Het intakegesprek: 5 tips voor accountants

Als proactieve accountant speurt u voortdurend naar nieuwe businessopportuniteiten. Maar nieuwe klanten werven vraagt tijd én een sluitende aanpak. Een overtuigend intakegesprek is een goed begin. In dit artikel delen we vijf tips waarmee het eerste formele contact met nieuwe klanten op wieltjes loopt. 

Een intakegesprek is een verkennend contactmoment waarbij u potentiële klanten probeert te overtuigen van uw expertise en ervaring. Het biedt u de gelegenheid om uzelf en uw accountantskantoor in de kijker te zetten. Maar het is ook een gelegenheid voor u om in te schatten wat voor vlees u in de kuip hebt.  

Tip 1: stel de klant op zijn gemak 

Een goede eerste indruk is ontzettend belangrijk. Zorg dus dat het eerste gesprek een prettige ervaring wordt. Neem de tijd om de klant te leren kennen in een persoonlijk gesprek. Zorg voor een fijne omgeving waarin u niet wordt gestoord en zet koffie of thee klaar. Of spreek af in een leuk café in de buurt. 

Tip 2: wees geïnteresseerd 

Zorg dat de klant zich welkom voelt. Met smalltalk stelt u hem of haar gerust en leert u elkaar alvast een beetje beter kennen. Dat kan eenvoudig terwijl u naar de vergaderruimte loopt of een koffie inschenkt.  

Tip 3: begin met te luisteren 

Dan begint het ‘echte’ gesprek en komt u to-the-point. Laat uw klant vertellen wat hij/zij precies doet, hoe het nu gaat en welke grote veranderingen het bedrijf de laatste tijd heeft doorgemaakt. Hoeveel medewerkers telt het bedrijf? Zijn er fusieplannen? Tegen welke uitdagingen loopt de organisatie aan? Zo leert u het bedrijf beter kennen en u kunt tegelijk inschatten of uw kantoor wel de dienstverlening aanbiedt die de klant zoekt.  

Tip 4: stel uw kantoor voor 

Als u weet wie uw klant is en wat diens wensen zijn, kunt u hierop inhaken. Vertel over uw specialisaties en hoe u en uw medewerkers bedrijven begeleiden die dezelfde stappen zetten. Dit is het moment waarop u uw dienstverlening uit de doeken doet en de werking van uw kantoor verduidelijkt. Blijf wel relevant. Grote successen binnen uw kantoor bieden vaak geen meerwaarde voor klanten. Laat de loftrompet dus niet te lang weerklinken. Blijf daarentegen de klant wél actief betrekken bij uw verhaal en check regelmatig of uw visies overeenstemmen.  

Tip 5: wees eerlijk 

Legt uw gesprekspartner u een vraagstuk voor waar u nog niet zoveel ervaring mee hebt? Geef dat dan ook gewoon toe. Vertel waar u wél ervaring mee hebt, en hoe u dergelijke vragen zou kunnen oplossen. Zo kan de klant een eerlijke keuze maken en creëert u geen valse verwachtingen. Als het goed is, gaat u een jarenlange relatie met elkaar aan. Eerlijkheid is daarvoor essentieel. 

Tijd voor een vervolggesprek? 

Er komt heel wat aan bod tijdens een intakegesprek, maar uiteraard is de tijd te kort om alles te bespreken. Plan daarom zeker een vervolggesprek in. Daarin kunt u het bijvoorbeeld hebben over de ervaringen van de klant met diens vorige accountant, hoe een samenwerking er bij u op kantoor uitziet en u kunt concrete afspraken maken over administratie en facturatie.