Gestion de la performance, budgétisation et planification
ConformitéFinanceavril 03, 2020

5 outils indispensables pour plainfier ces temps d'incertitude

En période de turbulences, les directeurs financiers doivent diriger des fronts qui sont en dehors de leurs préoccupations habituelles. Aujourd'hui, ces fronts vont de la mise en place rapide de protocoles de télétravail, sans intervention de l’informatique, à la projection des performances et des décisions sur une base quotidienne, voire horaire. Afin d’être en mesure de gérer ces demandes, le département Finance a besoin de fonctions qui permettent aux finances d'être flexibles. La clé de cette flexibilité est la maîtrise des données, et la seule façon d'y parvenir est de disposer d'un système qui traite les données rapidement, sans duplication, et qui intègre les informations financières et opérationnelles.

Ce qui aide les directeurs financiers aujourd’hui sont les outils de pilotage de la performance. Ils progressent de manière à favoriser l'agilité et l'adaptabilité. Grâce à ces solutions modernes, nous avons le pouvoir d’analyser la performance de nos données, d'évaluer les décisions commerciales à prendre et d'élaborer des plans d'action plus précis.

Voici 5 fonctions essentielles d'un logiciel de gestion financière que le directeur financier doit posséder afin de l'aider à naviguer en ces périodes d’incertitude.

Planification des flux de trésorerie

Le vieux dicton "l'argent est roi" est plus approprié que jamais, comme l'a confirmé le Wall Street Journal dans un récent article. En période de doute, il est essentiel de garder un œil sur les projections de trésorerie en planifiant correctement les facteurs clés comme les conditions de facturation, les DSO/DPO, les lignes de crédit et le financement des investissements.

Nous avons constaté qu'en estimant les attentes de trésorerie de vos principaux clients générateurs de revenus et en déterminant les liquidités absorbées par vos principaux facteurs de coûts, vous améliorerez considérablement la capacité d'adaptation de votre organisation, même sans un exercice complet de planification des liquidités.

Vous pouvez aller plus loin dans la planification des liquidités en projetant les postes du bilan, en accordant une attention particulière à votre fonds de roulement prévu. La planification des créances et des dettes prévues est aussi essentielle que la projection de la trésorerie. Votre RA et votre PA se traduiront ensuite par des encaissements ou des décaissements.

Optimisation de la rentabilité

Dans un contexte inédit et incertain, tout comme l'argent liquide, les dépenses doivent être maîtrisées. En vous appuyant sur des capacités de répartition qui vous permettent de répartir avec précision les coûts indirects entre les services, les produits ou les clients, vous pouvez comprendre la rentabilité réelle des différents segments et décider lesquels maximiser ou interrompre temporairement.

Nous avons également constaté que les organisations disposant de modèles de comptabilité par activités (ABC) étendus sont mieux placées pour optimiser les activités et les ressources de manière à accroître la rentabilité de l'entreprise et à garantir la création de valeur pour toutes les parties prenantes.

Flux de travail et collaboration

Nous savons à quel point la communication et la collaboration sont essentielles en ces temps de turbulences. Les capacités de flux de travail sont nécessaires aux entreprises, surtout lorsque les équipes sont décentralisées. Dans un tel scénario, le suivi des processus permet à votre équipe financière centrale d'évaluer où se situe votre équipe élargie en termes de tâches accomplies. Plus précisément, le workflow détaillé de CCH Tagetik guide vos collègues pour qu'ils prennent des mesures sur les activités assignées via une interface simple, guidée et collaborative.

Modélisation de scénarios

Comme nous le savons tous, la planification de scénarios est une pratique standard dans tout processus budgétaire. Lorsqu'il s'agit de demandes sans précédent, la planification de scénarios devient un exercice de planification d'initiatives. Nous devons proposer de multiples initiatives, puis les combiner et les faire correspondre entre elles afin d'évaluer la meilleure combinaison et le meilleur résultat possible. Dans ce cas, deux fonctions deviennent vitales pour l'évaluation rapide de nouveaux scénarios : 1. la flexibilité permettant d'ajouter de nouvelles initiatives basées sur des facteurs déterminants et 2. la capacité de visualiser immédiatement l'impact de ces initiatives grâce à des méthodes de recherche d'objectifs et de fixation de cibles.

La relecture continue 

Lorsqu'un imprévu se produit, les organisations de toute taille ou de tout secteur doivent continuellement mettre à jour leurs projections. Pour y parvenir, les organisations doivent tenir compte de l'impact des performances réelles à ce jour et estimer les meilleures performances pour les jours à venir. Il est fondamental de s'appuyer sur des moteurs et des modèles de prévision faciles à utiliser, qui permettent de combiner rapidement les données réelles et les budgets dans un tout nouveau scénario, éventuellement même plusieurs fois par semaine. De cette façon, vous pouvez évaluer l'évolution de la situation de votre entreprise. Les organisations qui s'appuient sur le budget annuel pour obtenir des performances annuelles trouveront bientôt leurs plans dépassés et anachroniques. Ces entreprises devront rapidement se lancer dans une logique de prévision pour – à minima - replanifier le reste de l'année. Les organisations qui ont déjà adopté une logique de roulement sur 12 ou 18 mois devront augmenter la fréquence des projections pour évaluer les résultats attendus chaque semaine - au minimum.

Si nous avons appris quelque chose au cours des deux derniers mois, c'est que l'adaptabilité est l'objectif opérationnel le plus important auquel une organisation peut aspirer. La capacité d'adaptation rapide exige une vision fiable des performances. Seule une connaissance approfondie des performances financières et opérationnelles permet au département financier d'orienter les décisions de l'entreprise vers les meilleures opportunités en cas de crise.

Pour en savoir plus sur la façon dont CCH Tagetik peut vous aider à comprendre l'ensemble des impacts financiers et opérationnels des prises de décision liées à la crise, regardez cette série de vidéos : "Les outils de planification indispensables en temps d’incertitude".