A dokumentumok elektronikus aláírása és a kötelező nyilvántartások kezelése a jogi munka mindennapi feladatai közé tartozik. A Praetor két új fejlesztése, a FlintSign integráció és a JÜB 2.0 modul ezek elvégzését könnyíti meg: az elektronikus aláírás és a JÜB-adatok kezelése közvetlenül a Praetorban intézhető.
A jogi adminisztráció digitalizációja ma már jóval többről szól, mint a papíralapú folyamatok kiváltásáról. Legalább ilyen fontos, hogy az egymáshoz kapcsolódó ügyviteli feladatok minél egyszerűbben, lehetőleg egyetlen rendszerben legyenek kezelhetők.
A Praetor ügyviteli rendszer új fejlesztései ezt a munkát teszik egyszerűbbé. A FlintSign integrációval a rendszerben tárolt dokumentumok elektronikus aláírása közvetlenül a Praetorból indítható, a JÜB 2.0 pedig a JÜB-eljárás során keletkező adatok feldolgozását és nyilvántartását könnyíti meg.
Mindkét fejlesztés célja, hogy egyszerűbbé tegye az adminisztrációt, és minél több ügyviteli feladat legyen elvégezhető közvetlenül a Praetorban.
Elektronikus aláírás közvetlenül a Praetorból
Az elektronikus aláírás használatát jelentősen megkönnyíti, ha az közvetlenül beépül a dokumentumkezelési folyamatba. A FlintSign integrációval a Praetorban tárolt PDF-dokumentumok minősített elektronikus aláírással írhatók alá anélkül, hogy ehhez külön alkalmazást kellene használni. Az iratokat nem szükséges exportálni, majd egy másik rendszerbe feltölteni.
Az aláírás így ugyanabban a rendszerben elvégezhető, ahol az ügyhöz kapcsolódó dokumentumok kezelése is történik. Ez különösen nagyobb iratmennyiségnél jelenthet előnyt, hiszen kevesebb külön műveletre van szükség.
Az aláírt dokumentumokat a Praetor külön jelöli, így azok később is könnyen azonosíthatók és visszakereshetők.
JÜB 2.0: kevesebb manuális adatrögzítés
A kötelező nyilvántartások vezetése sok ismétlődő adminisztratív feladattal járhat. A továbbfejlesztett JÜB modul ezek egy részét automatizálja, így kevesebb adatot kell manuálisan rögzíteni.
A hivatalos JÜB rendszerből származó PDF-dokumentum feltöltése után a Praetor kiolvassa a benne szereplő adatokat. Ezek felhasználásával új kontakt hozható létre, elkészíthető a JÜB-bejegyzés, a már nyilvántartott adatok pedig ellenőrizhetők és szükség esetén frissíthetők.
Mivel a PDF-ben szereplő információkat nem kell egyenként újra bevinni a rendszerbe, az ügyintézés gyorsabbá válhat, és az ismételt adatbevitelből adódó hibák kockázata is csökken.
A Praetor a dokumentumból kiolvasott adatokat a már nyilvántartott információkkal is összeveti, így az esetleges eltérések könnyen felismerhetők.
Mit jelentenek ezek a fejlesztések a gyakorlatban?
A FlintSign integráció és a JÜB 2.0 eltérő ügyviteli feladatokat támogat, ám közös bennük, hogy csökkentik a felesleges adminisztratív lépések számát, így több idő juthat az érdemi szakmai munkára.
A Praetort már használó ügyvédi irodák számára az új fejlesztések tovább egyszerűsítik a napi ügyintézést.
Azoknak pedig, akik új ügyviteli rendszer bevezetését tervezik, az újítások jól érzékeltetik, milyen előnyt jelenthet, ha a dokumentumkezelés, az ügyféladatok és a kapcsolódó adminisztráció egyetlen rendszerben kezelhető.
Kérjen személyre szabott bemutatót, ismerje meg a Praetor funkcióit és legújabb fejlesztéseit!