are la dispoziție o „Servietă”. Funcția servietei este comparabilă cu Windows Explorer: este un folder în care poți adăuga un număr aproape infinit de alte foldere, documente și link-uri.

Să luăm un caz concret. Firma RoRobotica SRL are un departament juridic restrâns și lucrează cu o casă de avocatură, pentru litigii.

Șefa departamentului și un consilier lucrează la implementarea GDPR-ului în firmă. Trebuie actualizată, între altele, politica de cookies și trebuie urmărită legislația.

Consilierul este însărcinat cu strângerea documentației relevante. Se duce în Servieta lui și creează un folder denumit „GDPR”. Apoi, începe să strângă legislația UE, dar și legislația națională, cum ar fi actele normative emise de ANSPDCP. Mai strânge și jurisprudența relevantă, ca să știe cam ce amenzi a dat autoritatea în ultima vreme, care au fost contestate în instanță. Mai strânge niște articole din presă și inserează extrasele într-un fișier, pe care îl face direct în folderul GDPR. Începe deja crearea unor drafturi de politici noi.

După ce a terminat, setează în folderul creat o partajare cu șefa departamentului, ca să poată citi și modifica documentele strânse și drafturile de documente. Partajează folderul și cu colegul de la HR, însă acesta din urmă are numai dreptul de a citi, nu de a modifica. Rezultatul arată în felul următor:

Șefa departamentului, care tocmai iese de la grădiniță, de unde și-a recuperat copilul, primește mesajul colegului său că a finalizat folderul, cu un link. Ajunsă acasă, deschide link-ul (sau deschide Sintact.ro și vede folderul în folderele partajate) pentru a verifica lucrarea.

Ea face mai multe modificări în documentele propuse de consilier, și mai adaugă ceva jurisprudență. Creează și un nou fișier unde strânge informațiile referitoare la directiva privind privacy, ce se va schimba în curând.

Pentru un acces mai ușor, pune folderul GDPR și pe desktopul din Sintact.ro, unde ține toate proiectele juridice la care lucrează in acel moment.

După câteva corectări și versiuni noi, decide ca trebuie să se consulte și cu avocatul extern, o casă de avocatură cu mai mulți specialiști în domeniul datelor personale.

Din fericire, avocatul extern lucrează tot cu Sintact.ro și șefa departamentului poate să partajeze folderul cu el, cu un singur click.

Astfel, s-au consultat trei juriști și un specialist HR fără a se trimite un singur document pe mail și cu toate documentele într-un singur loc – Sintact.ro – logic: tocmai în Sintact.ro s-au strâns și documentele necesare.