Agile Audit
ComplianceFinanceTax & Accounting09 มิถุนายน, 2564

เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้นด้วย TeamMate+

วิธีการตรวจสอบแบบอไจล์ ช่วยให้ทีมตรวจสอบภายในสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ปรับปรุงงานที่สำคัญ สนับสนุนการทำงานร่วมกันมากขึ้น ส่งเสริมการสื่อสารตามเป้าหมาย และตอบสนองความต้องการของผู้บริหารและคณะกรรมการบริษัท การเปลี่ยนแปลงวิธีการตรวจสอบนี้ช่วยให้หน่วยงานตรวจสอบภายในพัฒนาภารกิจในการสร้างและปกป้องคุณค่าภายในองค์กรได้ดียิ่งขึ้น

คุณค่าของวิธีการแบบอไจล์

หลังจากอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์เข้ามามีบทบาท ทีมตรวจสอบภายในตระหนักได้ถึงคุณค่าของแนวทางแบบอไจล์อย่างรวดเร็ว เนื่องจากวิธีการตรวจสอบแบบดั้งเดิมนั้นฝังรากลึกอยู่ในวิชาชีพการตรวจสอบ การดำเนินการเปลี่ยนแปลงวิธีการจึงจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่ รวมทั้งการปรับเปลี่ยนความคิดและกระบวนการ จากคำตอบกว่า 1,000 คำตอบทั่วโลกที่ได้จากงานวิจัย Touchstone Insights for Internal Audit ที่ทีมเมทสำรวจขึ้น พบว่า มากกว่า 70 เปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่า พวกเขากำลังวางแผนที่จะดำเนินการหรือกำลังดำเนินการตามวิธีการแบบอไจล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ภาวะการระบาดใหญ่ทั่วโลกได้ผลักดันให้ทีมที่อาจไม่เคยมีแนวปฏิบัติแบบอไจล์ให้ก้าวไปสู่การดำเนินงานแบบอไจล์ได้เร็วขึ้นเพื่อตอบสนองต่อความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงไป

TeamMate+ มีเครื่องมือและความสามารถที่ช่วยให้ทีมตรวจสอบสามารถดำเนินงานด้วยความคล่องตัวมากขึ้น

การอัปเดตความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง

ความเสี่ยงมีพลวัตมากขึ้นกว่าที่เคยในโลกที่เปลี่ยนแปลงไป ขั้นตอนแรกในการนำความคิดและแนวทางแบบอไจล์ไปใช้ คือ การอัปเดตสภาวะความเสี่ยงของคุณอย่างต่อเนื่อง TeamMate+ สามารถรับข้อมูลความเสี่ยงจากหลายแหล่งเพื่อแจ้งให้ทีมตรวจสอบทราบถึงการเปลี่ยนแปลงโปรไฟล์และ/ หรือการจัดอันดับความเสี่ยงในอดีต ซึ่งจะช่วยให้ทีมตรวจสอบเข้าใจและสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะต้องดำเนินการได้

งานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการยังคงต้องอยู่ภายใต้การประเมินความเสี่ยง

ในสภาพแวดล้อมแบบอไจล์ งานที่ทีมต้องทำทั้งหมดในโครงการ (product backlog) และงานที่ทีมจะส่งมอบ (sprint backlog) เป็นทรัพย์สินที่สำคัญ เมื่อแปลงสิ่งนี้เข้าสู่โลกแห่งการตรวจสอบ การประเมินความเสี่ยงใน TeamMate + จะถือว่า งานที่ทีมต้องทำทั้งหมดในโครงการ (product backlog) คือ "งานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ" (audit backlog) ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบ (เจ้าของผลิตภัณฑ์) จะระบุโครงการตรวจสอบที่เป็นไปได้และใช้ประโยชน์จากการประเมินความเสี่ยงอย่างต่อเนื่องเพื่อจัดลำดับความสำคัญของโครงการตรวจสอบเหล่านี้ตามข้อมูลการจัดอันดับความเสี่ยงล่าสุด ข้อมูลความเสี่ยงนี้อาจมาจากโครงการที่เสร็จสมบูรณ์หรือมาตรการที่กำหนดเองอื่น ๆ โดยใช้ฟังก์ชันการแลกเปลี่ยนข้อมูล TeamMate Data Exchange API

รายชื่อโครงการตรวจสอบที่มีการจัดอันดับและจัดลำดับความสำคัญในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เรียกว่า งานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ (audit backlog) และสามารถขยายโครงการต่อไปได้เพื่อสร้างงานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

จากจุดนี้ โครงการตรวจสอบจะถูกสร้างขึ้นตามลำดับความสำคัญและการจัดอันดับความเสี่ยง

การจัดการช่วงเวลาดำเนินงาน (sprints)

หน่วยงานตรวจสอบแบบอไจล์ตระหนักถึงคุณค่าของการแบ่งการตรวจสอบทั้งหมดออกเป็นหลายส่วนที่ต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์ภายในช่วงเวลาที่เรียกว่า "สปรินท์" (sprint) การใช้สปรินท์จะช่วยให้ทีมสามารถวัดผลสำเร็จ แก้ไขข้อบกพร่อง รับข้อมูลใหม่ที่เกี่ยวข้อง และระบุอุปสรรคหรือสิ่งกีดขวางได้อย่างรวดเร็ว กรอบเวลาเช่นนี้ส่งผลให้มีข้อมูลเชิงลึกในการตรวจสอบอย่างทันท่วงทีเพื่อการดำเนินการจัดการที่รวดเร็ว

TeamMate+ ช่วยให้ทีมตรวจสอบภายในสามารถจัดระเบียบงานของตนให้เป็นสปรินท์ได้ ให้คิดว่าแต่ละสปรินท์เป็นโฟลเดอร์ที่มีรายการทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จในระหว่างการตรวจสอบ เช่น วัตถุประสงค์ ความเสี่ยง การควบคุม และขั้นตอนต่างๆ ในระหว่างการวางแผนสปรินท์แต่ละครั้ง ทีมสกรัม (หัวหน้าทีมตรวจสอบ) จะรวบรวมรายการจากงานที่ทีมจะส่งมอบ (sprint backlog) และตัดสินใจเกี่ยวกับกรอบเวลาการทำให้เสร็จสมบูรณ์โดยบรรจุรายการลงในสปรินท์ที่กำหนดไว้

ทำความเข้าใจบริบทโดยใช้มุมมองตามลำดับชั้น

ในขณะที่คุณกำลังตรวจทานขั้นตอนการตรวจสอบหรือข้อตรวจพบในการตรวจสอบแบบอไจล์ เครื่องมือ Perspectives ภายใน TeamMate + ช่วยให้ทีมตรวจสอบสามารถจัดเตรียมข้อมูลเพื่อให้สามารถมองเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบันมากที่สุดได้อย่างง่ายดาย

มุมมอง "การดูสปรินท์" (sprint view) สามารถกำหนดค่าได้โดยใช้มุมมองตามลำดับชั้นที่มีอยู่ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบ (product owner) สามารถดูโฟลเดอร์สำหรับแต่ละสปรินท์ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถเจาะลึกเข้าไปเพื่อดูข้อมูล ดังนี้

  • สถานะของขั้นตอนการตรวจสอบ
  • วันที่ครบกำหนดและพิจารณาทบทวนวันที่ครบกำหนด
  • ผลการตรวจสอบ
  • ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเหล่านี้
  • เอกสารประกอบ

เบราว์เซอร์หรือมุมมองตามลำดับชั้นข้างต้นทำให้เห็นบริบทของขั้นตอนการตรวจสอบเหล่านั้น มุมมองแบบแบนราบเป็นวิธีที่เร็วกว่าในกรณีที่มุ่งเน้นเฉพาะเรื่อง เช่น การตรวจสอบ ความเสี่ยง หรือข้อตรวจพบต่างๆ

ปรับจุดที่มุ่งเน้นให้ชัดเจนด้วยมุมมองและฟิลเตอร์แบบแบนราบ

ในขณะทำการตรวจสอบหรือบันทึกผลของขั้นตอนการตรวจสอบอย่างขะมักเขม้น ผู้ตรวจสอบหรือผู้สอบทานต้องการใช้วิธีที่เร็วที่สุดที่ช่วยนำทางไปยังงานที่ได้รับมอบหมาย สำหรับขั้นตอนการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบหรือผู้สอบทานสามารถใช้มุมมอง "การจัดการขั้นตอนการตรวจสอบ" แบบแบนราบเพื่อมองข้ามโฟลเดอร์ ความเสี่ยง หรือการควบคุม และเลือกใช้ฟิลเตอร์ที่มีในทุกออบเจ็กต์หรือทุกโครงการตรวจสอบได้

ด้วยการใช้ประโยชน์จากมุมมองร่วมกับฟิลเตอร์ ทีมสามารถดูขั้นตอนการตรวจสอบที่กำหนดให้กับสปรินท์เฉพาะและ/ หรือผู้ใช้งานเฉพาะได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้สามารถดูจุดที่มุ่งเน้นได้ทันท่วงที เพื่อดำเนินงานต่อไป หรือเพื่อการหารือในระหว่างการพิจารณาทบทวนสปรินท์

อำนวยความสะดวกในการสื่อสารของทีมด้วยวิดเจ็ต

การประชุม (stand-ups) ประจำวันแบบอไจล์มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เกิดความรวดเร็วและรัดกุม เพื่อแจ้งความคืบหน้า แผนงาน และอุปสรรคได้อย่างรวดเร็ว TeamMate+ จัดชุดเครื่องมือวิดเจ็ตที่คุณเลือกใช้ได้เองตามความต้องการ เพื่อช่วยคุณในการติดตามงานและความคืบหน้าได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมสามารถใช้ประโยชน์จากแผนภูมิที่ทรงพลังในระหว่างการประชุม (stand-ups) ประจำวัน ซึ่งอำนวยความสะดวกในการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

ทีมสามารถรับรู้ความคืบหน้าของการตรวจสอบหรือระบุอุปสรรคได้ด้วยการมอง เช่น คำขอเอกสารที่ส่งไปแล้วแต่ยังรอการตอบกลับ เพียงแค่กรองการตรวจสอบและสปรินท์ที่เกี่ยวข้อง ทีมตรวจสอบก็จะสามารถค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการประชุม (stand-ups) ประจำวันของพวกเขาได้ ทีมงานสามารถสร้างและใช้วิดเจ็ตได้หลายแบบ เนื่องจากวิดเจ็ตได้รับการตั้งค่าให้แสดงถึงข้อมูลตามการจัดหมวดหมู่ของหน่วยงานของคุณ ไม่ว่าคุณจะดูแผนภูมิแดชบอร์ดหรือพิจารณาทบทวนโครงการตรวจสอบ ทุกคนล้วนสื่อสารด้วยภาษาเดียวกัน TeamMate+ ยังอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบของคุณสร้างวิดเจ็ต URL ที่กำหนดเอง รวมทั้งใช้เครื่องมือการแสดงข้อมูลแบบภาพอื่น ๆ เพื่อสื่อสารกับทีมของคุณได้

การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการติดตามการตอบกลับ

การสรุปข้อเสนอแนะจากการตรวจสอบให้เสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาคุณค่าที่ข้อเสนอแนะเหล่านี้มีให้กับองค์กร ที่ผ่านมากระบวนการนี้นำมาซึ่งข้อความอีเมลและการประชุมจำนวนมากเพื่อให้บรรลุฉันทามติจนทำให้กระบวนการนี้ไม่มีประสิทธิภาพ ทีมอไจล์มุ่งมั่นที่จะปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบโดยการจัดเตรียมงานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ (audit backlog) เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานและแบ่งงานออกเป็นสปรินท์ที่เล็กลงและสามารถจัดการได้ การสรุปการตอบกลับของฝ่ายบริหารของหน่วยรับตรวจต่อข้อเสนอแนะ ก่อนเริ่มการติดตามการแก้ไขข้อตรวจพบก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกันเพื่อรักษากระบวนการตรวจสอบไว้

ด้วยวิธีการติดตามการตอบกลับของ TeamMate+ ทีมตรวจสอบและผู้ใช้งานในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นในการสรุปข้อตรวจพบและข้อเสนอแนะทั้งหมดภายในโซลูชัน

ภาวะการระบาดใหญ่ทั่วโลกเน้นให้เห็นความจำเป็นที่องค์กรต่างๆ ต้องปรับเปลี่ยนไปสู่วิธีการแบบอไจล์อย่างรวดเร็ว การนำวิธีการตรวจสอบแบบ อไจล์มาใช้เป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของหัวหน้าผู้บริหารงานตรวจสอบ เพื่อให้แน่ใจว่าหน่วยงานตรวจสอบภายในมีประสิทธิภาพและมีพลวัตมากขึ้น รวมทั้งอยู่ในสถานะที่สามารถส่งมอบคุณค่าได้ดีขึ้น อีกทั้งยังช่วยสนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

ทีมตรวจสอบแบบอไจล์สามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ ของ TeamMate+ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้น รวมทั้งมั่นใจได้ว่าฟังก์ชันการทำงานจะสมบูรณ์ยิ่งขึ้นในเร็วๆ นี้ เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการตามวิธีการแบบอไจล์และเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรของคุณ

บริษัท โวลเทอร์ส คลูเวอร์ ทีมเมท ยังคงเป็นผู้นำในวิวัฒนาการด้านการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง โดยมีความสัมพันธ์อันยาวนานกับผู้เชี่ยวชาญด้านการตรวจสอบภายในจากอุตสาหกรรมต่างๆ ทั่วโลก สามารถเข้าดูข้อมูล ผลการวิจัย Touchstone Insights for Internal Audit เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมว่า เพื่อนร่วมวิชาชีพของคุณมองภาพรวมของการตรวจสอบภายในทั้งในปัจจุบันและอนาคตอย่างไร

 

Agile audit methodology allows internal audit teams to increase efficiency, improve focus, foster greater collaboration, promote meaningful communication, and become more responsive to the needs of management and the board. This change in audit methodology helps internal audit departments better advance their mission to create and protect value within organizations.

the value of an agile approach

Following the lead of the software industry, internal audit teams are quickly realizing the value of an agile approach. Because the traditional approach to audit is so deeply entrenched in the audit profession, implementing a change in methodology requires strong support, as well as a shift in mindset and processes. From the over 1,000 global responses to our Touchstone Insights for Internal Audit research, more than 70 percent of respondents say they are planning to execute or are currently executing an agile methodology. The global pandemic has driven teams who may not have had agile on their radar to move toward agile more quickly in response to the ever-changing risk landscape.

TeamMate+ has tools and capabilities that help audit teams on their journey to becoming more agile.

Continuously Update Risk

Risk is more dynamic than ever in today's changing world. The first step when adopting an agile mindset and approach is to continuously update your risk environment. TeamMate+ can intake risk data from multiple sources to inform the audit teams of changes in profile and/or historical risk ratings. This helps audit teams to understand and prioritize tasks to be addressed.

Maintain the audit backlog within the risk assessment

In an agile environment, the product backlog and the sprint backlog are the key artifacts. Translating this to the audit world, a risk assessment in TeamMate+ represents the product backlog as an “audit backlog.” Audit managers (product owners) identify potential audit projects and leverage continuous risk assessments to prioritize these audit projects based on the latest risk rating information. This risk information can come from completed projects or other custom measures using the TeamMate Data Exchange API.

The listing of rated and prioritized potential audit projects over a period of time is referred to as the audit backlog and can be rolled forward to create a continual audit backlog.

From here, audit projects are created based on priority and risk rating. 

Managing sprints

Agile audit departments understand the value of dividing the entire audit into several sections to be completed over a time-boxed period called a “sprint.” A sprint allows teams to quickly measure success, correct shortcomings, take in new and relevant information, and identify hurdles or roadblocks. This cycle results in timely audit insights for swift management action.

TeamMate+ enables internal audit teams to organize their work into sprints.. Think of each sprint as a a folder containing all items that need to be completed during the audit, such as objectives, risks, controls, and procedures. During individual sprint planning sessions, the scrum team (audit team lead) collects items from the sprint backlog and decides on a completion time frame by assigning the items to a specific sprint.

Understand context using hierarchical perspectives 

As you are reviewing test procedures or issues in an agile audit, the Perspectives tool within TeamMate+ allows the audit team to arrange information so the most relevant information to the current task at hand, is easily visible.

A “sprint view” perspective can be configured using an existing hierarchical perspective that allows an audit manager (product owner) to quickly view folders for individual sprints and can drill down to view:

  • State of the test procedure
  • Due date and review due date
  • Test results
  • Issues raised relating to these tests
  • Supporting documentation

The browser or hierarchical perspective above offers context to those test procedures. Flat perspectives offer a faster way to bring either only tests, risks, or issues into focus. 

Sharpen focus with flat perspectives and filters

While actively reviewing or documenting the results of test procedures, reviewers or preparers want to use the quickest way to navigate to their assignments. For test procedures, reviewers or preparers can use a flat “test management” perspective to ignore the folders, parent risks, or controls, combined with a choice of filters available for every object or audit.

By leveraging perspectives in combination with filters, the team can quickly view test procedures assigned to a particular sprint, and/or a particular user, to quickly bring these into focus to continue working, or for discussion during sprint reviews.

Facilitate team communication with widgets

Agile daily stand-ups are intended to be quick and concise to quickly communicate progress, plans, and obstacles. TeamMate+ organizes your selected collection of widgets to help you track your work and progress. It also enables teams to leverage the power of charts during daily stand-ups, facilitating communication and collaboration. 

Teams can visually understand the progress of testing or identify obstacles, such as document requests that have been sent but are still awaiting a response. By simply filtering for the audit and the relevant sprint, audit teams can find all the information needed for their daily stand-up ceremony. Several widgets can be created and used by the team. As the widgets are configured to reflect your department’s taxonomy, whether you are looking at a dashboard chart or reviewing the audit file, everyone is speaking the same language. TeamMate+ also allows your administrator to make custom URL widgets, as well as use other data visualization tools to communicate with your team.

Collaboration efficiently with Response Tracking

Finalizing audit recommendations in a timely manner is critical to preserve the value these recommendations offer to the organization. Previously, this process entailed a significant number of email messages and meetings to reach consensus, making the process inefficient. Agile teams strive to improve the audit cadence by grooming the audit backlog to prioritize work and dividing work into smaller, more manageable sprints. Finalizing management’s response to recommendations before commencing issue tracking is also needed to maintain this cadence.

With TeamMate+ response tracking, the audit team and business users can collaborate more efficiently and effectively to finalize issues and recommendations all within the solution.

The global pandemic only highlighted the need for organizations to quickly pivot towards an agile methodology. Implementing an agile audit methodology is a strategic decision of the Chief Audit Executive to ensure that an internal audit department becomes more efficient and dynamic, as well as better positioned to deliver value while supporting the strategic goals of the organization.

Agile audit teams can leverage these TeamMate+ features today to become more agile and with the confidence of richer functionality coming soon to enable you to execute an agile methodology and add value to your organization.

Wolters Kluwer TeamMate continues to lead the audit evolution based on our longstanding relationship with internal audit professionals across industries and across the world. Check out the Touchstone Insights for Internal Audit to learn more about how your peers view the current and future landscape of internal audit.

Sio Naidoo
ผู้จัดการฝ่ายผลิตภัณฑ์ TeamMate ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก
คุณ Sio Naidoo ดำรงตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายผลิตภัณฑ์ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกของบริษัท Wolters Kluwer TeamMate ซึ่งในบทบาทปัจจุบัน คุณ Sio Naidoo ทีหน้าที่ในการดำเนินการให้ซอฟต์แวร์ TeamMate พัฒนาขึ้นอย่างสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งานในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก    
โซลูชั่น
TeamMate + Audit
การจัดการการตรวจสอบ
ซอฟต์แวร์การจัดการการตรวจสอบชั้นนำระดับโลก เพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับหน่วยงานตรวจสอบทุกขนาดองค์กร
Back To Top