Avez-vous déjà passé des heures à zoomer et dézoomer sur l'image d'un contrat numérisé, à la recherche d'une clause importante ?
Avec une moyenne de 9 800 documents dans un service juridique, chaque document contenant en moyenne 9 pages, la recherche d'une clause spécifique peut devenir une tâche fastidieuse. Les documents numérisés ne sont pas faciles à analyser lorsque vous n'avez pas accès au contenu source des documents originaux. C’est précisément là que la numérisation des documents juridiques structurée et la gestion électronique des documents (GED) changent la donne en facilitant une recherche intelligente de documents.
C'est là que l'OCR vient à votre secours !
Qu’est-ce que l’OCR et pourquoi est-il essentiel pour le secteur juridique ?
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie très répandue qui automatise l'extraction de données à partir de documents et d'images numérisés, pour ensuite convertir le texte en un format lisible par une machine et dans lequel il est facile de faire des recherches. Outil clé des LegalTechs, l'OCR accélère l’automatisation des processus documentaires, renforce la productivité des juristes et soutient la conformité réglementaire en fiabilisant l’accès à l’information.
Par exemple, vous avez reçu une copie papier d'un rapport. Vous aimeriez en utiliser certains résultats pour les présenter au conseil d'administration. Grâce à l'OCR, vous pourrez numériser automatiquement le rapport dans un format de reconnaissance de texte intégral et effectuer des recherches dans son contenu. Autrement dit, vous pouvez désormais accéder à des informations qui se trouvaient initialement dans un format verrouillé, tout en améliorant la sécurité des données juridiques grâce à une centralisation contrôlée.
Rechercher facilement des informations
Que vous souhaitiez trouver une date clé dans un litige ou rechercher une clause juridique, le nom d’un partenaire ou celui d’une entité juridique dans un document, avec l'OCR, vous pouvez trouver ces informations rapidement. Le temps que vous passez habituellement à parcourir des documents pendant des heures, à la recherche d'informations pertinentes, peut désormais être utilisé pour des tâches à forte valeur ajoutée grâce à une recherche intelligente de documents.
Analyser facilement les contrats
L'OCR peut être combinée à l'IA afin d'analyser des documents. Avec l'OCR, vous pouvez numériser des contrats et convertir leur contenu en formats modifiables, tandis qu'avec l'IA, vous pouvez vous assurer que ces informations sont indexées et utilisées pour l'analyse des contrats. Ce tandem s’inscrit au cœur de la digitalisation du service juridique, de l’automatisation des processus et de la productivité des juristes.
Prendre des décisions bien informées
Que l’entreprise doive réaliser un audit ou évaluer un dossier en fonction de ses risques, l’OCR permet de garantir que toutes les informations nécessaires sont accessibles, même lorsqu’elles sont initialement stockées dans des formats non exploitables. Avec l’OCR, vous pouvez vous assurer que vous tirez le meilleur parti des informations qui pourraient autrement se trouver dans des documents éparpillés dans différents placards et bureaux. Le fait de numériser, modifier, classer par catégorie et stocker les documents dans le dossier approprié signifie que toutes les informations dont vous avez besoin sont centralisées en un seul endroit, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées, en ligne avec la conformité réglementaire et les exigences de sécurité des données juridiques.
Tout service juridique, quelle que soit sa taille ou ses capacités financières, peut intégrer l'OCR aux autres outils en place. Avec l'OCR, vous pouvez gagner du temps, améliorer l'efficacité, augmenter la productivité des juristes et renforcer le rôle de votre service juridique en tant que générateur de valeur dans l'entreprise — une brique essentielle de la digitalisation du service juridique.
Conclusion : l’OCR, un levier clé de la digitalisation juridique
Legisway est une solution de gestion juridique qui offre la fonction OCR pour aider votre département juridique à générer de la valeur à partir de toutes les données importantes, quel que soit leur format d'origine, en s’intégrant à votre gestion électronique des documents (GED) et à vos workflows.
