Framtidens arbetsplats är här!
Tax & Accounting2020-08-24 00:00:00

Framtidens arbetsplats är här!

Nu är vi mitt i den framtidsförändring vi alla har pratat om. Men så färdas vi nu också mot 2030. Visst känns det hisnande. 2020 började med ett stort hopp om en ny tid. Vi lämnade 10-talet och gick in i 20-talet. Men så hände något som förändrade oss alla för all framtid. Coronaviruset kom och förändrade inte bara våra liv utan också våra arbetsplatser.

Nästan alla arbetsplatser berörs av det nya coronaviruset och vi var många som förändrade våra riktlinjer och rutiner med kort varsel. Inom vår bransch blev den digitaliseringsresa som vi pratat om så länge helt plötsligt ett måste för att klara den dagliga verksamheten. Våra ordinarie deadlines och vår högsäsong pausade inte utan blev istället fylld med ytterligare behov från kunder av råd och vägledning. Vår förmåga att snabbt sätta oss in i nya regler och implementera dem för våra kundföretag blev vardag. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) publicerade en lång lista över olika verksamheter som ansågs vara samhällsviktiga och vår bransch ingår.

Ur kris föds kreativitet. Att ändra något i sin vardag så snabbt, kräver flexibilitet och anpassningsförmåga. Det är egenskaperna som vi behöver idag och i framtiden. Kreativiteten gör att vi snabbt kan hitta på nya lösningar, typiska drag för entreprenörer. Vi såg många exempel på branscher som snabbt stod utan intäkter, men där föddes en kämparanda att hitta nya lösningar. Innovationer och ledarskap blir också viktigt i anpassningen till vad som händer, för det är inte bara den fysiska hälsan som hotas, utan också den psykiska hälsan. Ledarna behöver därför hitta verktyg för lösningar på hur de leder på distans, hur de fångar upp medarbetarna och skapar strukturer, motivation och inspiration för att leda verksamheterna framåt.

Varför gick digitaliseringen så snabbt mellan mars till juni? Min tanke är att nu förstod alla syftet direkt och då var det lättare att anpassa sig till snabba förändringar. Alla kom med på tåget i digitaliseringen. Vissa ville, vissa blev påtvingade. Många branscher rapporterade om ökad andel av videomöten. Kreativiteten hos leverantörerna till videomöten skapade nya funktioner, bakgrunder och säkerhet i snabb takt. Möjligheter till flexibla samarbeten ökade, säkra lösningar i molnet togs fram, arbetsmiljön blev platsoberoende för många branscher då mer arbete utfördes på distans utanför kontoret.

Så vad tar vi med oss inför 2030 och varför är just 2030 så viktigt? Sveriges regering vill att vi ska vara ledande i genomförandet av Agenda 2030. Det är en samling mål som många av världens länder tillsammans tagit fram. Totalt innehåller agendan 17 globala mål för hållbar utveckling. De globala målen är uppdelade i tre dimensioner av hållbar utveckling: den ekonomiska, den sociala och den miljömässiga. För att vi ska nå dit och för att våra verksamheter ska anpassas till den snabba digitaliseringstakt som uppstått från den rådande krisen, så behöver ett större samarbete ske. För att utveckla styrning, uppföljning och ledarskap mot bakgrund av teknik- och samhällsutvecklingen, behöver vi se större än till varje enskilt företag. Forskningsrapporter från Harvard har nyligen visat att ingen enskild aktör styr ett helt system, olika aktörer måste samverka för att gemensamt skapa förändring. Då behöver de hitta ett gemensamt mål. Forskarna vid Harvard formulerar det som att framgång bygger på samarbete – ”to go far, go together”.

Jag läste en intressant rapport som kommenterats av Kommittén för teknologisk innovation och etik att Harvard Kennedy School tagit fram verktyg och metoder för ledarskap i samband med systemförändring. Rapporten föreslår ett ramverk i fem delar – CLEAR:

  1. Convene and commit – kalla samman och involvera olika aktörer i ett system för att arbeta mot ett gemensamt mål. Specifika åtgärder kan genomföras tillsammans eller var för sig.
  2. Look and Learn – skapa en bred förståelse för systemet, dess utmaningar, aktörer, delsystem och dynamik. Samtliga aktörer lyssnar och delar med sig.
  3. Engage and Energize – Komplexa system består av människor som interagerar med varandra och med sin omgivning. Genom att bygga engagemang och skapa energi för samverkan och dialog stärks processen för systemförändring.
  4. Act with Accountability – Både ledare och aktörer måste ta ansvar för såväl individuella som gemensamma åtgärder. Ansvaret behövs också för att kunna påvisa resultat.
  5. Review and Revise – Systemförändringar är en process för att testa nya vägar, utvärdera och lära av resultatet. Denna nya kunskap tillämpas sedan i det fortsatt arbetet. Detta kräver flexibla, innovativa och lärande arbetsmetoder. (källa: https://www.kometinfo.se/wp-content/uploads/2019/12/Komet-kommenterar-20...)

Jag anser att det i dessa tider är viktigt hur vi formar vårt arbete så att det blir hållbart. Både för företaget och för våra medarbetare. När vardagen blivit dominerad av distansarbete för många av oss, blir ledarens roll ännu viktigare beträffande tydlighet med kommunikation, ramar och inkluderande. Det behövs nya strukturer för regelbundna digitala möten, virtuella pauser och uppföljningar av hur alla mår och hur det går med arbetet både i grupp och individuellt. Tillsammans kan vi arbeta med teamets värderingar, inkludering och gemenskap.

I stunder som dessa blir det ännu mer viktigt att vara grundade, lugna och ha tålamod, att vara flexibla och digitala. För alla företag som vill trivas i en datadriven framtid är digitalisering en megatrend som helt enkelt inte kan ignoreras. Det har redan haft en enorm inverkan på ekonomin, och detta kommer bara att eskalera framöver. Oavsett vilken bransch du befinner dig i, är det viktigt att identifiera aspekter av din verksamhet som kan förbättras genom digitala processer. Tillsammans kan vi stå rustade för att hjälpa alla våra företagare på bästa sätt.

Carina Hedrum
PBAB REDOVISNING OCH REVISION AB

Detta är en gästkrönika av Carina Hedrum, ägare av byrån PBAB Redovisning och Revision AB. Vill du också skriva en gästkrönika på Insight är du välkommen att kontakta redaktionen