Digitale documentenstroom voor KMO's: van facturatie en boekhouding

Digitaal of ouderwets op papier: het is de taak van elke administratie om elk document zo snel mogelijk te verwerken of bij de bevoegde dienst of persoon te krijgen. Met een digitale archiefkast beschikt u altijd en overal over alle documenten in opperbeste staat. U bent verlost van de papierberg en uw archief is snel doorzoekbaar en bewerkbaar.

Bovendien maakt digitalisering van uw documenten het mogelijk het goedkeuringsproces - wat vaak een bottleneck is in heel wat bedrijven - te versnellen.

Documenten digitaliseren: van boekhouding tot klantgegevens

Papier zet een rem op een vlotte documentverwerking. Zo gaan facturen, kassabonnetjes en andere documenten wel eens verloren. Papieren facturen moeten bovendien steeds manueel opgevolgd, betaald en ingeboekt worden. Dat kan veel efficiënter.

Documenten digitaliseren maakt in één klap komaf met de papierberg. Alle documenten staan op een server of in de cloud en zijn altijd en overal toegankelijk voor alle bevoegde medewerkers. Niet alleen facturen, maar ook klantgegevens kunt u digitaal bewaren. Het voordeel van digitaal customer relationship management (CRM) is dat u het kan koppelen aan uw kassa- en verkoopbeheersysteem, zodat u per klant steeds een actueel overzicht hebt van de laatste aankopen.

Automatisering en digitalisering 

En daarmee zijn we aanbeland bij dat andere belangrijke voordeel van digitalisering: het stelt u in staat om tijdrovende en foutgevoelige bedrijfsprocessen te automatiseren. Dat doet u door verschillende stappen binnen het bedrijfsproces aan elkaar te koppelen met software. Zo krijgt u in het ideale scenario één ononderbroken automatische workflow vanaf de aankoop tot en met de boekhoudkundige verwerking.

Digitale boekkhouding voor uw kmo: e-facturatie en CODA

E-facturatie is een onmisbare stap op weg naar een digitale administratie. U verstuurt (en ontvangt) niet langer facturen op papier, maar in e-fff- of pdf-formaat. Elektronische facturen zijn onmiddellijk verwerkbaar in de boekhouding en ook de betaling en opvolging ervan verloopt grotendeels automatisch.

Ontvangt u toch nog een factuur op papier of in pdf? Met gespecialiseerde software scant u het document in kwestie eenvoudig in zodat het verder digitaal verwerkt kan worden. Ook betalingen kunt u automatisch laten opvolgen. Met de hulp van elektronische rekeninguittreksels (zogenaamde CODA-bestanden) hoeft u niet langer manueel te checken welke klanten hun openstaande facturen al hebben betaald.

U downloadt de CODA’s via uw financiële instelling of derde partij, zoals CodaBox, en upload ze vervolgens naar uw boekhoudpakket. De software geeft dan meteen aan welke facturen al geïnd zijn en welke nog niet. U krijgt dus steeds een actueel overzicht van alle betaalde en openstaande facturen zonder dat u er extra tijd in moet investeren.

Sneller werken en minder fouten: wie wil dat nu niet?

Tot slot zetten we de voordelen van een digitale aanpak nog eens op een rij:

• • De papierberg verdwijnt.
  • U behoudt de controle en het overzicht over uw documentenstroom.
  • Dankzij gekoppelde software automatiseert u uw bedrijfsprocessen.
  • De efficiëntie van uw bedrijfsvoering stijgt.
  • De kans op menselijke fouten neemt af. 

Documenten digitaliseren met Basecone

Bent u op zoek naar een tool waarmee u allerlei bestanden, zoals e-facturen, eenvoudig digitaal verwerkt? Wil u met uw smartphone papieren documenten digitaliseren en uploaden naar uw digitaal archief? Bent u klaar voor automatisering van uw bedrijfsprocessen?

Dan is Basecone dé tool voor u. Dit zijn de voornaamste voordelen:

• Digitaliseer het goedkeuringsproces van uw facturen.
• Boek facturen automatisch in van zodra ze geüpload zijn.
• Upload elk document, zowel digitaal als op papier, naar uw eigen archief in de cloud.
• Scan papieren documenten (facturen, kassabonnetjes, ...) eenvoudig in met de smartphone of computer en stuur ze door voor verwerking in real-time.