digitale administratie
Tax & Accounting28 juli, 2020

Efficiënter werken begint bij een digitale administratie

We leven in een digitale maatschappij. Althans, dat wordt beweerd. Maar stap het eerste het beste kantoor binnen en de papieren vliegen u om de oren. Ondanks de doorbraak van allerlei digitale kanalen blijven heel wat bedrijven halsstarrig vasthouden aan papier. Jammer, want de papierberg weegt zwaar door op de administratie. In dit artikel leest u hoe digitalisering de weg is naar een efficiëntere bedrijfsvoering.

Er wordt veel papier uitgewisseld tussen bedrijven, klanten en hun leveranciers. Facturen alleen al zorgen voor een gigantische output. Paradoxaal genoeg doen ook de digitale communicatieplatformen de papierberg groeien. Heel wat administraties printen bijvoorbeeld systematisch al hun e-mailverkeer uit. En ook pdf’s en elektronische facturen worden vaak aan het papier toevertrouwd voor verwerking in de boekhouding en bewaring in de archiefkast.

Vaarwel papierberg, welkom digitale archiefkast

Nochtans zet het papier een rem op een vlotte documentverwerking. Zo gaan facturen, kassabonnetjes en andere documenten wel eens verloren. Papieren facturen moeten bovendien steeds manueel opgevolgd, betaald en ingeboekt worden. Dat kan veel efficiënter. Een digitale archiefkast maakt in één klap komaf met de papierberg. Alle documenten staan op een server of in de cloud en zijn altijd en overal toegankelijk voor alle bevoegde medewerkers. Niet alleen facturen, maar ook klantgegevens kunt u digitaal bewaren. Het voordeel van digitaal Customer Relationship Management is dat u het kan koppelen aan uw kassa- en verkoopbeheersysteem, zodat u per klant steeds een actueel overzicht hebt van de laatste aankopen.

Automatisering en digitalisering gaan hand in hand

En daarmee zijn we aanbeland bij dat andere belangrijke voordeel van digitalisering: het stelt u in staat om tijdrovende en foutgevoelige bedrijfsprocessen te automatiseren. Dat doet u door verschillende stappen binnen het bedrijfsproces aan elkaar te koppelen met software. Zo krijgt u in het ideale scenario één ononderbroken automatische flow vanaf de aankoop tot en met de boekhoudkundige verwerking.

E-facturatie en coda-bestanden

E-facturatie is een onmisbare stap op weg naar een digitale administratie. U verstuurt (en ontvangt) niet langer facturen op papier, maar in e-fff- of pdf-formaat. Elektronische facturen zijn onmiddellijk verwerkbaar in de boekhouding en ook de betaling en opvolging ervan verloopt grotendeels automatisch. Ontvangt u toch nog een factuur op papier of in pdf? Met gespecialiseerde software scant u het document in kwestie eenvoudig in zodat het verder digitaal verwerkt kan worden. Ook betalingen kunt u automatisch laten opvolgen. Met de hulp van elektronische rekeninguittreksels (zogenaamde CODA-bestanden) hoeft u niet langer manueel te checken welke klanten hun openstaande facturen al hebben betaald. U downloadt de CODA’s via uw financiële instelling of derde partij, zoals CodaBox, en upload ze vervolgens naar uw boekhoudpakket. De software geeft dan meteen aan welke facturen al geïnd zijn en welke nog niet. U krijgt dus steeds een actueel overzicht van alle betaalde en openstaande facturen zonder dat u er extra tijd in moet investeren.

Sneller werken en minder fouten: wie wil dat nu niet?

Tot slot zetten we de voordelen van een digitale aanpak nog eens op een rij:
    • De papierberg verdwijnt.
    • U behoudt de controle en het overzicht over uw documentenstroom.
    • Dankzij gekoppelde software automatiseert u uw bedrijfsprocessen.
    • De efficiëntie van uw bedrijfsvoering stijgt.
    • De kans op menselijke fouten neemt af.
  Is het ook voor u tijd voor verandering?
Wilt u meer informatie?
Heeft u nog vragen over ons aanbod? Bent u benieuwd welke oplossingen het beste bij u passen? Onze collega's helpen u graag verder.