Sociale media op de werkvloer: vriendschapsverzoek aanvaard?

In haar beslissing van 28 januari 2021 heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) een klacht geseponeerd omdat geen inbreuk op GDPR kon worden vastgesteld. Toch is deze beslissing het lezen waard, aangezien het sociale media gebruik van een werknemer ter sprake komt.

Mensen staan hier vaak te weinig bij stil, maar het recht op privacy is onderhevig aan de eigen bewuste keuze. De meest gangbare sociale netwerken faciliteren allemaal de mogelijkheid om de zichtbaarheid van bijdragen te beperken. Springt men hier te licht mee om, dan kan men zich vervolgens niet meer beroepen op het recht op privacy.

Dit is een moeilijk evenwicht. De werkvloer omarmt het gebruik van sociale media. Elke zichzelf respecterende onderneming timmert anno 2021 hard aan de eigen online presence. Medewerkers worden ingeschakeld als heuse ambassadeurs. De waarden en troeven van de onderneming worden in het kader van employer branding maximaal in de verf gezet.

Waar het onmogelijk is om op heden te anticiperen op alle mogelijke situaties die zich kunnen voordoen in een sociale media context heeft de onderneming weldegelijk een aantal mogelijkheden om het gedrag van werknemers op sociale media wat te sturen.

In het kader van onboarding vormt het high level screenen van sociale media van een sollicitant geen bezwaar. Indien men deze zaken echter ook opslaat, voegt men beter een clausule hieromtrent toe aan de privacy policy.

De verwachtingen rond sociale media worden ook het best helder meegedeeld aan werknemers. Een sociale media policy is hiervoor het middel bij uitstek. Hierin kunnen afspraken gemaakt worden rond inhoud, de manier waarop de werknemer namens de onderneming communiceert en op welke wijze de werknemer zijn of haar account kan afschermen.

Indien men het gebruik van sociale media wenst te controleren moet rekening gehouden worden met CAO nr.81. Het arbeidsreglement bevat in dat geval de procedure en de manier waarop deze controle plaatsvindt.

Het foutieve gebruik van sociale media door de werknemer, ook buiten de arbeidstijd, kan gevolgen hebben. Beledigingen aan het adres van de onderneming, collega’s of klanten, gericht aan een doelbewust publiek, kunnen aanleiding geven tot sancties. Niet alleen in rechte, maar ook eventueel ook tot ontslag wegens dringende redenen.

De onderneming van de toekomst zet hard in op internet en sociale media, maar is ook niet blind voor de potentiële gevaren die het sociale media gebruik binnen en de buiten de onderneming door werknemers met zich meebrengt. Inzetten op het onderrichten van medewerkers op dat vlak en hen omvormen tot ware ambassadeurs loont. Ook hier is voorkomen beter dan genezen.