Zmiany w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych po 1 marca 2026 roku

W okresie przejściowym od 1 marca 2026 do 1 marca 2027 roku zawodowi pełnomocnicy mogą fakultatywnie wnosić za pośrednictwem portalu informacyjnego określone kategorie pism procesowych takich jak apelacje, zażalenia czy skargi na orzeczenie referendarza sądowego wraz z innymi pismami w postępowaniach wywołanych ich wniesieniem. Ponadto możliwość ta obejmuje także inne proste pisma jak zawiadomienia o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego lub zmianie adresu, czy wnioski o doręczenia orzeczenia wraz z uzasadnieniem lub wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia. Wyłączeniem z możliwości wnoszenia pism tą drogą objęte są wszelkie pisma wnoszone do Sądu Najwyższego, a także pisma wnoszone w postępowaniach, w których wykorzystywane są inne sądowe systemy teleinformatyczne.

Po upływie rocznego okresu przejściowego wnoszenie pism przez portal informacyjny stanie się dla zawodowych pełnomocników obligatoryjne.

Pisma podlegające wnoszeniu przez portal informacyjny

Zgodnie z art. 125 § 2 k.p.c. w brzmieniu od 1 marca 2026 roku zawodowi pełnomocnicy, tacy jak adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej lub prokurator mogą wnosić (a od 1 marca 2027 roku - wnoszą) za pośrednictwem portalu informacyjnego następujące pisma procesowe:

• apelację, zażalenie (z wyłączeniem zażaleń do SN) oraz skargę na orzeczenie referendarza sądowego oraz pisma w toku postępowań wywołanych wniesieniem tych pism;
• zgłoszenie się do udziału w sprawie;
• zawiadomienia:
  • o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego,
  • o zmianie adresu;
• oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację;
• wnioski:
  • o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego,
  • o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem oraz pismo uzupełniające braki formalne takiego wniosku,
  • o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym, z wyłączeniem tytułów egzekucyjnych przeciwko osobom prawnym wskazanych w art. 778(1)-778(3), art. 787-787(1) oraz art. 788-789 k.p.c.,
  • o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Wskazany obowiązek nie dotyczy pism wnoszonych do Sądu Najwyższego. Z katalogu pism wnoszonych przez portal zostały wyłączone pozwy inicjujące postępowanie, które należy wnosić na dotychczasowych zasadach.

Okres przejściowy nie znajduje zastosowania do obowiązku wnoszenia przez portal wniosków o zatwierdzenie ugody zawartej w ramach mediacji umownej, co oznacza, że takie wnioski mogą być składane od 1 marca 2026 roku wyłącznie przez portal.

Wymagania techniczne dotyczące pism i załączników

Zgodnie z art. 126 § 5 k.p.c. pisma procesowe wnoszone za pośrednictwem portalu informacyjnego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (a w przypadku prokuratora także zaawansowanym podpisem elektronicznym).

W przypadku gdy załącznik pisma, ze względu na jego właściwości, nie może zostać skutecznie wniesiony wraz z tym pismem za pośrednictwem portalu, załącznik ten wnosi się do sądu z pominięciem portalu informacyjnego, uprawdopodobniając niemożność jego skutecznego wniesienia, w terminie 3 dni od dnia wniesienia pisma, pod rygorem pominięcia tego załącznika przez sąd (art. 125(2) § 1 k.p.c.).

Szczegółowe wymagania techniczne pism i załączników wnoszonych przez portal informacyjny, takie jak między innymi format pisma, rozmiar załączników czy nazewnictwo plików, reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 lutego 2026 r. w sprawie trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym, które weszło w życie 1 marca 2026 roku.

Skutki wniesienia pisma w niewłaściwy sposób

Nowelizacja wprowadziła nowy przepis art. 125(3) § 1 k.p.c., który określa skutki niedopełnienia wymogu wniesienia pisma procesowego za pośrednictwem portalu.

Jeżeli przepis szczególny stanowi, że pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem portalu oraz nie występuje przeszkoda techniczna we wniesieniu załącznika w tej formie, pismo procesowe wniesione w inny sposób nie wywołuje skutków prawnych . O fakcie tym przewodniczący zawiadamia wnoszącego pismo.

Ponadto, zgodnie z § 2 tego przepisu, zasada ta ma zastosowanie także w przeciwnej sytuacji. W przypadku kiedy pismo zostanie wniesione za pośrednictwem portalu, a przepis szczególny nie przewiduje takiej możliwości lub wniesie je osoba nieuprawniona, pismo to również nie wywoła skutków prawnych, o czym przewodniczący zawiadamia wnoszącego pismo.

Postępowanie w razie awarii portalu

Największe wątpliwości w związku z wprowadzoną nowelizacją budzą potencjalne ograniczenia w funkcjonowaniu portalu ze względów technicznych. Ustawodawca uregulował zasady postępowania w takiej sytuacji w dodanym art. 125(2) § 2 i 3 k.p.c.

Jeżeli w dniu upływu terminu do wniesienia pisma procesowego wystąpią po stronie sądu ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego, które uniemożliwią jego wniesienie, pismo należy wnieść najpóźniej w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu przywrócenia dostępności portalu. W przypadku ponownego wystąpienia ograniczeń w dniu wyznaczonym w powyższy sposób, kolejny termin do wniesienia pisma ustala się w ten sam sposób. Najistotniejszym obowiązkiem w takiej sytuacji jest uprawdopodobnienie przez wnoszącego pismo wystąpienia takiego ograniczenia, pod rygorem zwrotu pisma przez przewodniczącego lub odrzucenia środka zaskarżenia przez sąd.

Praktyczne skutki nowelizacji

Nowe przepisy wzbudzają wiele wątpliwości co do ich praktycznego zastosowania w codziennej pracy zawodowych pełnomocników, a z biegiem czasu będzie pojawiać się ich jeszcze więcej. Aby odnaleźć się w pułapkach omawianej nowelizacji i poznać pierwsze doświadczenia użytkowników portalu informacyjnego w nowej odsłonie, warto wziąć udział w szkoleniu dr. hab. Marcina Dziurdy "Informatyzacja postępowania cywilnego – pierwsze doświadczenia i pułapki nowelizacji KPC", które poświęcone będzie praktycznemu omówieniu zmian już po ich wejściu w życie.

Szkolenie odpowie między innymi na pytania o to:

• jakie pisma podlegają wnoszeniu przez portal,
• jakie są wymagania techniczne dotyczące pism i załączników,
• czy skany pism papierowych trzeba poświadczać za zgodność z oryginałem,
• czy i w jakim zakresie można posługiwać się pełnomocnictwem procesowym podpisanym elektronicznie,
• jakie załączniki można wnosić w postaci papierowej,
• jakie są skutki wniesienia pisma w niewłaściwy sposób,
• jak postępować w razie awarii portalu.

Wypełnij poniższy formularz i dołącz bezpłatnie na webinar „Informatyzacja postępowania cywilnego – pierwsze doświadczenia i pułapki nowelizacji KPC"