Sådan fik JN Bogføring bedre arbejdsoverblik

Udfordring: Behovet for bedre overblik og effektivitet 

JN Bogføring stod over for en voksende udfordring:  det var svært at få overblik over kundernes opgaver og processer. Med en arbejdsdag, der ofte strakte sig ud over almindelig kontortid, og et team bestående af deltidsansatte og studentermedhjælpere, blev det tydeligt, at de eksisterende arbejdsgange ikke længere var tilstrækkelige.

Manuelle processer og manglende systematik i opgavehåndteringen førte til dobbeltarbejde og risiko for fejl. Samtidig voksede behovet for, at medarbejderne selv kunne navigere i opgaverne uden at være afhængige af Janni som flaskehals.

Det blev klart, at virksomheden havde brug for et kundestyringssystem, der kunne skabe struktur, sikkerhed og skalerbarhed.

”Vi havde brug for et system, der kunne give os overblik og sikre, at ingen kundeopgave blev glemt,” siger Janni Nigaard Nielsen.

Løsning: Capego Practice Management som digitalt fundament 

Løsningen kom i form af Capego Practice Management fra Wolters Kluwer. Selvom JN Bogføring ikke aktivt søgte et nyt system, blev de inviteret til at deltage i pilotfasen – en mulighed, de ikke kunne sige nej til. Med tidligere erfaring med Wolters Kluwers systemer og en positiv indstilling til digitalisering, blev overgangen til Capego en naturlig udvikling.

Migreringsprocessen blev oplevet som både hurtig og støttende. Dataflytningen fra Capego Teamwork blev håndteret med stor hjælpsomhed fra leverandørens side, og trygheden i det nye system voksede i takt med, at nye versioner blev rullet ud. Medarbejderne tog godt imod de nye arbejdsgange, og systemet blev hurtigt tilpasset med egne opgavetyper og tjeklister, der matchede virksomhedens behov.

De første funktioner, der blev taget i brug, var kundekartoteket og dokumentstyringen, efterfulgt af opgavestyring. Systemet gjorde det muligt at oprette opgaver og tilknytte processer med aktiviteter samme dag som kunderne var overført – en effektiv implementering, der skabte værdi fra dag ét.

Compliance, GDPR, dokumentation og sikkerhed i orden

Kravene til GDPR og korrekt dokumentation fylder mere og mere i hverdagen hos bogføringsvirksomheder. For JN Bogføring var det vigtigt at sikre, at kundedata og dokumenter blev håndteret struktureret, sikkert og dokumenterbart – uden at det skabte ekstra administration.

Med Capego Practice Management samles kundedata, dokumenter og opgaver i ét system med klar struktur, adgangsstyring og sporbarhed. Det gør det nemt at finde dokumentation, sikre korrekt håndtering af personoplysninger og dokumentere arbejdsgange ved behov.

Resultat: Øget effektivitet, arbejdsglæde og kundeværdi 

Siden implementeringen af Capego Practice Management har JN Bogføring oplevet markante forbedringer i både intern effektivitet og kundesamarbejde. Dokument- og opgavestyring har skabt en mere organiseret hverdag, hvor medarbejderne nemt kan følge med i opgaver og deadlines – også når de arbejder hjemmefra eller Janni er ude hos kunder.

Systemet har reduceret spildtid og fjernet flaskehalse, hvilket har frigjort tid til mere værdiskabende arbejde. Medarbejderne arbejder mere selvstændigt, og kunderne mærker forskellen i form af bedre struktur og hurtigere respons.

”Mine medarbejder kan nu selv planlægge og tage ansvar for opgaverne, hvilket har frigjort min tid og skabt bedre flow,” siger Janni Nigaard Nielsen.

Janni anbefaler Capego til andre virksomheder, især mindre bogføringsfirmaer, der ønsker at skabe merværdi og effektivitet.