Samarbejde er alfa og omega for en velfungerende revisionsvirksomhed. Dog er det ikke altid let at få et smidigt og effektivt samarbejde med kunder og kolleger. Mange kan nok genkende lange mailkæder, dokumenter der forsvinder eller indsamling af dokumenter via uformelle kanaler. Hvis du kan genkende dette, er du langt fra den eneste.Uafhængig af om du er et lille eller større revisionsfirma, er der ofte større behov for dokumentation og samarbejde. Dette fører ofte til processer og løsninger, der fungerer her og nu.
Desværre bliver disse processer let utydelige, bundet op på enkeltpersoner, og ting kan nemt falde ned mellem to stole. Både større og mindre revisionsvirksomheder kommer ud for dette. For at slippe for de mest almindelige fejl søger mange en slags CRM-system, opgavestyring eller hjælp til arbejdsprocesser. Nedenfor ser du, hvordan en digital samarbejdsplatform kan hjælpe dig med at undgå de mest almindelige udfordringer.
Prioriter rigtigt ved hjælp af filtre og områdefokus
Når arbejdsopgaverne hober sig op, er det svært at prioritere. Da kan det være godt at filtrere det væk, som ikke er relevant lige nu og fokusere på de arbejdsopgaver, der skal løses netop nu.
Ved at filtrere eller områdefokusere bliver det lettere at prioritere og skabe en behagelig arbejdssituation. Er du nødt til at bruge dagen på kvalitetsstyring, så filtrerer du på det. Har du brug for at afsætte dagen til en bestemt kunde, så vælger du at få vist udelukkende opgaver og dokumenter, som vedrører denne kunde. Skal du i stedet fokusere på ugens opgaver, kan du vælge at se udelukkende disse.
Brug mindre tid på administration og mere tid på rådgivning
Undersøgelser viser, at mange i revisions- og regnskabsbranchen oplever, at kravene til regeloverholdelse (compliance) er blevet mere omfattende, både fra lovgivers side og internt. Et godt gæt er, at kravene fortsat vil øges fremover.
Mange, som havde håbet at kunne bruge deres tid på opgaver, der føles meningsfulde og værdiskabende for deres kunder, vælger da at forlade branchen efter få år.
For at reducere den tid, der bruges på administrative opgaver og øge den tid, der afsættes til rådgivning, giver det mening at se på hjælp til arbejdsprocesser. Ved at opsætte standardiserede processer for sit arbejde og automatisere, hvad der er muligt, er meget vundet.
Enklere indsamling af dokumenter
Megen dokumentation og mange dokumenter skal indsamles, når det er tid til f.eks. årsregnskab, skatteopgørelser eller når samarbejde med en ny kunde skal indledes. Denne opgave oplever mange som svær og tidskrævende. Ofte mailes bilag frem og tilbage. Mange gange er man nødt til at påminde kunderne om at sende de rette dokumenter.
Kravene til dokumentation vil næppe mindskes i fremtiden, snarere tværtimod. Derfor er det godt at kigge efter en smidig løsning på dette allerede nu. Med en digital samarbejdsplatform med dokumentdeling kan du sende forespørgsler og indsamle alle dokumenter på ét og samme sted. Du slipper for at søge i indbakken for at finde, hvad du skal bruge. Desuden sendes der automatiske påmindelser, hvis dokumentation ikke kommer ind.
Overhold deadlines
Der er mange grunde til missede deadlines: for mange arbejdsopgaver på en gang, en stressende arbejdssituation, sygdom eller manglende kommunikation. Et digitalt værktøj kan give et let overblik over arbejdsopgaver og kunder – både dine egne og kollegers.
På den måde bliver det let at holde styr på situationen hele tiden. Skulle nogen blive syge eller have for meget at lave i en periode, er det nemt at flytte opgaverne over til en anden, som har mulighed for at tage sig af det.
At implementere et nyt værktøj kan være tidskrævende til at starte med, men i det lange løb vil det gøre tingene lettere og spare tid. Et godt råd er at finde en fleksibel løsning, som tilpasses efter jeres arbejdsprocesser og ikke omvendt.
Hvis du vil vide mere
Samarbejd enkelt og effektivt med dine kunder og kolleger ved hjælp af
Capego Teamwork Plus.
