Agile Audit
ComplianceFinanceTax & Accounting09 มิถุนายน, 2564

เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้นด้วย TeamMate+

วิธีการตรวจสอบแบบอไจล์ ช่วยให้ทีมตรวจสอบภายในสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ปรับปรุงงานที่สำคัญ สนับสนุนการทำงานร่วมกันมากขึ้น ส่งเสริมการสื่อสารตามเป้าหมาย และตอบสนองความต้องการของผู้บริหารและคณะกรรมการบริษัท การเปลี่ยนแปลงวิธีการตรวจสอบนี้ช่วยให้หน่วยงานตรวจสอบภายในพัฒนาภารกิจในการสร้างและปกป้องคุณค่าภายในองค์กรได้ดียิ่งขึ้น

คุณค่าของวิธีการแบบอไจล์

หลังจากอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์เข้ามามีบทบาท ทีมตรวจสอบภายในตระหนักได้ถึงคุณค่าของแนวทางแบบอไจล์อย่างรวดเร็ว เนื่องจากวิธีการตรวจสอบแบบดั้งเดิมนั้นฝังรากลึกอยู่ในวิชาชีพการตรวจสอบ การดำเนินการเปลี่ยนแปลงวิธีการจึงจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่ รวมทั้งการปรับเปลี่ยนความคิดและกระบวนการ จากคำตอบกว่า 1,000 คำตอบทั่วโลกที่ได้จากงานวิจัย Touchstone Insights for Internal Audit ที่ทีมเมทสำรวจขึ้น พบว่า มากกว่า 70 เปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่า พวกเขากำลังวางแผนที่จะดำเนินการหรือกำลังดำเนินการตามวิธีการแบบอไจล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ภาวะการระบาดใหญ่ทั่วโลกได้ผลักดันให้ทีมที่อาจไม่เคยมีแนวปฏิบัติแบบอไจล์ให้ก้าวไปสู่การดำเนินงานแบบอไจล์ได้เร็วขึ้นเพื่อตอบสนองต่อความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงไป

TeamMate+ มีเครื่องมือและความสามารถที่ช่วยให้ทีมตรวจสอบสามารถดำเนินงานด้วยความคล่องตัวมากขึ้น

การอัปเดตความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง

ความเสี่ยงมีพลวัตมากขึ้นกว่าที่เคยในโลกที่เปลี่ยนแปลงไป ขั้นตอนแรกในการนำความคิดและแนวทางแบบอไจล์ไปใช้ คือ การอัปเดตสภาวะความเสี่ยงของคุณอย่างต่อเนื่อง TeamMate+ สามารถรับข้อมูลความเสี่ยงจากหลายแหล่งเพื่อแจ้งให้ทีมตรวจสอบทราบถึงการเปลี่ยนแปลงโปรไฟล์และ/ หรือการจัดอันดับความเสี่ยงในอดีต ซึ่งจะช่วยให้ทีมตรวจสอบเข้าใจและสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะต้องดำเนินการได้

งานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการยังคงต้องอยู่ภายใต้การประเมินความเสี่ยง

ในสภาพแวดล้อมแบบอไจล์ งานที่ทีมต้องทำทั้งหมดในโครงการ (product backlog) และงานที่ทีมจะส่งมอบ (sprint backlog) เป็นทรัพย์สินที่สำคัญ เมื่อแปลงสิ่งนี้เข้าสู่โลกแห่งการตรวจสอบ การประเมินความเสี่ยงใน TeamMate + จะถือว่า งานที่ทีมต้องทำทั้งหมดในโครงการ (product backlog) คือ "งานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ" (audit backlog) ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบ (เจ้าของผลิตภัณฑ์) จะระบุโครงการตรวจสอบที่เป็นไปได้และใช้ประโยชน์จากการประเมินความเสี่ยงอย่างต่อเนื่องเพื่อจัดลำดับความสำคัญของโครงการตรวจสอบเหล่านี้ตามข้อมูลการจัดอันดับความเสี่ยงล่าสุด ข้อมูลความเสี่ยงนี้อาจมาจากโครงการที่เสร็จสมบูรณ์หรือมาตรการที่กำหนดเองอื่น ๆ โดยใช้ฟังก์ชันการแลกเปลี่ยนข้อมูล TeamMate Data Exchange API

รายชื่อโครงการตรวจสอบที่มีการจัดอันดับและจัดลำดับความสำคัญในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เรียกว่า งานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ (audit backlog) และสามารถขยายโครงการต่อไปได้เพื่อสร้างงานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

จากจุดนี้ โครงการตรวจสอบจะถูกสร้างขึ้นตามลำดับความสำคัญและการจัดอันดับความเสี่ยง

การจัดการช่วงเวลาดำเนินงาน (sprints)

หน่วยงานตรวจสอบแบบอไจล์ตระหนักถึงคุณค่าของการแบ่งการตรวจสอบทั้งหมดออกเป็นหลายส่วนที่ต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์ภายในช่วงเวลาที่เรียกว่า "สปรินท์" (sprint) การใช้สปรินท์จะช่วยให้ทีมสามารถวัดผลสำเร็จ แก้ไขข้อบกพร่อง รับข้อมูลใหม่ที่เกี่ยวข้อง และระบุอุปสรรคหรือสิ่งกีดขวางได้อย่างรวดเร็ว กรอบเวลาเช่นนี้ส่งผลให้มีข้อมูลเชิงลึกในการตรวจสอบอย่างทันท่วงทีเพื่อการดำเนินการจัดการที่รวดเร็ว

TeamMate+ ช่วยให้ทีมตรวจสอบภายในสามารถจัดระเบียบงานของตนให้เป็นสปรินท์ได้ ให้คิดว่าแต่ละสปรินท์เป็นโฟลเดอร์ที่มีรายการทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จในระหว่างการตรวจสอบ เช่น วัตถุประสงค์ ความเสี่ยง การควบคุม และขั้นตอนต่างๆ ในระหว่างการวางแผนสปรินท์แต่ละครั้ง ทีมสกรัม (หัวหน้าทีมตรวจสอบ) จะรวบรวมรายการจากงานที่ทีมจะส่งมอบ (sprint backlog) และตัดสินใจเกี่ยวกับกรอบเวลาการทำให้เสร็จสมบูรณ์โดยบรรจุรายการลงในสปรินท์ที่กำหนดไว้

ทำความเข้าใจบริบทโดยใช้มุมมองตามลำดับชั้น

ในขณะที่คุณกำลังตรวจทานขั้นตอนการตรวจสอบหรือข้อตรวจพบในการตรวจสอบแบบอไจล์ เครื่องมือ Perspectives ภายใน TeamMate + ช่วยให้ทีมตรวจสอบสามารถจัดเตรียมข้อมูลเพื่อให้สามารถมองเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบันมากที่สุดได้อย่างง่ายดาย

มุมมอง "การดูสปรินท์" (sprint view) สามารถกำหนดค่าได้โดยใช้มุมมองตามลำดับชั้นที่มีอยู่ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบ (product owner) สามารถดูโฟลเดอร์สำหรับแต่ละสปรินท์ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถเจาะลึกเข้าไปเพื่อดูข้อมูล ดังนี้

  • สถานะของขั้นตอนการตรวจสอบ
  • วันที่ครบกำหนดและพิจารณาทบทวนวันที่ครบกำหนด
  • ผลการตรวจสอบ
  • ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเหล่านี้
  • เอกสารประกอบ

เบราว์เซอร์หรือมุมมองตามลำดับชั้นข้างต้นทำให้เห็นบริบทของขั้นตอนการตรวจสอบเหล่านั้น มุมมองแบบแบนราบเป็นวิธีที่เร็วกว่าในกรณีที่มุ่งเน้นเฉพาะเรื่อง เช่น การตรวจสอบ ความเสี่ยง หรือข้อตรวจพบต่างๆ

ปรับจุดที่มุ่งเน้นให้ชัดเจนด้วยมุมมองและฟิลเตอร์แบบแบนราบ

ในขณะทำการตรวจสอบหรือบันทึกผลของขั้นตอนการตรวจสอบอย่างขะมักเขม้น ผู้ตรวจสอบหรือผู้สอบทานต้องการใช้วิธีที่เร็วที่สุดที่ช่วยนำทางไปยังงานที่ได้รับมอบหมาย สำหรับขั้นตอนการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบหรือผู้สอบทานสามารถใช้มุมมอง "การจัดการขั้นตอนการตรวจสอบ" แบบแบนราบเพื่อมองข้ามโฟลเดอร์ ความเสี่ยง หรือการควบคุม และเลือกใช้ฟิลเตอร์ที่มีในทุกออบเจ็กต์หรือทุกโครงการตรวจสอบได้

ด้วยการใช้ประโยชน์จากมุมมองร่วมกับฟิลเตอร์ ทีมสามารถดูขั้นตอนการตรวจสอบที่กำหนดให้กับสปรินท์เฉพาะและ/ หรือผู้ใช้งานเฉพาะได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้สามารถดูจุดที่มุ่งเน้นได้ทันท่วงที เพื่อดำเนินงานต่อไป หรือเพื่อการหารือในระหว่างการพิจารณาทบทวนสปรินท์

อำนวยความสะดวกในการสื่อสารของทีมด้วยวิดเจ็ต

การประชุม (stand-ups) ประจำวันแบบอไจล์มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เกิดความรวดเร็วและรัดกุม เพื่อแจ้งความคืบหน้า แผนงาน และอุปสรรคได้อย่างรวดเร็ว TeamMate+ จัดชุดเครื่องมือวิดเจ็ตที่คุณเลือกใช้ได้เองตามความต้องการ เพื่อช่วยคุณในการติดตามงานและความคืบหน้าได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมสามารถใช้ประโยชน์จากแผนภูมิที่ทรงพลังในระหว่างการประชุม (stand-ups) ประจำวัน ซึ่งอำนวยความสะดวกในการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

ทีมสามารถรับรู้ความคืบหน้าของการตรวจสอบหรือระบุอุปสรรคได้ด้วยการมอง เช่น คำขอเอกสารที่ส่งไปแล้วแต่ยังรอการตอบกลับ เพียงแค่กรองการตรวจสอบและสปรินท์ที่เกี่ยวข้อง ทีมตรวจสอบก็จะสามารถค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการประชุม (stand-ups) ประจำวันของพวกเขาได้ ทีมงานสามารถสร้างและใช้วิดเจ็ตได้หลายแบบ เนื่องจากวิดเจ็ตได้รับการตั้งค่าให้แสดงถึงข้อมูลตามการจัดหมวดหมู่ของหน่วยงานของคุณ ไม่ว่าคุณจะดูแผนภูมิแดชบอร์ดหรือพิจารณาทบทวนโครงการตรวจสอบ ทุกคนล้วนสื่อสารด้วยภาษาเดียวกัน TeamMate+ ยังอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบของคุณสร้างวิดเจ็ต URL ที่กำหนดเอง รวมทั้งใช้เครื่องมือการแสดงข้อมูลแบบภาพอื่น ๆ เพื่อสื่อสารกับทีมของคุณได้

การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการติดตามการตอบกลับ

การสรุปข้อเสนอแนะจากการตรวจสอบให้เสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาคุณค่าที่ข้อเสนอแนะเหล่านี้มีให้กับองค์กร ที่ผ่านมากระบวนการนี้นำมาซึ่งข้อความอีเมลและการประชุมจำนวนมากเพื่อให้บรรลุฉันทามติจนทำให้กระบวนการนี้ไม่มีประสิทธิภาพ ทีมอไจล์มุ่งมั่นที่จะปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบโดยการจัดเตรียมงานตรวจสอบที่ต้องดำเนินการ (audit backlog) เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานและแบ่งงานออกเป็นสปรินท์ที่เล็กลงและสามารถจัดการได้ การสรุปการตอบกลับของฝ่ายบริหารของหน่วยรับตรวจต่อข้อเสนอแนะ ก่อนเริ่มการติดตามการแก้ไขข้อตรวจพบก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกันเพื่อรักษากระบวนการตรวจสอบไว้

ด้วยวิธีการติดตามการตอบกลับของ TeamMate+ ทีมตรวจสอบและผู้ใช้งานในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นในการสรุปข้อตรวจพบและข้อเสนอแนะทั้งหมดภายในโซลูชัน

ภาวะการระบาดใหญ่ทั่วโลกเน้นให้เห็นความจำเป็นที่องค์กรต่างๆ ต้องปรับเปลี่ยนไปสู่วิธีการแบบอไจล์อย่างรวดเร็ว การนำวิธีการตรวจสอบแบบ อไจล์มาใช้เป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของหัวหน้าผู้บริหารงานตรวจสอบ เพื่อให้แน่ใจว่าหน่วยงานตรวจสอบภายในมีประสิทธิภาพและมีพลวัตมากขึ้น รวมทั้งอยู่ในสถานะที่สามารถส่งมอบคุณค่าได้ดีขึ้น อีกทั้งยังช่วยสนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

ทีมตรวจสอบแบบอไจล์สามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ ของ TeamMate+ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้น รวมทั้งมั่นใจได้ว่าฟังก์ชันการทำงานจะสมบูรณ์ยิ่งขึ้นในเร็วๆ นี้ เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการตามวิธีการแบบอไจล์และเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรของคุณ

บริษัท โวลเทอร์ส คลูเวอร์ ทีมเมท ยังคงเป็นผู้นำในวิวัฒนาการด้านการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง โดยมีความสัมพันธ์อันยาวนานกับผู้เชี่ยวชาญด้านการตรวจสอบภายในจากอุตสาหกรรมต่างๆ ทั่วโลก สามารถเข้าดูข้อมูล ผลการวิจัย Touchstone Insights for Internal Audit เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมว่า เพื่อนร่วมวิชาชีพของคุณมองภาพรวมของการตรวจสอบภายในทั้งในปัจจุบันและอนาคตอย่างไร

 

Sio Naidoo
ผู้จัดการฝ่ายผลิตภัณฑ์ TeamMate ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก
คุณ Sio Naidoo ดำรงตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายผลิตภัณฑ์ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกของบริษัท Wolters Kluwer TeamMate ซึ่งในบทบาทปัจจุบัน คุณ Sio Naidoo ทีหน้าที่ในการดำเนินการให้ซอฟต์แวร์ TeamMate พัฒนาขึ้นอย่างสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งานในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก    
โซลูชั่น
TeamMate + Audit
การจัดการการตรวจสอบ
ซอฟต์แวร์การจัดการการตรวจสอบชั้นนำระดับโลก เพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับหน่วยงานตรวจสอบทุกขนาดองค์กร