Stressed man in front of laptop with papers coming out from the screen
Skatt & Ekonomi2021-02-10 00:00:00

Håll koll på dina e-postmeddelanden

Lee Bennett

Jag har svårt att hantera alla mina mejl. Vad kan jag göra?

Personer inom tjänstesektorn har alltid haft tendens att få många mejl och redovisningskonsulter och revisorer är inget undantag. Här erbjuder vi två sätt att hantera alla de mejl du får.Det första du som konsult kan göra är att försöka tillämpa några grundläggande metoder för hantering av e-post i kombination med en del funktioner som finns i de flesta e-postprogram för att hantera kommunikationen effektivt.Därefter bör du utvärdera andra sätt att hantera volymen klientmejl innan det blir ett problem.

Grundläggande metoder för e-posthantering

Metoderna för mejlhantering kan göra mycket för hanteringen av volymer. Konceptet är enkelt men effekterna kan bli riktigt stora:

  • Säg upp dig från alla mejllistor och nyhetsbrev som inte skapar värde för dig.
  • Tänk dig för två gånger innan du klickar ”svara alla” – är det verkligen nödvändigt? Att svara alla kan skapa onödig mejltrafik.
  • Se till att skräppostfiltret fungerar så att du slipper få oönskade mejl.

Hantera stora volymer av kundmejl

Även om de här tekniska tipsen kan minska mängden mejl, handlar effektiv e-posthantering ofta mindre om teknik än om att klienter skickar frågor via e-post. Framför allt under högsäsong, exempelvis när det är dags att deklarera.

Rådgivning på webben

Det är en svår balansgång att sätta rätt nivå på förväntningarna, särskilt i dagens ombytliga ekonomiska klimat när klienterna många gånger vill ha mer rådgivning. Ett sätt kan vara att börja med att erbjuda kunderna rådgivning på er egen webbplats så att de kan leta där innan de mejlar er. Exempel på detta kan vara vanligt förekommande frågor och lathundar så att de snabbt kan komma igång själva.

Kategorisera

Ett annat sätt kan vara att kategorisera klienternas mejl utefter hur brådskande och affärskritiska de är, och besvara mejlen i den prioritetsordningen. Ytterligare ett sätt är att avsätta en viss tid under dagen för att läsa och hantera mejl. Läs inte mejl kontinuerligt. Om du är upptagen, lägg in autosvar och informera om när du kommer att kunna svara på frågor. Svara inte på mejl när du har autosvar på.

Skapa regler för e-post

Du kan också skapa regler för hur du ska hantera e-post. Exempelvis kan du skapa en regel som flyttar mejl till en annan mapp om du bara står som kopia på ett mejl. Dessa mejl kan du behandla som mejl ”för kännedom”. Läs dem en gång om dagen istället för direkt när du får dem.

Gemensamma e-postadresser

Och så några ord om gemensamma e-postadresser. För tio år sedan hade många små byråer en gemensam e-postadress till rådgivarna, men idag är det inte längre vanligt, och det av goda skäl. Risken med en gemensam e-postadress är att andra personer i gruppen tar bort mejl, men det kan också finnas dataskyddsaspekter för olika klienter.

Er domänleverantör kan lägga till nya e-postadresser för alla personer i företaget eller visa er hur ni enkelt gör det själva.

Slå en signal

Och till sist, skicka inga mejl bara för sakens skull. Ofta kan telefonsamtal eller videomöten vara effektivare för att ge svar som kräver ett större sammanhang. På så sätt använder du din inkorg för specifik kommunikation på ett sätt som möter klienternas förväntningar. Vi skapar värde för våra kunder. Vi är övertygade om att de här enkla råden kan göra detsamma för dina klienter.

Lee Bennett
Utforska relaterade ämnen

Håll dig uppdaterad!

Prenumerera på Insight Nyhetsbrev.

Skatt & Ekonomi Sverige