Le storytelling au service de la FP&A : créer des récits qui influencent et ont de l'impact

Olga Rudakova

Bonjour, bon après-midi, bonsoir Mesdames et Messieurs.

Permettez-moi de vous souhaiter la bienvenue au Digital North American FP&A Circle.

Je m'appelle Olga Rudakova. Je suis professionnelle du FP&A, experte en data storytelling et ambassadrice des tendances FP&A.

Je suis ravie d'animer cet événement pour vous aujourd'hui.

Le sujet d'aujourd'hui est :

Le storytelling en FP&A : créer des histoires qui influencent et ont un impact.

Et ce sujet a attiré largement plus de 300 inscriptions.

Jetons un coup d'œil à l'ordre du jour de l'événement.

Tout d'abord, nous parlerons un peu de l'avenir du storytelling en FP&A. Nous passerons en revue les enseignements du storytelling appliqué au FP&A.

Nous verrons un exemple de storytelling simple à l'aide de graphiques en cascade (waterfall charts).

Nous parlerons du storytelling comme d'un super-pouvoir pour les professionnels de la finance.

Nous aborderons le rôle de la technologie dans le storytelling FP&A et, bien sûr, nous conclurons avec des recommandations, des conclusions et une session de questions-réponses.

Il est maintenant temps de vous présenter notre panel d'intervenants pour aujourd'hui.

Merci de me rejoindre à l'écran et je vais commencer les présentations une par une.

Commençons par vous, Kavita.

Notre première intervenante aujourd'hui est Kavita Aggarwal. Elle est Directrice Senior Finance chez Condé Nast.

Kavita est basée à New York.

Elle possède une vaste expérience en planification financière, prévisions et business partnering dans des domaines tels que la technologie, l'immobilier, les services généraux, les ressources humaines, le juridique, les relations publiques et la stratégie.

Kavita, je suis ravie de vous accueillir aujourd'hui.

Kavita Aggarwal

Merci de m'avoir invitée.

Olga Rudakova

Pendant ce temps, j'invite également tous les autres intervenants à nous rejoindre à l'écran.

Je vais poursuivre les présentations avec notre deuxième intervenante.

Renata Berbert est Directrice FP&A chez Amerit Fleet Solutions.

Renata est basée à San Francisco et c'est une dirigeante possédant une vaste expérience dans différents secteurs, notamment la technologie, la construction, la logistique et les services automobiles.

Renata, merci beaucoup de nous rejoindre aujourd'hui.

Renata Berbert

C'est un plaisir d'être ici aujourd'hui, Olga.

Olga Rudakova

Notre troisième intervenante est Anna Zdanowska.

Elle est Directrice Finance Commerciale pour la division Institutional Europe chez Ecolab.

Anna est basée à Cracovie et possède plus de 18 ans d'expérience dans les domaines de la planification financière, des prévisions et de la budgétisation, aussi bien au sein d'entreprises internationales que d'organisations publiques.

Anna, merci d'avoir accepté notre invitation et de nous rejoindre.

Anna Zdanowska

Merci, Olga. C'est un grand plaisir d'être ici.

Olga Rudakova

Notre quatrième intervenant aujourd'hui est Dominic Nguyen.

Il est Conseiller en Technologies FP&A chez Wolters Kluwer - CCH Tagetik.

Dominic, je suis ravie de vous accueillir parmi nous.

Dominic Nguyen

Olga, ravi d'être ici. J'ai hâte de commencer.

Olga Rudakova

Moi aussi, je suis impatiente de commencer.

Pour débuter, permettez-moi de vous présenter le groupe FP&A Trends à travers quelques chiffres clés.

Tout d'abord, nous avons organisé 283 réunions internationales FP&A en présentiel depuis avril 2016.

De plus, nous avons animé 179 webinaires FP&A Trends depuis mars 2018 et publié 35 études de recherche FP&A Trends.

Ce sont des chiffres dont nous sommes très fiers.

Ils vous donnent une idée de l'ampleur de notre base de connaissances.

Alors rejoignez-nous et profitez de toutes nos ressources.

Avant de commencer, je tiens à remercier notre sponsor, CCH Tagetik by Wolters Kluwer, qui a rendu cet événement possible.

Adoptez l'avenir de la finance grâce à une solution de gestion de la performance d'entreprise basée sur l'intelligence artificielle.

Je vais commencer par une brève introduction au sujet du storytelling en FP&A.

Et j'aimerais ouvrir cette introduction avec une citation.

Une citation de Stephen Few, expert en visualisation de données.

C'est l'un des rares experts du domaine déjà retraités. Il faut dire que le data storytelling et la visualisation de données sont des disciplines relativement jeunes et très dynamiques.

Dans l'un de ses ouvrages, il a écrit :

« Les chiffres ont une histoire importante à raconter. Ils comptent sur vous pour leur donner une voix claire et convaincante. »

Et cela est particulièrement vrai pour le storytelling en FP&A.

Les chiffres du FP&A ont besoin de vous et de votre capacité à les rendre convaincants.

Nous allons partager de nombreuses astuces et de nombreux cadres méthodologiques pour utiliser efficacement le storytelling dans le FP&A.

Nous parlerons notamment :

• du choix des bons visuels et de leur utilisation dans vos récits ;
• des techniques de prise de parole en public ;
• des moyens d'améliorer vos présentations ;
• de la compréhension de votre audience ;
• et de la manière de construire un message parfaitement adapté à celle-ci.

C'est pourquoi j'aimerais commencer par un cadre très simple :

Think, Feel, Say, Do (Penser, Ressentir, Dire, Faire).

Il s'agit d'un modèle fréquemment utilisé dans le marketing, le design thinking et la communication.

Il nous aide à comprendre et à influencer l'utilisateur final, notre client ou notre audience.

Pour cela, nous essayons de cartographier quatre composantes clés.

Autrement dit, nous construisons une carte d'empathie.

Nous nous intéressons tout d'abord à ce que pense l'audience :

• À quoi réfléchit-elle ?
• Quelles questions se pose-t-elle ?
• Quelles attentes a-t-elle ?
• Quels biais peut-elle avoir ?
• Quelles autres pensées lui traversent l'esprit ?

Ensuite, nous examinons ce qu'elle ressent.

Nous parlons ici des émotions et des sentiments de l'utilisateur ou de l'auditeur.

Est-ce de la joie ?

De la frustration ?

De la confusion ?

Observer ces éléments à travers les expressions du visage et le langage corporel peut être extrêmement utile pour construire votre message.

Troisième aspect : ce qu'elle dit.

Que verbalise-t-elle exactement ?

Quels mots utilise-t-elle ?

Comment les formule-t-elle ?

Enfin, ce qu'elle fait.

Quelles actions entreprend-elle ?

Observer et cartographier ces quatre dimensions est essentiel pour comprendre les difficultés et les attentes de votre audience.

C'est essentiel pour développer une solution.

Et c'est tout aussi essentiel pour construire votre message dans le cadre du storytelling FP&A.

Je suis certaine que plusieurs de nos intervenants reviendront sur cette notion de compréhension de l'audience.

C'est en effet un élément fondamental du storytelling FP&A.

Sur ce, j'aimerais ouvrir notre soirée avec la première présentation.

Cette présentation sera assurée par Kavita Aggarwal, qui va nous parler des enseignements du storytelling appliqué au FP&A.

Kavita, je vous passe progressivement le micro et je quitte la scène.

La scène est à vous.

Kavita Aggarwal

Cette prise de conscience a ouvert la voie à une approche complètement différente.

Une approche construite avec nos partenaires, et non pour eux.

La véritable percée n'a pas été une simple amélioration supplémentaire d'un tableur Excel. C'était la collaboration.

Au lieu que la finance construise ses chiffres de manière isolée, je me suis assise avec les responsables technologiques et les équipes achats afin de construire nos prévisions ensemble.

Ensemble, nous avons créé une prévision glissante sur 12 mois reposant sur de véritables facteurs explicatifs tels que :

• les conditions contractuelles ;
• les échéances de renouvellement ;
• les données d'utilisation.

Chaque mise à jour n'était pas simplement un changement de chiffre.

C'était une discussion sur ce que ces changements signifiaient pour l'entreprise.

Ce qui a réellement fait la différence, c'est la couche narrative.

Chaque mise à jour des prévisions était accompagnée d'une courte histoire :

• qu'est-ce qui avait changé ?
• pourquoi cela était important ?
• quelles actions fallait-il envisager ?

J'aimerais attirer votre attention sur le schéma de flux situé en bas de la diapositive.

Imaginez-le de cette façon.

Tout commence par les données d'entrée.

C'est là que l'on retrouve tous les éléments concrets :

• les conditions contractuelles ;
• les tableaux de bord d'utilisation ;
• les dates de renouvellement ;
• les augmentations tarifaires des fournisseurs.

Tout cela alimente votre prévision, un modèle vivant que nous actualisons chaque mois et que nous relions au calendrier des renouvellements géré par les achats.

À partir de là, vous obtenez votre histoire.

Un court récit expliquant chaque changement.

Par exemple :

« Les dépenses vont augmenter ici en raison du lancement de telle fonctionnalité »,

ou encore :

« Une augmentation tarifaire du fournisseur est prévue au troisième trimestre ; voici son impact. »

Grâce à cela, nous pouvons agir.

Qu'avons-nous réellement fait ?

Nous avons renégocié un contrat afin d'éviter un dépassement budgétaire.

Nous avons réaffecté les économies réalisées à d'autres besoins métier.

Et nous avons étendu ce modèle à d'autres domaines que la technologie.

Ce simple passage de chiffres silencieux à des histoires partagées nous a apporté de la clarté et obtenu l'adhésion des différentes équipes.

Et cela a permis aux prévisions de devenir bien plus qu'un simple rapport.

Elles sont devenues un outil stratégique.

L'un des moments qui a véritablement démontré la puissance de cette nouvelle approche a été lorsque notre modèle a détecté une forte hausse des coûts de calcul informatique plusieurs mois avant qu'elle ne se produise réellement.

Parce que nous avions impliqué les achats suffisamment tôt, nous avons pu renégocier un contrat et éviter totalement ce dépassement budgétaire.

Mais les bénéfices ne se sont pas arrêtés à cette seule réussite.

Le modèle a apporté de la transparence entre les équipes technologiques, les achats et la finance.

Au fur et à mesure que la confiance grandissait, d'autres fonctions ont souhaité rejoindre l'initiative.

Elles ont compris que ce système pouvait détecter les risques très tôt et aider à prendre de meilleures décisions.

Même notre équipe de contrôle de gestion a commencé à s'en servir pour imputer correctement les dépenses.

Et notre équipe a pu charger les budgets dans notre système EPM avec une précision accrue.

Ainsi, ce qui n'était au départ qu'un simple modèle de prévisions est devenu un véritable outil de storytelling.

Les données d'utilisation et les graphiques ont cessé d'être de simples analyses.

Ils sont devenus des histoires sur lesquelles les gens pouvaient agir concrètement.

Nous sommes passés d'une logique consistant à expliquer les écarts passés à une logique visant à façonner activement ce qui allait se produire ensuite.

Et ce passage d'une approche réactive à une influence proactive est au cœur des quatre enseignements que je souhaite vous laisser aujourd'hui.

Si quelqu'un vous arrêtait après cette présentation et vous demandait :

« Qu'avez-vous retenu de cette intervention ? »

j'espère que ce sont ces quatre points dont vous vous souviendrez.

Premier enseignement

Le storytelling financier doit contribuer à construire l'avenir.

Au lieu d'expliquer les écarts après coup, la finance peut réellement tenir la barre et aider à piloter l'entreprise.

Pour cela, les prévisions doivent faire partie intégrante du processus de décision.

Deuxième enseignement

La collaboration renforce la qualité des chiffres.

Lorsque nous construisons les prévisions avec les équipes technologiques et les achats, et non pour elles :

• nous obtenons de meilleures données d'entrée ;
• nous favorisons l'adhésion ;
• nous réduisons les jeux de reproches et les tensions.

Troisième enseignement

Les facteurs explicatifs (drivers) rendent l'histoire crédible.

Lorsque nos prévisions reposent sur des tendances d'utilisation réelles et sur des facteurs métier tangibles, l'histoire devient crédible.

Les gens lui font confiance.

Et lorsqu'ils lui font confiance, ils agissent.

Quatrième enseignement

Les meilleures prévisions déclenchent l'action.

Les meilleures prévisions ne restent pas simplement dans un dossier ou sur un support de présentation.

Elles changent ce qui va se passer ensuite.

Elles permettent de détecter les risques suffisamment tôt pour agir.

Voilà les quatre enseignements que j'espère que vous partagerez avec vos équipes.

Et si vous ne deviez retenir qu'une seule chose de mon intervention aujourd'hui, retenez celle-ci :

« Les prévisions sont des histoires capables de sauver votre budget. »

Merci.

Olga Rudakova

Passons maintenant à la discussion.

Nous allons ensemble explorer une question plus ouverte.

D'après votre expérience, quelle est la raison la plus fréquente pour laquelle les présentations financières n'arrivent pas à influencer la prise de décision ?

Le storytelling, ou l'absence de storytelling, pourrait sembler être une réponse évidente, mais explorons d'autres raisons pour lesquelles les présentations financières échouent.

Renata, je vais commencer avec vous.

Qu'en pensez-vous ? Quelle est selon vous la raison principale ?

Renata Berbert

Je pense que l'une des raisons est l'absence de recommandations concrètes et exploitables.

Lorsque nous, professionnels du FP&A, mettons en évidence des problèmes sans proposer de solutions claires et applicables, nous laissons notre audience sans savoir quelles sont les prochaines étapes à suivre, n'est-ce pas ?

Et parfois, il faut du temps pour qu'ils reviennent sur le sujet et déterminent ce qui doit être fait.

Entre-temps, avec les activités quotidiennes de l'entreprise, ces enseignements ou ces analyses finissent par se perdre.

Olga Rudakova

En effet, tout à fait.

Si nous ne savons pas ce qu'il faut faire ensuite, comment pouvons-nous influencer la prise de décision en tant que partenaires stratégiques ?

Anna, je me tourne vers vous.

Selon vous, quelle est la raison la plus fréquente pour laquelle les présentations financières échouent ?

Anna Zdanowska

Lorsque je pense à un bon storytelling, la première chose qui me vient à l'esprit est qu'il doit être simple.

Et pour nous, professionnels de la finance, ce n'est pas toujours simple.

Nous utilisons des abréviations, énormément de chiffres, parfois des présentations de 300 pages.

Nous noyons littéralement notre audience sous les données et les chiffres.

Et pour quelqu'un qui travaille dans une autre fonction de l'entreprise, il n'est tout simplement pas facile d'assimiler tout cela.

Je pense donc que c'est l'une des principales raisons.

L'autre est que nous avons alors du mal à formuler une conclusion claire.

À mon avis, ces deux facteurs sont étroitement liés.

Olga Rudakova

Effectivement.

Le manque de clarté et la difficulté à adapter ses présentations à son audience peuvent certainement avoir un impact sur les résultats obtenus.

Dominic, qu'en pensez-vous ?

Pourquoi les présentations financières échouent-elles selon vous ?

Dominic Nguyen

Tous les points qui viennent d'être évoqués sont excellents.

J'ajouterais simplement qu'il est essentiel de bien communiquer les bénéfices.

Particulièrement dans le domaine financier où l'on travaille avec des données, il est important de mettre en avant des éléments tels que :

• le retour sur investissement (ROI) ;
• le délai de récupération de l'investissement (payback period) ;
• ou tout autre indicateur auquel les équipes financières sont sensibles.

C'est particulièrement vrai pour les dirigeants et les directeurs financiers (CFO).

Donc oui, en plus de tout ce qui a été mentionné par le panel, il est fondamental de communiquer clairement les bénéfices attendus.

Olga Rudakova

Absolument.

C'est également un élément extrêmement important.

Kavita, je reviens vers vous.

Qu'en pensez-vous ?

Pourquoi les présentations financières échouent-elles ?

Kavita Aggarwal

Pour compléter ce que tout le monde vient de dire, je dirais qu'il faut rester concentré sur les décisions.

Chaque diapositive devrait répondre à deux questions :

« Et alors ? » (So What?)

et

« Et maintenant ? » (Now What?)

Si vous êtes capable d'apporter ces réponses, alors je pense que vous pouvez réellement aider vos parties prenantes métier à aller dans la bonne direction.

Olga Rudakova

Excellent.

Merci à tous pour vos réponses.

Vous avez couvert tous les angles et abordé toutes les raisons possibles qui peuvent conduire à un échec.

Espérons qu'après cette discussion, cela nous arrivera un peu moins souvent.

Passons maintenant à la deuxième présentation de la journée.

Renata Berbert va nous parler du storytelling simple à l'aide des graphiques en cascade (waterfall charts).

Renata, je vous passe le micro et je vais m'effacer pour vous laisser toute la scène.

La parole est à vous.

Renata Berbert

Bonjour à tous.

Aujourd'hui, je vais vous parler du storytelling simple à l'aide des graphiques en cascade (waterfall charts).

Après plus de 20 ans en tant que dirigeante FP&A, je peux dire que l'un des plus grands défis de notre métier est de communiquer efficacement nos analyses.

En tant que professionnels du FP&A, nous sommes connus pour travailler avec des données très complexes et pour construire des modèles financiers sophistiqués.

Cependant, je suis convaincue que notre plus grande valeur réside dans notre capacité à transformer ces données financières complexes en histoires captivantes, avec des récits stratégiques qui trouvent un écho auprès de notre audience.

Pour illustrer cela aujourd'hui, je vais partager un cas concret tiré de mon expérience chez Amerit Fleet Solutions.

Amerit est un leader du secteur de la maintenance préventive et des réparations pour flottes commerciales.

Nous travaillons avec certaines des plus grandes flottes commerciales du pays, comme celles de Target ou FedEx.

Aujourd'hui, nous comptons plus de 2 500 techniciens répartis dans 1 800 ateliers à travers le pays.

Pour soutenir et gérer cette activité, nous disposons d'environ 60 responsables régionaux de flotte, qui constituent nos leaders opérationnels.

Dans ce secteur, le taux de rotation du personnel est très élevé.

Et pas seulement chez les techniciens.

Il est également élevé au sein des équipes dirigeantes opérationnelles.

Cela se traduit souvent par une faible culture financière parmi ces responsables.

Ces leaders opérationnels sont de véritables experts dans la gestion quotidienne de l'activité.

Ils veillent à ce que les techniciens soient productifs et que la majeure partie de leurs heures de travail soit facturable aux clients.

Cependant, ces responsables se sentent souvent dépassés par les présentations et rapports financiers.

Très souvent, ils ne sont pas familiers avec ces concepts.

Ils ne maîtrisent pas les indicateurs financiers (KPI).

Et ils ont du mal à relier leurs indicateurs opérationnels aux résultats financiers de l'entreprise.

Pourtant, combler cet écart favorise non seulement la collaboration, mais aussi une prise de décision basée sur les données à travers toutes les équipes.

C'est là que les graphiques en cascade (waterfall charts) entrent en jeu.

Ils constituent un outil puissant mais simple pour présenter des résultats financiers, en particulier les écarts par rapport au budget ou au plan.

Ils sont intuitifs, visuels et faciles à comprendre.

Ils nous aident à transformer des chiffres en récits.

Et grâce à eux, nous pouvons aider les responsables opérationnels à mieux comprendre leur performance financière et à relier leurs actions quotidiennes aux résultats de l'entreprise.

Avant de passer à un exemple concret, j'aimerais partager quelques conseils utiles pour construire ce type de graphique.

Premier conseil : restez simple

Essayez de ne pas utiliser plus de six ou sept étapes pour expliquer un écart.

Concentrez-vous sur les facteurs les plus significatifs.

Soyez stratégique.

Deuxième conseil : décomposez les éléments

Essayez d'organiser les écarts en catégories logiques :

• chiffre d'affaires ;
• coûts ;
• dépenses.

Gardez les choses aussi simples que possible.

Troisième conseil

Partagez le graphique avec les responsables concernés au moins 48 heures à l'avance.

Ainsi, ils ont le temps :

• de le consulter ;
• d'y réfléchir ;
• de préparer leurs commentaires.

Cette approche n'est pas seulement une occasion de comprendre les principaux défis opérationnels de ces responsables.

C'est aussi une opportunité d'améliorer la compréhension de la performance financière par tous les participants.

De cette manière, nous pouvons collaborer ensemble à la recherche d'une solution.

Qu'il s'agisse :

• de créer un nouvel outil ;
• un nouveau rapport ;
• ou un tableau de bord.

Passons maintenant à un exemple illustratif d'écart de marge opérationnelle mensuelle par rapport au budget.

Bien entendu, les chiffres présentés ici sont purement illustratifs.

Comme vous pouvez le constater, nous avons un déficit de 1 000 dollars de marge.

Le graphique en cascade va nous aider à raconter l'histoire qui se cache derrière ces chiffres, étape par étape.

Comme je l'ai mentionné précédemment, les écarts sont organisés selon la même structure que le compte de résultat :

1. le chiffre d'affaires ;
2. les coûts ;
3. puis les dépenses.

J'utilise également des couleurs pour identifier :

• les écarts qui augmentent la marge ;
• les écarts qui réduisent la marge.

Cela donne un graphique clair, riche en informations et facile à comprendre.

Prenons un exemple.

Si je présentais ce graphique aujourd'hui, je commencerais par le premier écart lié au chiffre d'affaires.

Comme vous pouvez le voir, je relie un indicateur opérationnel, à savoir 12 postes vacants sur la période, à son impact financier :

550 dollars de chiffre d'affaires manquant.

À partir de là, nous pouvons commencer à explorer les causes.

Pourquoi cela s'est-il produit ?

Nous pouvons orienter la discussion en suggérant plusieurs explications :

• L'équipe de recrutement a-t-elle rencontré des difficultés pour recruter des techniciens dans certaines régions ?
• Dans quelles localisations précisément ?
• Le taux de rotation du personnel a-t-il été plus élevé que prévu ?

Nous pouvons ainsi guider la discussion en montrant à notre audience que nous comprenons les défis du métier parce que nous possédons le contexte nécessaire.

À ce moment-là, nous devenons un partenaire de nos interlocuteurs.

Nous ne sommes plus simplement la personne qui pointe du doigt les problèmes.

J'aime également utiliser ce type de présentation pour expliquer certains concepts financiers ou KPI que les responsables opérationnels comprennent parfois difficilement.

Prenons l'exemple des heures supplémentaires.

La plupart des responsables opérationnels pensent que plus les employés travaillent d'heures supplémentaires, mieux c'est pour l'entreprise.

Et c'est en partie vrai.

Lorsqu'un employé effectue des heures supplémentaires pour un client, cela génère du chiffre d'affaires.

Nous facturons ces heures.

Cependant, pour chaque heure supplémentaire rémunérée, notre coût est environ 1,5 fois plus élevé.

Cela réduit donc la marge.

Cette situation constitue une excellente occasion de montrer que lorsque le nombre d'heures supplémentaires dépasse le niveau prévu, nous enregistrons un écart négatif sur la marge.

Là encore, je relie l'indicateur opérationnel à son impact financier.

Par exemple :

• 30 % d'heures supplémentaires de plus que prévu
• impact financier : 250 dollars de perte de marge

Pour conclure, j'aime dire que le storytelling simple, à travers des outils comme les graphiques en cascade, permet à la fonction FP&A de devenir la voix derrière les chiffres.

Pourquoi ?

Parce qu'il permet :

• d'éliminer les distractions ;
• de se concentrer sur ce qui est réellement stratégique pour l'entreprise ;
• de favoriser des décisions plus rapides et plus pertinentes.

Il contribue également à faire évoluer les mentalités.

Lorsque nous relions les indicateurs opérationnels aux résultats financiers, nous devenons un véritable partenaire du métier.

Et chacun peut alors être responsabilisé quant aux résultats financiers.

Au final, cela permet de positionner le FP&A comme un partenaire stratégique de l'entreprise.

Olga Rudakova

J'invite à nouveau tous les intervenants à nous rejoindre pour une courte discussion.

La question que j'aimerais vous poser est la suivante :

Quel conseil donneriez-vous à quelqu'un qui cherche à améliorer ses compétences en storytelling sans disposer d'un budget important pour des outils ou des formations ?

Cette fois-ci, je vais commencer par vous, Dominic.

Quel serait votre conseil ?

Dominic Nguyen

Oui, c'est une excellente question.

Je reviendrais certainement sur l'idée du mentorat qui a été évoquée un peu plus tôt, parce que c'est selon moi l'un des meilleurs moyens de progresser.

Trouvez quelqu'un avec qui vous êtes à l'aise.

Apprenez de cette personne, de son expérience, de son parcours.

Chaque personne est différente, mais avoir des mentors pour vous accompagner tout au long de votre carrière est toujours quelque chose d'extrêmement précieux.

Olga Rudakova

Très bien.

Merci pour ce conseil.

Kavita, qu'en pensez-vous ?

Comment peut-on améliorer ses compétences en storytelling sans disposer d'un gros budget ?

Kavita Aggarwal

Oui.

En reprenant les résultats du sondage que nous venons de voir, je dirais que l'objectif principal est de développer sa confiance en soi.

Et si vous ne disposez pas de budget, que pouvez-vous faire ?

Je vous conseillerais tout d'abord de bien connaître votre sujet.

Par exemple :

• De quoi êtes-vous responsable dans votre activité de budgétisation ?
• Qui est votre audience ?
• Pour qui gérez-vous un budget ?

Pour répondre à ces questions, vous pouvez tout simplement entrer davantage en contact avec vos parties prenantes.

Apprenez à les connaître.

Comprenez :

• comment leurs opérations fonctionnent ;
• quels sont leurs défis ;
• ce qui se passe sur leur marché.

Je pense que ce sont des moyens simples mais très efficaces d'améliorer votre storytelling, car vous comprenez alors beaucoup mieux le contexte.

Olga Rudakova

Et je pense que c'est déjà la deuxième fois aujourd'hui que nous entendons à quel point la compréhension du contexte est essentielle pour construire une histoire.

Cette compétence est probablement aussi importante que la compréhension de votre audience.

Sans ces deux éléments, il est difficile d'aller plus loin.

Renata, quel serait votre conseil pour quelqu'un qui souhaite améliorer ses compétences en storytelling ?

Renata Berbert

Je pense que nous pouvons tout simplement lire et étudier davantage.

Lire des livres.

Étudier des histoires.

Aujourd'hui, nous avons accès à énormément de ressources.

Pas seulement des livres, mais aussi :

• des articles ;
• des vidéos sur Internet ;
• des contenus qui expliquent différentes techniques de storytelling.

D'ailleurs, j'ai une recommandation.

Il existe un excellent livre intitulé :

Storytelling with Data, de Cole Nussbaumer Knaflic.

Elle possède également un site web du même nom, Storytelling with Data, sur lequel on trouve de nombreuses ressources gratuites.

Étudier est toujours une bonne option.

Et c'est aussi une option peu coûteuse.

Olga Rudakova

Absolument.

Et maintenant, retour vers vous, Anna.

Je sais que vous avez déjà répondu en grande partie à cette question dans votre présentation.

Mais si vous deviez mettre en avant un seul conseil, quel serait-il pour quelqu'un qui souhaite améliorer ses compétences en storytelling ?

Anna Zdanowska

Cela va faire écho à ce que j'ai déjà partagé, mais je vais donner un conseil très pratique.

Ce qui m'a énormément aidée, c'est de m'enregistrer lorsque je m'entraînais.

Au début, cela semble étrange, voire un peu inconfortable, aussi bien au moment où l'on s'enregistre que lorsqu'on se regarde ensuite.

Mais honnêtement, cela m'a énormément aidée.

Chaque fois que j'avais une prise de parole importante, j'activais simplement la caméra de mon téléphone et je m'enregistrais.

Je l'ai fait deux ou trois fois.

Et à chaque nouvelle tentative, je constatais une légère amélioration.

Mais surtout, cela m'a permis de réaliser toutes les choses un peu étranges que je faisais avec mes mains, la façon dont je clignais des yeux ou certains autres gestes qui ne sont probablement pas les plus appropriés.

Je vous recommande donc vivement d'essayer.

C'est vraiment une expérience très révélatrice et cela oblige à être honnête avec soi-même.

Voilà pour le conseil pratique.

Mon deuxième conseil est de demander du feedback.

Regardez-vous à travers une caméra, mais demandez également aux autres :

« Alors, qu'en as-tu pensé ? »

Et faites-le avec une réelle volonté d'écouter les retours.

Parce qu'il m'est arrivé de voir des personnes demander un avis alors qu'en réalité elles cherchaient surtout à entendre :

« C'était très bien. »

plutôt qu'à recevoir un retour constructif.

Alors soyez sincères dans votre démarche.

Demandez du feedback.

Et entraînez-vous devant une caméra.

Olga Rudakova

Merci.

Voilà d'excellents conseils à la fois pour le storytelling et pour la prise de parole en public.

Et d'ailleurs, d'autres conseils vont suivre dans la prochaine présentation.

Dominic Nguyen va maintenant nous parler du rôle de la technologie dans le storytelling FP&A.

Dominic, je vous passe le micro et je vais m'effacer pour vous laisser la scène.

Dominic Nguyen

Merci.

Pour commencer, je dirais que le storytelling en FP&A est, selon moi, à la fois une structure et un art.

Par là, j'entends qu'il existe un cadre méthodologique que l'on peut suivre, mais qu'il y a également une dimension plus créative et plus personnelle.

Dans mon rôle de conseiller technologique, je réalise beaucoup de présentations et d'interventions auprès des clients, que ce soit en tête-à-tête ou devant de grands groupes.

Petite anecdote :

Lorsque j'étais au lycée, j'avais extrêmement peur de parler en public.

Et il y a seulement quelques mois, j'ai réalisé une présentation lors d'un événement Gartner.

C'est donc la preuve qu'au fil de sa carrière, on peut gagner en confiance grâce à la pratique et à une bonne méthode.

Je vais commencer par présenter rapidement les principaux points que nous allons aborder aujourd'hui.

Toute bonne présentation repose sur une structure solide :

• un début ;
• un milieu ;
• une fin.

Je pense qu'il est très important de parler de l'ouverture d'une présentation et de la connaissance de son audience.

Il est également essentiel de rendre sa présentation mémorable.

Je pense aussi qu'il est très utile d'introduire des personnages dans ses récits.

Cela peut être :

• une histoire personnelle ;
• un témoignage client ;
• un cas d'usage provenant du même secteur d'activité.

J'ajouterais également l'importance de l'émotion.

Créer un lien avec son audience.

Utiliser des visuels pour soutenir ce lien.

Et enfin, comme cela a été répété plusieurs fois aujourd'hui :

restez simples.

Assurez-vous que l'information soit facile à assimiler et pas trop complexe pour votre public.

Et nous terminerons par quelques messages clés à retenir.

L'importance d'une bonne structure

Concentrons-nous d'abord sur la structure, et notamment sur la manière de créer une bonne introduction.

Pour réussir une bonne ouverture, la première chose est de connaître son audience.

Que ce soit via LinkedIn, le site internet de l'entreprise ou d'autres sources d'information.

Pourquoi est-ce important ?

Parce que cela vous permet de mieux comprendre les personnes auxquelles vous allez vous adresser.

Apportez également votre personnalité dans la réunion.

Je pense que c'est extrêmement important.

La manière dont vous entrez en relation avec les gens compte énormément.

Car au final, les professionnels du FP&A restent avant tout des personnes comme les autres.

Comprendre leur personnalité vous aide à connecter votre histoire à votre audience.

Et enfin, il est essentiel de laisser une bonne impression finale.

Cette structure crée beaucoup de valeur.

Prenons un exemple.

Imaginons que votre interlocuteur soit un directeur financier.

Ses besoins peuvent être très différents.

Souvent, il souhaite voir les choses à un niveau stratégique et très synthétique.

Il n'est peut-être pas nécessaire d'entrer immédiatement dans des détails très techniques.

Il faut comprendre ses objectifs.

Ses besoins peuvent être extrêmement différents de ceux d'autres membres de l'organisation financière ou d'autres parties prenantes présentes dans la salle.

C'est un exemple simple, mais il illustre l'importance d'adapter son message à son audience.

Un autre exemple intéressant :

Un jour, on m'a demandé :

« Quel est votre rapport préféré ? »

En réfléchissant à cette question, on réalise rapidement que la réponse dépend entièrement de la personne interrogée.

Ce qui est important pour une personne ne l'est pas nécessairement pour une autre.

C'est pourquoi il est essentiel de :

• poser des questions ;
• recueillir du feedback ;
• comprendre les préférences de chacun.

Par exemple :

• certains préfèrent les tableaux de bord et les KPI ;
• d'autres veulent pouvoir entrer dans le détail des analyses et explorer les chiffres.

Comprendre cet éventail de besoins et savoir communiquer différemment selon les personnes est fondamental.

Introduire des personnages et créer un lien émotionnel

C'est une technique extrêmement efficace.

J'étais récemment à Montréal pour une présentation chez un client.

Je savais que les participants parlaient à la fois anglais et français.

Cette information était précieuse.

Par exemple, faire l'effort de parler quelques mots de français permet immédiatement de créer un lien avec l'audience.

De la même façon, raconter une histoire impliquant un personnage ou un client confronté aux mêmes problèmes que votre audience est très puissant.

Si vous pouvez raconter l'histoire d'une entreprise du même secteur qui a rencontré les mêmes difficultés et trouvé une solution, votre audience se reconnaîtra dans ce récit.

C'est extrêmement efficace.

Mais à la fin, il faut toujours revenir aux résultats :

• quels bénéfices ont été obtenus ;
• quels problèmes ont été résolus ;
• comment la solution FP&A a permis d'y parvenir.

Encore une fois, l'émotion et les personnages renforcent énormément l'impact du message.

Garder les choses simples

Nous avons beaucoup parlé de simplicité aujourd'hui.

Et je pense que c'est l'une des meilleures pratiques qui soient.

Ayez un agenda simple.

Soyez concis.

Allez droit au but.

L'une des erreurs les plus fréquentes dans les présentations est qu'elles contiennent trop de détails.

Les diapositives sont souvent surchargées d'informations.

Et lorsqu'un message manque de clarté et de concision, il est difficile pour l'audience d'en retenir quelque chose.

Il est également important d'avancer à un rythme adapté.

Soyez attentif aux réactions de votre audience.

Vous ne savez jamais qui peut avoir une question.

Restez clair et direct, mais prenez également le temps nécessaire pour que les personnes assimilent l'information.

Enfin, terminez toujours par une synthèse.

Encore une fois :

restez simples.

Trois messages clés constituent généralement une bonne pratique.

La plupart des gens ne peuvent assimiler qu'une quantité limitée d'informations.

La simplicité doit donc rester votre priorité.

Les principaux enseignements

Pour conclure, voici nos principales recommandations.

1. Réussir son ouverture

Très souvent, les gens commencent par parler de la météo.

Mais il est souvent préférable de commencer par quelque chose qui crée immédiatement une connexion :

• les produits de l'entreprise ;
• les services qu'elle propose ;
• la ville dans laquelle vous vous trouvez.

Une bonne introduction renforce votre crédibilité et facilite la connexion avec votre audience.

2. Rester simple

Une présentation claire et concise est beaucoup plus facile à retenir.

3. Être mémorable

Dans mon métier, il arrive souvent que plusieurs entreprises présentent leurs solutions au même prospect.

Deux semaines plus tard, les participants ne se souviennent généralement que d'une ou deux présentations.

Si vous avez réussi à créer un lien avec eux et à être mémorable, ils se souviendront de vous.

Je vous remercie tous pour votre temps.

Merci d'avoir suivi cette présentation.

Je rends maintenant la parole à Olga.

Olga Rudakova

Merci beaucoup, Dominic, pour cette excellente présentation.

Je vois arriver de nombreux cœurs dans le chat, et pas seulement des applaudissements !

Et vous avez parfaitement appliqué ce que vous nous avez conseillé.

Vous nous avez recommandé de résumer les choses en trois points clés, et c'est exactement ce que vous avez fait.

Merci pour cela.

Merci d'avoir montré l'exemple et d'avoir mis vos conseils en pratique.

Si vous avez des questions pour Dominic, n'hésitez pas à les envoyer.

Vous avez encore le temps d'en soumettre et nous essaierons d'y répondre lors de la session de questions-réponses.

En attendant, passons à ma partie préférée de l'événement : les principaux enseignements à retenir.

Merci de nous rejoindre à l'écran.

J'aimerais que nous partagions les idées essentielles que vous souhaiteriez que notre audience retienne.

Si les participants ne devaient se souvenir que d'une ou deux phrases de toute cette soirée, lesquelles seraient-elles ?

Kavita, commençons par vous.

Quel est selon vous le message clé de cet événement ?

Kavita Aggarwal

Je dirais trois choses.

Premièrement :

Soyez clairs dès le départ.

Commencez par votre message principal avant d'entrer dans tous les détails.

Deuxièmement :

Reliez vos histoires aux chiffres, ou les chiffres à vos histoires.

Et enfin :

Aidez à orienter les décisions.

Olga Rudakova

Très belles phrases à retenir.

D'ailleurs, je viens justement de recevoir une question qui fait écho à ce type de messages.

Vous voyez, les participants retiennent déjà les bonnes formules utilisées par nos intervenants.

Renata, qu'en pensez-vous ?

Quelle est la phrase que vous aimeriez que l'on retienne aujourd'hui ?

Renata Berbert

Je dirais que le storytelling simple, à travers des outils comme les graphiques en cascade, nous permet de transformer des données complexes en récits clairs et impactants.

Olga Rudakova

Effectivement.

De bons graphiques peuvent véritablement transformer notre manière de communiquer.

Et les professionnels de la finance devraient réellement maîtriser ces outils.

Anna, à votre tour.

Quelle serait votre phrase clé de la journée ?

Anna Zdanowska

Pour être totalement honnête, je vais être très directe.

Je vais reprendre la dernière diapositive présentée par Dominic.

J'ai vraiment adoré ses trois messages clés.

Rendez votre message mémorable.

Commencez par quelque chose de fort.

Quelque chose qui capte immédiatement l'attention de votre audience sur le sujet dont vous allez parler.

Je pense que nous oublions souvent ce principe fondamental.

Ensuite, cela permet naturellement de créer de l'engagement.

Et enfin :

restez simples.

Pour moi, c'est vraiment l'essence du storytelling.

Cela doit être simple.

Vous devriez être capable d'expliquer votre sujet à un enfant de cinq ans.

Votre message doit pouvoir être présenté de manière simple, factuelle et facile à comprendre.

Voilà ce que je retiendrais.

Olga Rudakova

Parfaite réponse.

Et excellent conseil.

Dominic, qu'en pensez-vous ?

Que devrions-nous retenir de cette session ?

Dominic Nguyen

Je recommande une chose :

planifiez et ne procrastinez pas.

Je pense que c'est l'erreur la plus fréquente lorsqu'on prépare une présentation.

Attendre la dernière minute.

Préparer ses slides trop tard.

Se retrouver stressé et sous pression.

Préparez-vous à l'avance.

Accordez-vous du temps.

Et surtout, ne procrastinez pas.

Olga Rudakova

Effectivement.

C'est un excellent conseil.

Nous savons tous comment cela se passe souvent.

Nous analysons les données jusqu'à tard le soir.

Nous préparons les slides dans la nuit.

Et nous présentons le lendemain matin sans nous être laissé suffisamment de temps pour répéter ou nous préparer correctement.

Merci pour ce conseil très précieux.

Début des Questions-Réponses

Olga Rudakova

Nous allons maintenant passer à vos questions.

Nous en avons reçu beaucoup aujourd'hui.

Renata, je vais commencer par vous.

Cette question est adressée à plusieurs intervenants, mais j'ai choisi de commencer avec vous.

Au cours de votre carrière, avez-vous rencontré des difficultés pour obtenir l'adhésion de la direction lorsque vous introduisiez de nouveaux indicateurs ou de nouvelles façons de présenter les données ? Et comment avez-vous surmonté ces difficultés ?

Autrement dit :

• nouveau KPI ;
• nouvelle mesure ;
• nouvelle façon de présenter l'information ;

mais les gens ne sont pas encore habitués au changement.

Que faire dans ce cas ?

Renata Berbert

Je dirais que oui, cela arrive souvent.

Probablement plus souvent que nous le souhaiterions.

Ce que j'essaie de faire, c'est exactement ce que j'ai expliqué dans ma présentation.

Le conseil le plus important pour moi en tant que professionnelle FP&A est de développer des relations solides avec les équipes transverses.

Le FP&A doit comprendre comment fonctionne l'ensemble de l'entreprise.

Nous devons expliquer les résultats et les facteurs qui influencent ces résultats.

Lorsque vous construisez de bonnes relations, vous obtenez du contexte.

Vous comprenez ce qui se passe réellement.

Vous comprenez les difficultés auxquelles les équipes sont confrontées.

Et lorsque vous comprenez leurs difficultés, il devient beaucoup plus simple de présenter un projet, un KPI ou un changement qui les aidera concrètement à résoudre certains de leurs problèmes.

Vous devez toujours établir ce lien.

Montrez comment ce que vous proposez en tant que professionnel FP&A répond à une difficulté opérationnelle réelle.

Les changements restent difficiles parce que personne n'aime vraiment changer.

Mais lorsqu'on démontre qu'un changement est aligné avec les objectifs de l'entreprise et sa stratégie, cela devient beaucoup plus facile à accepter.

Olga Rudakova

Merci.

C'est effectivement une question difficile et un défi fréquent.

Anna, une question pour vous.

Vous avez beaucoup inspiré le public en expliquant que le storytelling pouvait se pratiquer partout et dans tous les formats de communication.

Une question est apparue pendant votre intervention :

Comment trouver une histoire dans les données ?

Je sais que la réponse pourrait faire l'objet d'un livre entier, mais pourriez-vous partager quelques conseils ?

Anna Zdanowska

Vous savez, je reviens toujours au même point :

l'audience.

Chaque histoire a une audience.

Vous devez donc vous demander :

Qu'est-ce qui est important pour cette audience ?

Par exemple, si vous vous adressez à un directeur général qui lutte actuellement contre une baisse de la marge brute, de la rentabilité ou des volumes, posez-vous simplement la question suivante :

Comment ce sur quoi je travaille va-t-il l'aider à résoudre son problème ?

C'est aussi simple que cela.

Au bout du compte, une histoire est souvent liée à une solution.

Je reconnais que ce n'est peut-être pas le conseil le plus concret.

Mais chaque fois que je travaille sur une présentation, je me pose trois questions :

• Qui est mon destinataire ?
• Quel est son problème ?
• Comment mon analyse va-t-elle l'aider à le résoudre ?

Olga Rudakova

Tout à fait.

La plupart des indicateurs d'une entreprise sont liés entre eux.

Comprendre ces liens et ces facteurs explicatifs est fondamental.

Dominic, une autre question pour vous.

Vous présentez probablement des données complexes très régulièrement.

Comment préserver votre crédibilité tout en simplifiant ou en résumant les données ?

Comment trouver l'équilibre entre professionnalisme et simplicité ?

Dominic Nguyen

C'est une excellente question.

Il est toujours important de commencer à un niveau élevé, avec une vision d'ensemble.

Je pense qu'il est très utile de démarrer par une vue globale des informations afin que l'audience comprenne rapidement la situation.

Par exemple, cela peut être un tableau de bord visuellement attractif qui met en évidence un écart particulier.

On peut le faire ressortir en rouge, par exemple, afin qu'il soit immédiatement visible.

Puis, à partir de cette vue d'ensemble, on peut progressivement entrer dans les détails lorsque cela devient nécessaire.

Mais je pense que l'erreur la plus fréquente consiste à commencer directement par quelque chose de très complexe et très détaillé.

Il faut évaluer son audience, commencer au niveau stratégique, puis descendre dans le détail si nécessaire.

Et surtout, être prêt à le faire.

Olga Rudakova

Oui, merci.

Merci beaucoup.

C'est effectivement beaucoup plus efficace ainsi plutôt que de faire l'inverse.

Kavita, j'ai une question pour vous.

Et en réalité, nous avons reçu plusieurs questions similaires.

J'espère donc que votre réponse permettra d'en couvrir plusieurs à la fois.

La question concerne les types de visuels que vous préférez utiliser.

Quels visuels permettent selon vous de faire passer le plus efficacement les messages clés dans un PowerPoint destiné à des dirigeants ?

Un graphique en cascade ?

Un graphique à bulles ?

D'autres types de visuels pour mettre en évidence des tendances, des risques ou des opportunités stratégiques ?

Quels sont ceux que vous utilisez le plus souvent selon les situations ?

Kavita Aggarwal

Honnêtement, je n'ai pas de visuel préféré.

Tout dépend du type de coûts ou du sujet dont je parle.

Par exemple, le graphique en cascade, comme Renata l'a mentionné précédemment, est particulièrement utile lorsqu'on obtient un résultat global qui peut sembler positif, alors qu'en réalité il y a eu de nombreux éléments négatifs et positifs qui se compensent.

Le waterfall chart met très bien en évidence les contributions positives et négatives.

Je le trouve donc extrêmement utile pour les dirigeants.

Ensuite, je dirais qu'un simple graphique linéaire est souvent très efficace lorsqu'il s'agit de comparer des dépenses logicielles, différents fournisseurs ou encore différents niveaux d'utilisation.

Ces graphiques fonctionnent très bien.

Encore une fois, tout part des facteurs explicatifs de vos coûts.

Une fois que vous comprenez vos principaux drivers, vous pouvez choisir le visuel le plus approprié pour raconter votre histoire.

Olga Rudakova

Très bien.

Merci beaucoup.

Et merci pour cette réponse très détaillée.

Il n'existe effectivement pas un seul visuel capable de répondre à tous les besoins.

Nous avons énormément de questions aujourd'hui et il est difficile de toutes les traiter.

J'ai maintenant une question pour vous, Renata.

Elle commence par un compliment :

« Merci pour votre excellente présentation. J'ai particulièrement apprécié l'expression "être la voix derrière les chiffres", car elle résonne profondément avec ma propre vision du rôle du partenaire finance. »

Et voici maintenant la question.

« Je me suis toujours vu comme un partenaire financier de cette façon. Cependant, dans mon expérience, la direction n'a pas toujours adhéré aux actions correctives que je recommandais, même lorsque les données et la logique étaient clairement en faveur de ces recommandations. Comment gérer ce type de situation ? »

Autrement dit :

La solution est logique.

Les chiffres la soutiennent.

Les arguments sont solides.

Mais la direction ne l'accepte pas.

Que pouvons-nous faire ?

Renata Berbert

Cela arrive souvent.

Très souvent même.

En tant que professionnels du FP&A, nous avons naturellement tendance à être rationnels.

Nous nous appuyons sur les chiffres.

Parce que, la plupart du temps, les chiffres ne mentent pas.

C'est simple.

Cependant, il y a autre chose à prendre en compte :

la stratégie et le contexte.

Tout revient toujours au contexte.

Parfois, ce que vous présentez est objectivement bénéfique pour l'entreprise.

Mais ce n'est tout simplement pas la priorité du moment.

Lorsqu'il s'agit d'un sujet prioritaire, je pense qu'il est très utile de bénéficier d'un soutien venant du sommet de l'organisation.

C'est ce qui a fonctionné pour moi au cours de ma carrière.

Et surtout, il faut toujours essayer d'aligner vos analyses et vos recommandations avec la stratégie globale de l'entreprise.

C'est probablement l'un des rôles les plus importants du FP&A.

Si une initiative est soutenue par la direction générale mais qu'elle ne progresse pas au niveau opérationnel, alors un sponsoring fort de la hiérarchie peut aider.

À l'inverse, si un manager souhaite mettre en place quelque chose mais que le PDG ou les membres du comité exécutif n'en perçoivent pas encore l'importance, alors il faut construire le dossier avec ce manager.

Comprenez ses besoins.

Construisez ensemble le récit, comme l'a évoqué Kavita.

Faites quelque chose avec la fonction concernée, et non pour elle.

Ensuite, présentez cette histoire commune à la direction.

Vous aurez probablement davantage de chances d'obtenir le résultat souhaité.

Olga Rudakova

Magnifique conseil.

Construire quelque chose avec les équipes, et non simplement pour elles.

C'est une idée très forte.

Anna, j'ai maintenant une question pour vous.

Et elle est probablement liée à votre personnalité.

La question est la suivante :

Quel rôle jouent l'humour et la légèreté dans le storytelling financier ?

Anna Zdanowska

J'aime beaucoup cette question, honnêtement.

Je dirais que je ne pense pas qu'il soit nécessaire de jouer les humoristes au quotidien.

L'humour n'a pas forcément un rôle majeur dans toutes les situations.

En revanche, dans certains cas, il peut vraiment être utile.

Par exemple, lorsqu'il y a de la tension dans la salle.

Lorsque vous traversez une période budgétaire difficile.

Ou lorsqu'il y a clairement un « éléphant dans la pièce », c'est-à-dire un sujet sensible que tout le monde évite.

Parfois, une remarque légère permet de désamorcer la situation.

Cela peut vraiment aider.

Mais attention.

Encore une fois, tout dépend de votre audience.

Certaines personnes vont immédiatement comprendre, rebondir et entrer dans le jeu.

Et l'atmosphère de la réunion peut alors totalement changer.

Dans d'autres contextes, cela ne fonctionnera pas du tout.

C'est pourquoi il faut connaître son public.

Faire ses recherches.

Comprendre à qui l'on s'adresse.

Au fond, le storytelling est largement une question d'influence.

Il fait partie intégrante de la capacité à influencer.

Et il existe de nombreuses façons d'influencer.

Cela passe notamment par :

• le développement de votre réseau ;
• la qualité des relations que vous entretenez ;
• la compréhension de vos partenaires métier ;
• la connaissance des leviers qui les motivent.

Autrement dit :

• comprendre comment les personnes fonctionnent ;
• savoir quels boutons actionner au bon moment.

C'est également une composante essentielle du storytelling.

Donc, utilisez l'humour si cela vous ressemble naturellement.

Mais ne le forcez pas.

Et surtout, adaptez-le aux personnes qui vous écoutent.

Olga Rudakova

Effectivement. Merci pour votre réponse, Anna.

J'ai maintenant une question pour Dominic, en lien avec les conseils que vous nous avez donnés sur la prise de parole en public.

Quel est votre processus pour préparer et répéter une présentation financière, Dominic ?

Dominic Nguyen

Oui, bonne question.

Quelle est ma méthode pour préparer une présentation ?

Je commence toujours par prendre du recul et réfléchir à une question fondamentale :

À qui vais-je présenter ?

Il est évidemment essentiel de bien connaître son audience.

Je pense également que la question précédente concernant l'humour est importante.

Faut-il intégrer quelques touches d'humour léger dans la présentation ?

C'est un choix assez risqué, je dirais 50/50.

Cela peut très bien fonctionner, mais cela peut aussi tomber à plat.

C'est pourquoi je considère que la meilleure approche reste avant tout de faire beaucoup de recherches.

Comme je l'ai mentionné plus tôt :

• préparez-vous en avance ;
• faites vos recherches ;
• et surtout : entraînez-vous, entraînez-vous, entraînez-vous.

À mon avis, on ne peut jamais trop s'entraîner.

Tous ces éléments sont de très bonnes pratiques.

Olga Rudakova

Merci.

Anna Zdanowska

Et moi... puis-je ajouter un point ?

Olga Rudakova

Bien sûr. Allez-y.

Anna Zdanowska

Désolée de vous interrompre.

J'observe assez souvent une erreur dans notre façon de préparer les présentations.

Généralement, nous créons d'abord les slides, puis nous essayons ensuite de construire l'histoire.

Selon moi, il faudrait faire exactement l'inverse.

Vous devez d'abord avoir votre histoire.

Vous la construisez dans votre tête.

Vous la mettez sur papier.

Et seulement ensuite vous créez la présentation.

C'est un enseignement très concret que j'ai tiré de mon expérience il y a quelque temps.

Ne commencez pas par les slides.

Cela ne rendra pas l'exercice plus facile.

Olga Rudakova

Merci pour cette intervention.

J'ai maintenant une question pour Kavita, puis nous passerons à une question générale pour l'ensemble du panel.

Kavita, comment assurez-vous la cohérence lorsqu'une présentation est préparée par plusieurs équipes ?

Qu'il s'agisse d'un jeu de diapositives ou d'une histoire construite en commun, comment garantissez-vous cette cohérence lorsqu'un grand nombre de personnes sont impliquées ?

Kavita Aggarwal

Pour moi, tout repose sur les séances de planification.

Il faut absolument organiser plusieurs réunions de préparation afin de s'assurer que tout le monde est aligné.

Cela permet notamment d'éviter que plusieurs personnes racontent la même histoire.

Nous devons déterminer clairement :

• qui présente le message principal ;
• qui entre dans les détails ;
• qui aide à orienter la prise de décision.

Nous nous réunissons donc très tôt.

Nous planifions.

Nous répartissons les responsabilités.

Puis nous rassemblons l'ensemble du contenu une dernière fois afin de vérifier :

• la cohérence des messages ;
• la cohérence des diapositives ;
• la cohérence du récit global.

De cette façon, nous évitons de semer la confusion chez notre audience.

Nous arrivons avec un plan clair et un ordre de présentation bien défini.

Et c'est ce qui permet à la présentation d'être réellement efficace au final.

Olga Rudakova

Excellent conseil.

Et d'ailleurs, cette approche ne fonctionne pas uniquement pour les présentations financières.

Elle permet de garantir la cohérence de pratiquement n'importe quel projet collaboratif.

J'aimerais maintenant poser une question générale à tous les intervenants.

Je souhaiterais recueillir vos conseils sur un problème que nous rencontrons tous.

Imaginez que votre audience semble décrocher au milieu de votre présentation. Comment réagissez-vous ?

Comment faites-vous pour récupérer son attention ?

Et je vais commencer avec vous, Renata.

Que faites-vous lorsque vous êtes en train de présenter et qu'à un moment donné vous réalisez que plus personne ne vous écoute ?

Renata Berbert

C'est une excellente question.

Je suis moi-même quelqu'un qui aime utiliser l'humour.

Je pense que j'essaie souvent d'utiliser des analogies ou de faire référence à des exemples concrets du monde réel dans mes présentations.

Cela permet aux personnes de se sentir davantage concernées, car elles entendent quelque chose qui leur est familier.

Et ajouter un peu d'humour aide également à capter leur attention.

Olga Rudakova

En effet, l'humour aide toujours.

C'est souvent un bon moyen de relancer l'attention lorsqu'elle commence à faiblir.

Excellent conseil de la part de Renata.

Anna, à votre tour.

Que faire lorsqu'au milieu d'une présentation, on sent que l'audience n'écoute plus vraiment ?

Anna Zdanowska

D'accord, cela ne s'applique pas forcément à toutes les situations et ce n'est pas toujours la meilleure solution.

Mais personnellement, j'ai tendance à être très honnête et très transparente avec mon audience.

Je peux dire quelque chose comme :

« Je vois que cela ne vous convainc pas vraiment. »

« Quelque chose ne fonctionne pas. »

« Dites-moi ce qui se passe. »

Même avec des groupes de vingt ou trente personnes, cela peut parfois fonctionner.

Cela permet de franchir cette petite barrière invisible qui existe entre le présentateur et son audience.

On casse cette distance.

Et j'ai vu cette approche fonctionner à plusieurs reprises.

C'est donc un conseil très pratique, même s'il n'est pas applicable dans toutes les situations.

Olga Rudakova

Excellent conseil.

Effectivement, commencer à construire la solution ensemble, plutôt que de simplement présenter quelque chose à quelqu'un, est une approche très puissante.

Dominic, qu'en pensez-vous ?

Comment peut-on récupérer l'attention du public lorsqu'on sent qu'elle disparaît au milieu d'une présentation ?

Dominic Nguyen

Très bonne question.

Il existe de nombreuses techniques pour changer de dynamique.

Par exemple, si vous êtes simplement en train d'enchaîner les diapositives et que l'audience commence à décrocher, il peut être utile de changer de format.

Si vous êtes sur Zoom, vous pouvez par exemple lancer un sondage.

Cela interrompt momentanément le flux de la présentation et réengage les participants.

Si vous êtes en présentiel, vous pouvez vous lever et aller au tableau blanc pour commencer à interagir de manière différente.

L'objectif est de rompre la monotonie qui consiste à faire défiler diapositive après diapositive.

En général, les personnes réagissent bien lorsque vous introduisez quelque chose d'un peu différent de la présentation classique.

Olga Rudakova

Très bonne idée.

Changer d'activité permet effectivement de relancer l'attention.

Si quelqu'un était en train de consulter son téléphone, le fait de devoir participer autour d'un tableau blanc peut immédiatement le réengager.

Kavita, vous avez le dernier mot.

Quel conseil donneriez-vous pour réengager une audience qui semble se désintéresser de la présentation ?

Kavita Aggarwal

Personnellement, je commencerais par me demander :

« Quel est le message que je viens de présenter et qui a pu provoquer cette perte d'intérêt ? »

Par exemple, est-ce que j'ai annoncé de nouvelles réductions budgétaires ou un sujet difficile à entendre ?

Si c'est le cas, je dois probablement modifier mon ton et adopter une approche plus empathique.

Donc, pour moi, la solution repose souvent soit sur l'humour, soit sur l'empathie.

J'essaie également d'introduire davantage d'histoires personnelles liées au sujet dont nous parlons.

Et puis, après la présentation, j'enverrais probablement un questionnaire ou une demande de retour afin de comprendre ce qui s'est réellement passé.

Olga Rudakova

Merci beaucoup pour tous ces conseils.

Je suis certaine qu'ils seront très utiles à notre audience.

De nombreuses autres questions sont arrivées entre-temps.

Ne vous inquiétez pas si votre question n'a pas reçu de réponse aujourd'hui ; nous essaierons d'en traiter un maximum par écrit.

Avant de conclure, je voudrais remercier notre sponsor, CCH Tagetik by Wolters Kluwer, sans qui cet événement n'aurait pas été possible.

Merci pour votre soutien.

J'aimerais également vous rappeler les différents moyens de rejoindre la communauté mondiale FP&A Trends.

Vous pouvez :

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Enfin, je voudrais remercier tous ceux qui ont participé en direct aujourd'hui et envoyé leurs questions à nos intervenants.

Je voudrais également remercier l'ensemble de nos panélistes pour avoir partagé leur expertise, leurs retours d'expérience et leurs cas pratiques.

Merci à tous pour votre participation.

J'espère vous revoir très bientôt.

Excellente journée à toutes et à tous.