Maître Othman Farah

En activité depuis plus de 16 ans en qualité d’associé, j’ai décidé depuis 2018 d’exercer à titre individuel. Mon cabinet compte deux avocats, ma collaboratrice et moi. Nous exerçons en Droit immobilier (Baux, copropriété, construction…), Droit du patrimoine et de la famille (succession, libéralités, divorce, partages de contrat de mariages…), Droit de l’indemnisation des préjudices corporels, Droit public, Droit commercial…

Habitué à utiliser un logiciel de gestion de cabinet depuis mes débuts professionnels, j’ai cherché à partir de 2015 un nouveau logiciel pour remplacer le logiciel qui était devenu inadapté aux usages numériques aujourd’hui incontournables pour un cabinet d’avocats (RPVA, Mails, Agenda, …).

Après avoir étudié les différentes offres de logiciels de cabinet d’avocats qui existaient sur le marché, j’ai tout de suite été intéressé par le logiciel Kleos, que j’utilise maintenant depuis 2 ans pour les raisons suivantes :

- La simplicité d’utilisation 

- La mobilité 

- Kleos était l’un des rares logiciels à proposer une bible de 450 modèles d’actes Lamy, implémentée d’origine, les logiciels concurrents nécessitant d’avoir ses propres matrices.

- L’absence de durée d’engagement contractuel et de ne pas devoir acheter une licence coûteuse qu’il aurait fallu rembourser durant plusieurs années même si nous n’en avions plus l’utilité, 

- La possibilité de faire évoluer d’un mois à l’autre le nombre des abonnements et de scinder ou fusionner les bases en cas de restructuration du cabinet,

- L’économie (de l’ordre de 6.000 euros TTC) réalisée au moment du changement de notre parc informatique, du fait que nous n’avons pas eu à renouveler notre ancien serveur et la maintenance y associé,

- Un prix sans surprise : pas de surcoût lié au volume des données hébergées ou en raison des applications mobiles (tablette et smartphone)

L’utilisation d’une base en mode hébergée permet une plus grande mobilité. Je peux avoir accès à Kleos depuis n’importe quel ordinateur (et est aussi disponible sur smartphones, tablettes iOS et Android) et peut travailler, sans avoir besoin d’être physiquement au cabinet. Par exemple quand je me rends à mon cabinet secondaire ou en expertise, je peux me dispenser d’emporter avec moi les dossiers souvent volumineux, puisque toutes les pièces sont dans ma base Kleos. Je peux donc les consulter sur mon ordinateur portable. 

Je n’ai plus à m’inquiéter pour la sauvegarde des données du cabinet qui étaient conservées sur notre ancien serveur, sauvegarde que nous ne pensions d’ailleurs jamais à faire.

Dans le cadre de la SCP dans laquelle j’exerçais avant de créer mon propre cabinet, nous avions connu de nombreux changements imprévus. Une de mes anciennes associées à en effet intégré la magistrature et une nouvelle associée à donc intégré le cabinet. Nous avions aussi eu à faire face à une absence prolongée d’une salariée qui était en congé maladie et que nous n’avons pas remplacée. Kleos nous a permis de moduler les abonnements pour les adapter à tous ces changements imprévus.

Dans le cadre de mon nouveau cabinet, j’ai pu conserver tous les dossiers dont j’étais responsable, grâce à une scission de base (ou plutôt à une copie d’une partie de l’ancienne base), sans avoir besoin d’avoir à faire l’acquisition d’un nouveau serveur coûteux. Ayant recruté une collaboratrice, j’ai souscrit un abonnement pour lui permettre d’accéder à ma base et pouvoir traiter les dossiers du cabinet. Je lui ai également offert le paramétrage de son profil, afin de lui permettre d’utiliser le logiciel pour ses propres dossiers.

Le logiciel permet de gérer les nombreux contacts de mon cabinet. A cet égard, un avantage non négligeable a été de pouvoir obtenir que WOLTERS KLUWER qui édite le guide des professions juridiques, en mette le contenu dans mes contacts, ce qui me permet de bénéficier d’un annuaire complet des professionnels du monde judiciaire : juridictions, confrères…

Il permet également de gérer les dossiers de leur ouverture jusqu’à leur archivage.

La bible des actes recèle de nombreux modèles soit qui étaient fournis avec le logiciel, soit qui ont été repris de notre ancien logiciel, soit encore que nous avons créés.

L’option e-tampon que j’attendais avec impatience depuis deux ans, étant disponible depuis un mois, j’y ai immédiatement souscrit, malgré le surcoût lié à cette option vite rentabilisé vu le gain de temps procuré. Cette option me permet de créer et de préparer l’envoi d’un bordereau de pièces, d’une part, de tamponner mes pièces qui sont automatiquement converties au format pdf. On peut aussi configurer le volume maximal souhaité (4Mo, 10 Mo ou plus) et Kleos se charge de regrouper les pièces en autant de paquets de pièces que nécessaire pour respecter la taille à ne pas dépasser. Il est dommage que Kleos ne permette pas de scinder une pièce lorsqu’elle dépasse à elle seule le volume maximal total d’envoi. Espérons qu’une prochaine amélioration le permette.

Je trouve également très pratique la gestion des mails qui représentent aujourd'hui 80 % des correspondances du cabinet. J’intègre tous les mails reçus ou envoyés depuis Outlook, dans Kleos, grâce au complément Kleos pour Outlook installé avec le logiciel. Ayant également un fax numérique, je reçois les fax par mail et peux donc les intégrer simplement dans Kleos. Cela me permet d’avoir un dossier numérique Kleos très complet. 

J’utilise aussi quotidiennement l’agenda pour entrer ou pour consulter mes rendez-vous. J’y note également les audiences, les expertises, ainsi que les délais impératifs. Les agendas étant partagés, ma collaboratrice a accès à mon agenda et elle peut fixer sans crainte un nouveau rendez-vous pour moi. J’ai également accès à son agenda et peut savoir si elle est en rendez-vous ou en audience, ce qui peut avoir son importance dans l’organisation de mon propre emploi du temps.

Les projets de documents réalisés par ma collaboratrice sont placés dans le parapheur, ce qui me permet de les relire et de les faire partir. Elle peut également faire apparaître dans le parapheur les notes contenant un message laissé au cours d’un appel téléphonique en mon absence.

Enfin la fonctionnalité de gestion des factures est un outil précieux qui permet à la fois d’éditer des factures ou des notes d’honoraires provisionnelles. Il s’agit également d’un outil de suivi de la facturation du cabinet, que j’utilise très régulièrement pour vérifier que j’ai bien atteint les objectifs de facturation que je me suis fixés ou pour faire les relances aux client en cas d’impayé.

Au cours de ces deux ans, j’ai apprécié d’avoir un interlocuteur commercial unique à proximité pour m’accompagner dans la conclusion du contrat initial ou du nouveau contrat conclu au moment de la migration de mon cabinet.

Le chef de projet m’a transmis rapidement après la signature de chaque contrat un calendrier d’implémentation du logiciel et des formations, qui a été respecté.

La phase de mise en place d’un nouveau logiciel, mais ce n’est pas spécialement lié à Kleos, doit être sérieusement préparée, ce que je n’ai malheureusement pas suffisamment pris le temps de faire. Heureusement le support technique de Kleos a été disponible et m’a aidé à solutionner mon problème dans la journée à chaque fois que j’ai pu en avoir besoin.

Rétrospectivement, je m’aperçois que j’ai fait le bon choix. Kleos, par ses performances et ses atouts, a su répondre aux exigences et aux mutations des deux différentes structures dans lesquelles j’ai successivement exercé, qui sont celles de tout cabinet d’avocat moderne. Je ne vois pas mon activité sans Kleos.