Témoignage de Maître Anne –Christine Deutsch Avocat à la Cour, Paris

« J’ai commencé ma carrière professionnelle dans un cabinet qui utilisait le logiciel Cicéron que j’appréciais ; ultérieurement, les cabinets dans lesquels j’ai été amenée à travailler refusaient malheureusement d’utiliser ces logiciels.

Lorsque je me suis installée seule, j’ai alors choisi le logiciel qui me convenait le mieux, Kleos.

J’ai en effet choisi Kleos car le représentant de Wolters Kluwer venu m’en faire la démonstration m’a immédiatement montré les fonctionnalités spécifiquement utiles à ma structure. J’ai par ailleurs trouvé le prix particulièrement attractif.

Un des aspects les plus importants réside dans sa mobilité : avec Kleos sur mes ordinateurs portables ou sur tablette, voire même sur mon Smartphone, j’ai un accès immédiat aux données de mon cabinet.

Ainsi, le fait que ce soit un système hébergé me permet de travailler à mon domicile, lors de mes déplacements et en fonction de mes disponibilités.

C’est un produit fiable et sécurisé, qui évolue bien.

A ce titre, je reçois en amont le « rapport des nouveautés » précis et clair, expliquant l’apport des nouvelles mises à jour.

Nous avons aussi la possibilité de suivre des formations gratuites par thème d’une heure devant notre écran d’ordinateur, pour la prise en main du logiciel mais aussi sur des sujets spécifiques tels que la facturation etc : c’est pratique, simple, rapide et efficace.

La hotline a fait d’énormes progrès : quand je rencontre une difficulté ou lorsque je m’interroge sur l’utilisation d’une fonction, j’appelle ou j’envoie un mail, et une solution est rapidement trouvée ; récemment la hotline a pu me récupérer un fichier Word perdu qui représentait plusieurs heures de travail.

Ma structure ne comporte que deux avocats, je n’ai pas de secrétaire, nous sommes totalement autonomes.

L’intérêt de Kleos dans ce contexte est de proposer des matrices spécifiquement configurées selon les besoins et la mise en page de mon cabinet, cela nous fait gagner beaucoup de temps.

Les fonctionnalités « contact » et « facturation » constituent également un gain de temps appréciable.

Il suffit préalablement de saisir la fiche de chaque contact, de renseigner ses fiches de temps correctement et l’édition des courriers, actes de procédure et factures devient alors un jeu d’enfant.

La fonctionnalité « Tâches » est elle aussi très pratique : elle permet de saisir les tâches à attribuer aux collaborateurs et à moi même. Ce que je fais le week-end par exemple, pour toute la semaine à venir, afin d’être prêts dès le lundi matin. Nous n’avons par conséquent plus de « réunion de procédure ».

J’utilise aussi beaucoup la fonctionnalité « A suivre », véritable parapheur numérique dans lequel ma collaboratrice y met l’ensemble de ses projets, les notes téléphoniques, ses observations sur tel ou tel dossier.

Les tableaux et rapports sont extrêmement précis : c’est une base de travail que l’on peut adapter ensuite au gré des besoins du cabinet. Avec quelques clics de souris, il est possible d’avoir une visibilité immédiate sur la facturation mensuelle de chacun, les factures encaissées, les impayés par dossier ou par client etc...

Chaque cabinet a des besoins spécifiques, et Kleos est un logiciel qui évolue aux côtés de ses clients en fonction des besoins des avocats.

Je fais partie des membres fondateurs d’ADN (Association pour le Développement Numérique), association ouverte aux utilisateurs de Kleos, dont l’objet consiste notamment à permettre aux avocats membres de participer au développement de leur logiciel, de partager leur expérience d’utilisateurs et lors de nos réunions de travail, nous faisons remonter nos besoins dans une ambiance très conviviale.

Ces réunions sont également l’occasion de rencontrer des confrères, d’échanger les bonnes pratiques et les astuces mises en place par chacun...

En conclusion, je dirais que Kleos facilite le quotidien des avocats car il nous fait gagner beaucoup de temps. Il nous permet d’être autonomes et moins contraints par les tâches administratives. Quand on crée une structure, petite ou moyenne, c’est vraiment un outil parfait ! »