A szervezet dokumentumaiban hivatkozott jogszabályok nyomon követésének kérdései
A szervezet működése és különféle tevékenységei szempontjából fontos és ismert jogszabályoknak való megfelelés támogatásában a Complist hatékony segítséget nyújt. Emellett, vagy ennek részeként külön feladatként jelenik meg, hogy a szervezet dokumentumaiban hivatkozott jogszabályokat is figyelemmel kell kísérni, hogy biztosíthassuk a dokumentumok jogszabályoknak való megfelelőségét.
Hogyan hivatkozzunk jogszabályokra a belső dokumentumokban?
- Vitathatatlan, hogy a jogi dokumentumok szakmai minősége szempontjából a legelőnyösebb, ha a dokumentumokhoz kapcsolódó joganyagokra történő hivatkozások a lehető legpontosabbak. Ebben az esetben a dokumentumban hivatkozott vagy idézett jogszabályi rendelkezésre vonatkozó adatokat, tehát a jogszabály évszámát és sorszámát, és a jogszabályon belül az adott rendelkezés helyét, például a paragrafust vagy bekezdést is feltüntetjük a dokumentumban.
- Ez a hivatkozási mód lehetővé teszi a jogszabály könnyű elérhetőségét, biztosítja az egyértelműséget, hozzájárul a félreértelmezések elkerüléséhez, valamint segíti kialakítani a dokumentum összhangját a kapcsolódó jogszabály rendelkezéseivel. Emellett megfelelő digitális megoldás segítségével ebben az esetben támogatható a dokumentumok jogszabályi megfelelésének biztosítása.
- Ilyen digitális megoldás nélkül azonban előfordul, hogy a jogi dokumentumok szerkesztői elhagyják a hivatkozásokat vagy rugalmasan (egy jogszabályra általánosságban) hivatkoznak a jogszabályok nyomonkövetesének nehézségei és az ebből adódó nem megfelelési kockázatok miatt.
- A megfelelő digitális megoldás – mint a Complist Dokumentumfigyelő – alkalmazása azonban a pontos hivatkozásból származó előnyöket többletmunka és a jogszabályok nyomon követéséből adódó nehézségek nélkül biztosítja a szervezet számára.
Miért nehéz a jogszabályi változásokat a dokumentumokban követni?
Vannak olyan általános nehézségek, amelyek szintén kihívást jelentenek a dokumentumokban hivatkozott jogszabályok változásainak nyomon követésében.
"Miért nehéz a jogszabályi változásokat a dokumentumokban követni?"- A jogi dokumentumok nagy része tartalmazhat jogszabályokat.
- A dokumentumok különböző területekhez, ügyekhez kapcsolódnak, különböző helyeken tárolódnak, így nehéz egyszerre mindenre odafigyelni.
- Egyetlen dokumentum több jogszabályt is tartalmazhat.
- Nem mindig ismert, hogy melyik dokumentum tartalmaz jogi hivatkozásokat.
- A jogszabályok folyamatosan, nagy számban és gyakorisággal változnak.
Complist – Dokumentumfigyelő modul
A Dokumentumfigyelő modul segít a Complist felhasználónak a saját, jogi dokumentumaiban hivatkozott jogszabályok változásainak automatikus nyomon követésében.
Hogyan segít a Complist Dokumentumfigyelő modul a dokumentumok felülvizsgálatában?
A Dokumentumfigyelő modullal biztosítható a dokumentumok folyamatos jogi megfelelősége.
- A Dokumentumfigyelő beolvassa a szervezet egy vagy több mappában tárolt, jogszabályi hivatkozásokat tartalmazó dokumentumait és felismeri a dokumentumokban lévő jogszabály hivatkozásokat. A dokumentumok lehetnek MS Word, Excel vagy PDF formátumúak.
- A Dokumentumfigyelő folyamatosan figyeli a dokumentumokban hivatkozott jogszabályok változásait.
- Változás esetén a Dokumentumfigyelő értesítést küld, illetve a Complist felületén jelzi a felhasználó számára a változással érintett, átnézendő dokumentumokat.
- A jogszabály egy kattintással megnyitható a Jogtárban, és akár teljes szövegben megtekinthető, vagy szöveg-összehasonlító nézetben láthatóvá tehető a konkrét a változás. Ezáltal könnyen ellenőrizhető a jogszabályváltozás tartalma és eldönthető, mely dokumentumokat kell felülvizsgálni a jogszabályi változások miatt.
- A Complist felületén rögzíthető, hogy mely dokumentumok kerültek átnézésre az őket érintő jogszabályváltozások kapcsán.
A dokumentumok megfelelőségét támogató Dokumentumfigyelő modullal a Complist hatékonyabban tudja segíteni a szervezet jogszabályi megfelelését célzó tevékenységét."
Dokumentumfigyelő által támogatott folyamatok:
- Jogszabályhivatkozásokat tartalmazó dokumentumok beolvasása, jogszabályok felismerése
- A dokumentumokban hivatkozott jogszabályok változásainak folyamatos figyelése
- A változásokról automatikus értesítés küldése
- A változás miatt átnézendő dokumentumok jelzése
- A változás miatt átnézendő dokumentumok ellenőrzése
- A változások megjelölése átnézettként
Adatbiztonság
A jogi dokumentumok esetében fontos az adatbiztonság. Mivel a jogi hivatkozások főként jogi vagy üzleti dokumentumokban vannak, az ügyfelek számára fontos, hogy a dokumentumok ne hagyják el a szervezetet.
A Dokumentumfigyelő eleget tesz ennek a követelménynek. Az ügyfél dokumentumaiban hivatkozott jogszabályok nyomon követése anélkül történik, hogy a dokumentumok elhagynák a szervezetet vagy feltöltésre kerülnének a felhőbe.
Mindez a Dokumentumfigyelő egyedi felépítésének köszönhető. Két különálló, de egymással kapcsolatban lévő rész biztosítja, hogy az adatbiztonsági követelményeknek megfeleljen.
- Egy számítógépen futó, telepített, asztali alkalmazásnak, amely felismeri a jogi hivatkozásokat a beolvasott mappákban lévő dokumentumokban.
- A Complist online felületén elérhető modulnak, amely megjeleníti a dokumentumokat, jogszabályokat, a felhasználó pedig itt elvégezheti a jogszabályok ellenőrzését.
Adatvédelmi és adatbiztonsági szempontból nagyon fontos, hogy a szolgáltatás a dokumentumok fájl nevén, a tartalmazó mappa nevén és a dokumentumokban felismert jogszabály hivatkozásokon kívül semmilyen más információt, adatot vagy szöveget nem vesz át a felhasználó dokumentumaiból. Tehát dokumentumok és azok szövegei nem kerülnek felöltésre az online térbe, vagy a Wolters Kluwer Hungary szervereire.
Paragrafus szintű jogszabály változás követés
A Dokumentumfigyelő technológiájának köszönhetően a jogszabályváltozások nyomon követése a Dokumentumfigyelő által végzett teljes jogszabály szintjén, és a hivatkozott dokumentum egy szakaszának (§, cikk) szintjén is történhet.
Jogtár kapcsolat
A jogszabály egy kattintással megnyitható a Jogtárban. Akár teljes szövegben megtekinthető, vagy szöveg-összehasonlító nézetben láthatóvá tehető a konkrét a változás. Így könnyen ellenőrizhető a jogszabályváltozás tartalma és eldönthető, mely dokumentumokat kell felülvizsgálni a jogszabályi változások miatt.
Dokumentumfigyelő alkalmazási lehetőségei
Milyen dokumentumtípusokkal alkalmazható?
A Complist Dokumentumfigyelő bármely jogszabályt tartalmazó dokumentum, például szabályzatok, rendeletek, irányelvek, utasítások, határozatok, szerződések, minták és sablonok nyomon követésére használható.
Kiknek teheti hatékonyabbá a munkáját?
A vállalatok és egyéb szervezetek alkalmazhatják saját feladataik támogatására, melyek a belső jogi dokumentumaik jogszabályi megfelelőségének biztosítására irányulnak.
Az ügyvédek, tanácsadók és irodáik a segítségével biztosíthatják az ügyfeleik dokumentumainak megfelelőségét, ezáltal eredményesebbé teheti saját tanácsadói szolgáltatásukat.
Felhasználóbarát felület
A Complist Dokumentumfigyelő felülete letisztult, jól átlátható, egyszerűen kezelhető.
A felület fő elemei a kereső, az információk csoportosításának és rendezésének kiválasztására lehetőséget adó kapcsolók, az információk listája, illetve az egyes érintett dokumentumokra vonatkozó adminisztrációs oldalsáv.
Kereső
A Dokumentumfigyelő oldalán található keresővel lehetőségünk van a dokumentumok és joganyagok címében keresni.
Kétféle megközelítés az információk gyors eléréséhez
Az online felület az információk megjelenítésére kétféle csoportosítást kínál.
A jogszabályváltozások felől megközelítve láthatjuk, hogy mely (hivatkozott) jogszabályok változtak, és ezek a jogszabályváltozások a szervezet mely jogi dokumentumait érintik.
A jogszabályváltozások alatt megjelennek az érintett dokumentumok.
Az érintett dokumentumok felől megközelítve láthatjuk, hogy mely dokumentumok tartalmaznak olyan jogszabályhivatkozásokat, melyek változnak.
Az érintett dokumentumok alatt megjelennek a bennük hivatkozott változó jogszabályok.
Ez a kétféle csoportosítás segít a különböző megközelítéseket kedvelő felhasználóknak a szoftver használatában.
Összesítés
A változással érintett dokumentumok listájának fejlécében összefoglalva láthatjuk a változással érintett dokumentumok és az átnézendő jogszabályváltozások számát.
Rendezés
A kétféle megközelítésben listázható információk rendezésére ugyancsak kétféle lehetőségünk van. A listát rendezhetjük hatályba lépés és a legfrissebb változások (változások megjelenése, kihirdetése) szerint is. A lista mindkét rendezésben szakaszokra bontva jelenik meg
|
Hatálybalépés szerint:
|
Legfrissebb változások:
|