Avez-vous déjà passé des heures à zoomer et dézoomer sur l'image d'un contrat numérisé, à la recherche d'une clause importante ?
Avec une moyenne de 9 800 documents dans un service juridique, chaque document contenant en moyenne 9 pages, la recherche d'une clause spécifique peut devenir une tâche fastidieuse. Comme ils ne présentent qu'une image de votre document, les documents numérisés ne sont pas faciles à analyser lorsque vous n'avez pas accès au contenu réel des documents originaux.
C'est là que l'OCR vient à votre secours !
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie très répandue qui automatise l'extraction de données à partir de documents et d'images numérisés, pour ensuite convertir le texte en un format lisible par une machine et dans lequel il est facile de faire des recherches.
Par exemple, vous avez reçu une copie papier d'un rapport. Vous aimeriez en utiliser certains résultats pour les présenter au conseil d'administration. Grâce à l'OCR, vous pourrez numériser automatiquement le rapport dans un format de reconnaissance de texte intégral et effectuer des recherches dans son contenu. Autrement dit, vous pouvez désormais accéder à des informations qui se trouvaient initialement dans un format verrouillé.
#1 Rechercher facilement des informations
Que vous souhaitiez trouver une date clé dans un litige ou rechercher une clause juridique, le nom d’un partenaire ou celui d’une entité juridique dans un document, avec l'OCR, vous pouvez trouver ces informations rapidement. Le temps que vous passez habituellement à parcourir des documents pendant des heures, à la recherche d'informations pertinentes, peut désormais être utilisé pour des tâches à forte valeur ajoutée.
#2 Analyser facilement les contrats
L'OCR peut être combiné à l'IA afin d'analyser des documents. Avec l'OCR, vous pouvez numériser des contrats et convertir leur contenu en formats modifiables, tandis qu'avec l'IA, vous pouvez vous assurer que ces informations sont indexées et utilisées pour l'analyse des contrats.
#3 Prendre des décisions bien informées
Que l'entreprise doive effectuer un audit ou évaluer un cas en fonction de ses risques, l'OCR peut être utilisé pour s'assurer que toutes les informations nécessaires (qui à l'origine peuvent être dans un format qui n'est pas convivial) sont disponibles. Avec l’OCR, vous pouvez vous assurer que vous tirez le meilleur parti des informations qui pourraient autrement se trouver dans des documents éparpillés dans différents placards et bureaux. Le fait de numériser, modifier, classer par catégorie et stocker les documents dans le dossier approprié signifie que toutes les informations dont vous avez besoin sont centralisées en un seul endroit, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées.
Tout service juridique, quelle que soit sa taille ou ses capacités financières, peut intégrer l'OCR aux autres outils en place. Avec l'OCR, vous pouvez gagner du temps, améliorer l'efficacité, augmenter la productivité et renforcer le rôle de votre service juridique en tant que générateur de valeur dans l'entreprise.
Legisway est une solution de gestion juridique qui offre la fonction OCR pour aider votre département juridique à générer de la valeur à partir de toutes les données importantes, quel que soit leur format d'origine.
