Boekhoudsoftware kiezen: 5 tips voor een geslaagde aankoop

Boekhoudsoftware is bepalend voor de efficiëntie van uw organisatie. Wil u binnenkort nieuwe boekhoudsoftware aanschaffen? In dit artikel geven we 5 tips die u helpen de juiste keuze te maken. 

Tip 1: kies met een open blik 

U hebt in het verleden wellicht al met verschillende pakketten gewerkt en een bepaalde voorkeur ontwikkeld. Uw eigen ervaringen, positief of negatief, zijn van onschatbare waarde. Toch raden we aan om in de aanvangsfase elke leverancier zo objectief mogelijk te benaderen. Vooroordelen schuift u beter aan de kant. Makkelijker gezegd dan gedaan? Ga eens te rade bij uw concullega’s; hun ervaringen leiden u misschien wel tot nieuwe inzichten.  

Houd ook rekening met uw medewerkers die dagelijks met de software aan de slag moeten. Inspraak bij de keuze van het boekhoudpakket helpt om een breed draagvlak te creëren binnen uw organisatie.  

Tip 2: kies een (hybride) oplossing in de cloud 

Cloudboekhoudsoftware staat fysiek niet op uw computer, maar draait online op de servers van de softwareleverancier. Wil u liever niet al uw data in de cloud? Kies dan voor een hybride oplossing: u gebruikt de cloud dan uitsluitend voor hoge datavolumes die weinig beveiliging vereisen (software, webmail, ...) en/of voor meerdere mensen toegankelijk moeten zijn, terwijl de bedrijfsgevoelige informatie (financiële rapportage, klantendata, …) binnen de muren van uw kantoor blijft (zogenaamde ‘on-premise infrastructuur’). Veilig én flexibel. 

De overstap naar cloud hoeft dus niet ingewikkeld te zijn. Dankzij hybride oplossingen kunt u geleidelijk naar de cloud migreren en werklasten gefaseerd implementeren.  

Dat biedt tal van voordelen: 

Werken: waar en wanneer u wil 

Beschikt u over een apparaat met een internetverbinding? Dan kunt u in de cloud werken zonder dat u iets hoeft te installeren. U hebt overal toegang tot de financiële administratie en boekhouding.  

Veilig: dataverlies is bijna onmogelijk 

Cloudsoftware biedt geïntegreerde backup- en recovery-oplossingen. Bovendien worden gegevens in de cloud standaard versleuteld.  

Automatische updates: altijd de nieuwste versie 

Cloudsoftware is altijd up-to-date. Van zodra de leverancier een nieuwe versie uitbrengt, wordt die onmiddellijk gedeeld met alle gebruikers. U hoeft daarvoor niets te doen.  

Vast bedrag: totale transparantie

U betaalt elke maand een vast bedrag voor de gevraagde diensten, en weet perfect waar u aan toe bent. Geen bijkomende onderhoudskosten of onverwachte investeringen.  

Delen en bewerken: optimale samenwerking

Documenten bewerken en delen is eenvoudiger dan ooit. En omdat elke wijziging aan een dossier meteen online wordt opgeslagen, beschikken uw team en klanten altijd over actuele gegevens.  

Tip 3: kies alles-in-één boekhoudsoftware 

Financiële administratie omvat een waaier aan taken en processen: in- en uitgaande facturen verwerken, betalingen opvolgen, budgetten controleren, … Het is handig als u voor al die taken een beroep kunt doen op een en dezelfde tool.  

Vooraleer u investeert in nieuwe boekhoudsoftware, denkt u dus het best na over welke taken uw software moet aankunnen. Nu en in de toekomst. Kies dus software die u eenvoudig kunt uitbreiden en aanpassen aan uw noden.  

Belangrijke aandachtspunten zijn:  

• Op welke manier wil u straks boekhoudkundige documenten verzamelen? Met welke (externe) tools en platformen moet uw boekhoudpakket straks gaan samenwerken?  
• Om financiële analyses te maken is data nodig. Die wordt rechtstreeks uit het boekhoudpakket gefilterd. Ook hier is integratie van verschillende functionaliteiten een belangrijke voorwaarde voor efficiëntie.  
• Hebt u een webshop, dan is het nuttig om na te gaan of uw boekhoudpakket integratie ondersteunt. Een webshopmodule legt een directe verbinding tussen de backend van de webshop en uw ERP-software, waardoor elke verkoop grotendeels automatisch wordt verwerkt.  
• Voorraadbeheer, service en onderhoud, crm, …: administratie slorpt veel tijd en energie op voor ondernemers. Link uw boekhoudsoftware met uw kmo-beheerpakket en vermijd dubbel werk. 
  
  

Tip 4: kies een betrouwbare partner 

U kiest niet alleen een product, maar ook een leverancier of ‘partner’ die u steunt in goede en kwade dagen. Net als in een huwelijk zijn wederzijds respect en vertrouwen cruciaal voor een duurzame relatie. Hieronder enkele zaken die u vooraf zeker moet checken bij uw softwareleverancier: 

• Hoe zit het met de technische ondersteuning? Is die aanwezig en inbegrepen in de prijs? 
• Biedt uw partner naast boekhoudsoftware bijvoorbeeld ook ERP-, simulatietools of belastingsoftware aan? Zo’n one-stop-shop voor al uw boekhoud- en administratiesoftware maakt automatisering van uw operationele processen eenvoudiger.
• Zijn er mogelijkheden tot zelfstudie via een e-platform? En is er een klantendienst aanwezig waar u terecht kunt met vragen over functionaliteit in uw eigen taal?  

Geef de voorkeur aan softwarepartners die lokaal verankerd zijn. Zij kennen de Belgische wetgeving en bouwen een boekhoudpakket op maat van de Belgische kmo-markt. 

Tip 5: ga voor transparante prijzen en tarieven 

De prijzen voor boekhoudsoftware variëren van leverancier tot leverancier. De duurste zijn niet noodzakelijk de beste; de goedkopere zijn niet per definitie minderwaardig. Alles hangt af van wat u nodig hebt. Kies in elk geval voor een leverancier die helder communiceert over prijzen en tarieven.  

Digitaliseren als kmo? Download het e-book 

We leven in een digitale wereld - al valt daar in het bedrijfsleven soms weinig van te merken. De meeste ondernemingen krijgen dagelijks immers heel wat papier te verwerken. In dit e-book maakt u kennis met de mogelijkheden van digitalisering op de werkvloer.  Download hier.