Efficiënt samenwerken met Service Overeenkomsten

Optimaal samenwerken met je klant, voor accountants en administratiekantoren is dit een aantrekkelijk streven. Om je werk goed te kunnen doen, ben je immers afhankelijk van de input die je krijgt van je klant. De grote vraag is: hoe zorg je voor meer efficiëntie in die samenwerking zodat je bijvoorbeeld je werk beter kunt spreiden? Om daar antwoord op te geven, heeft Wolters Kluwer Tax & Accounting het werken met 'Service Overeenkomsten' geïntroduceerd. Dé basis van 'Twinfield Samenwerken’: een geheel nieuwe unieke manier van online samenwerken speciaal ontwikkeld voor accountantskantoren. In dit blog lees je hoe je efficiënter kunt samenwerken met Service Overeenkomsten.

Wat zijn Service Overeenkomsten?

Service overeenkomsten zijn eigenlijk de diensten zoals je deze op je website omschrijft, met de daaronder liggende taken om betreffend proces tijdig samen met je klant af te ronden. Afspraken als 'wie doet wat, wanneer en met welk doel'. Het zijn afspraken die je met je klanten maakt over jullie samenwerking en die je nu waarschijnlijk in een contract vastlegt. Met nog eventueel de taken die uitgevoegd moeten worden in Excel. Het grote verschil is dat je met Service Overeenkomsten deze afspraken ook concreet maakt en digitaliseert.

Voorbeeld Service Overeenkomst: de btw-aangifte

Een voorbeeld van een Service Overeenkomst is die voor de btw-aangifte. De btw-aangifte is typisch zo'n terugkerende verplichting voor iedere ondernemer. Maar er zijn maar weinig ondernemers die precies weten wie wat wanneer moet doen. Giet je dit aangifteproces in een Service Overeenkomst, dan vertaal je het naar een concreet digitaal samenwerkingsplan waarmee je je klant laat zien welke stappen er door wie precies gezet worden om btw-aangifte te doen. Bijvoorbeeld welke documenten wanneer nodig zijn en wie die aanlevert of uploadt. Het grote voordeel van deze manier van samenwerken is dat je klant zich nooit meer hoeft af te vragen wie wat wanneer moet doen om zijn btw aan te geven.

Hieronder een weergave hoe een btw-aangifte eruit kan zien wanneer je gebruik maakt van Service Overeenkomsten.

Efficiënter samenwerken door standaardiseren en optimaliseren

Wanneer je besluit met Service Overenkomsten te gaan werken, helpt het je om samen met collega's de werkprocessen te standaardiseren en optimaleseren. We zullen beide onderdelen hieronder bepreken.

Waarom werkprocessen standaardiseren?

Werken met Service Overeenkomsten betekent dat je allereerst intern je werkprocessen gaat standaardiseren. Je legt vast wat je doet (service) en hoe je dat doet (stappen in het proces). Dus voor elke service die je je klanten biedt of wilt gaan bieden, leg je vast wat de stappen zijn. Accountantskantoren die werken met Service Overeenkomsten ervaren deze eerste stap als intens, maar interessant. Als kantoor denk je vaak precies te weten wat je je klanten aan diensten biedt en op welke manier. In de praktijk blijken de werkprocessen echter soms van persoon tot persoon te verschillen. Met als gevolg dat de kwaliteit van je dienst niet altijd hetzelfde is, dat er soms kostbare uren verloren gaan door inefficiënte werkmethodes en je blijvend te maken hebt met pieken in je werkdruk.

Om je te helpen de interne afspraken structureel goed neer te zetten, zijn binnen de online omgeving Twinfield Samenwerken alvast de meest gangbare service overeenkomst templates klaargezet. In nauw overleg met accountants hebben we ruim 20 standaard overeenkomsten samengesteld inclusief de onderliggende te verwachten taken. Diverse templates voor Service Overeenkomsten die naar eigen inzicht gewijzigd en aangevuld kunnen worden. Voorbeelden van templates voor overeenkomsten zijn:

• Periodiek administratie verzorgen
• Aangifte omzetbelasting
• Opgaaf ICP
• Suppletie omzetbelasting
• Jaarrekening opstellen
• Aangifte IB ondernemer
• Aangifte IB particulier
• Aangifte Vennootschapsbelasting
• Management rapportages
• Advies (automatisering)
• Financiële planningen
• Salarisadministratie
• NOW aanvragen

Hoe optimaliseer ik mijn werkprocessen?

De derde en laatste stap is het optimaliseren van de processen. Met Service Overeenkomsten regel je het niet alleen goed voor je klanten. Ook intern ga je er meer gestructureerd door werken waardoor je meer grip krijgt op je interne processen. Met Service Overeenkomsten in een digitale werkomgeving zoals Twinfield Samenwerken, zie je iedere dag op je dashboard wie binnen je kantoor welke taken op z'n bordje heeft liggen. Een waardevol inzicht waarmee je de productiviteit van je kantoor dagelijks kunt monitoren en bijstellen. Bovendien zie je op je dashboard welke services je bij welke klanten aanbiedt en welke nog niet. Je signaleert met andere woorden niet alleen waar je productiviteit intern omhoog kan maar ook waar je nog omzet laat liggen.

Tot slot biedt een gestructureerde manier van werken je de mogelijkheid om de samenwerking met je klant verder te optimaliseren. Bijvoorbeeld door reminders uit te sturen. Hoe handig zou het zijn als je iedere dag reminders laat uitgaan naar alle klanten die binnen twee dagen een taak te voltooien hebben? Bijvoorbeeld om ze aan te sporen op tijd hun inkoopbonnen en verkoopfacturen te uploaden?

Efficiëntere samenwerking met Service Overeenkomsten

Kort samengevat bieden Service Overeenkomsten je de mogelijkheid om efficiënter samen te werken doordat:

• alle betrokkenen precies weten wie wat doet en wanneer
• je bottlenecks signaleert waarna je de interne productiviteit kunt verhogen
• je inzicht krijgt welke services je aan welke klanten aanbiedt en welke niet
• je je klanten helpt zich te houden aan hun afspraken via automatische reminders

Wat is er nieuw:

• Inrichten checkpoints om geautomatiseerd status updates te ontvangen vanuit je werkpakketten.
• Klantspecifieke wijzigingen in deadlines maken om te voldoen aan de wens van de klant.
• Versiebeheer van service overeenkomst sjablone. Hierdoor is het mogelijk om terug te grijpen op een eerdere versie van een service overeenkomst sjabloon.