“Als je jezelf niet verdiept dan kom je er niet”

De juridische wereld digitaliseert. Eerst schuifelvoetend, nu steeds vastberadener. Hoe hierop in te springen, waar te beginnen en met welke programma’s? De Legal Software afdeling van Wolters Kluwer ging hierover in gesprek met zes zelfstandige advocaten, allen genomineerden van de Dutch Independent Legal Award. Een verslag van een rondetafelgesprek over veilig digitaal ondernemen in de juridische wereld.

“We zijn van nature een conservatieve markt maar ik denk niet dat je hierin de boot moet missen.” Maar mee kunnen varen op de digitale boot blijkt niet altijd even gemakkelijk. “Je moet op zoek gaan naar wat bij jou past. Als je jezelf niet verder verdiept dan kom je er niet.”

Bakken vol ongekwalificeerde data

Om datastromen binnen een bedrijf in kaart brengen bestaan allerlei handige programma’s. Waar en hoe te beginnen? En hoe houd je dit in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming? De tafel valt in een tweedeling. “Veel bedrijven zien nu nog niet de behoefte al die bakken niet gekwalificeerde data inzichtelijk te maken. De technologie is er, maar soms willen we het simpelweg nog niet.”

Aan tafel zitten zes volledig verschillende zelfstandige juristen en advocaten. Van legal counsels bij hippe kledingmerken tot éénpitters die zich richten op Poolse investeerders en arbeiders. Er klinkt afwerend gemompel vanaf een paar hoeken van de tafel. Niet iedereen is het eens met deze bewering. De term ‘digitaal duurzaam ondernemen’ valt, er worden cases aangereikt van bedrijven waar privacy officers zijn aangesteld en opleidingen worden gevolgd om de mensen bewust te maken van alle datastromen en de verwerking van persoonsgegevens.

Heft in eigen handen bij de klant

Alle advocaten aan tafel werken bij verschillende bedrijven, met verschillende soorten gegevensbeleid. Hoe daarmee om te gaan? De houdingen zijn verdeeld van niet, een klein beetje tot zeer bewust. “Ik probeer het bij te houden en er naar te handelen. Onlangs ben ik gestopt met het inscannen van paspoorten, dat moet officieel van de Orde van Advocaten maar ik geef nu gewoon aan dat ik de paspoorten heb gezien en daarmee moet het maar in orde zijn. Bewerkingsovereenkomsten, daar ben ik tegenwoordig ook veel scherper op.“ Velen nemen het heft in eigen handen, maar verwachten ook bepaalde voorwaarden van de opdrachtgever: “Als ik bij een opdrachtgever binnen stap dan verwacht ik dat het goed geregeld is en zelf let ik erop dat ik niks zomaar verstuur of digitaal meeneem.”

Zwitserse servers met tweestapsverificatie

Digitaal versturen, hoe doe je dat dan ‘niet zomaar’? Wat kun je doen om het veiliger te doen? WeTransfer lijkt een handige oplossing, maar het is een Amerikaanse server en biedt geen beveiliging. Iedereen met de link kan het downloaden. Een advocaat raadt Protonmail aan. “Dat wordt gedraaid op Zwitserse servers. Je kunt hiermee beveiligde documenten versturen met tweestapsverificatie. Een document in een verzonden e mail kan alleen geopend worden met een beveiligingscode die dan verstuurd is via de telefoon.”

Handige online tools

En zo worden er meer programma’s genoemd, die het werken in de juridische praktijk vergemakkelijken. Voor het ondertekenen van documenten is Docusign ook een handig programma, bijvoorbeeld. Een tafelgenoot stelt groots fan te zijn van effacts: “Vooral vanwege de modules entiteiten en contracten. In effacts wordt alles opgeslagen wat getekend is. Ik merk dat er veel behoefte is aan een digitale werkomgeving waar we versiebeheer gezamenlijk, als afdeling, bijhouden. Aan de andere kant van de tafel wordt het gebruik van SmartDocuments aangeraden, software die hierin voorziet en waar ook Wolter Kluwer mee samenwerkt. Ook komt LegalThings aan bod om bepaalde standaardmodules op te zetten. “Een klant van ons is internationaal bezig om een aantal distributeurs aan te wijzen, daarbij hebben wij een aantal velden opengezet waarin hij kan werken en dat werkt fijn. Je kan meekijken en beschikt direct over de metadata. Niet voor iedere situatie bruikbaar. Maar het geeft wel een goede basis.” Een advocaat verwondert zich: “Als ik bij advocatenkantoren binnen kom dan is er ook altijd een document managementsysteem als Kleos of Basenet, maar bij de juridische afdeling van bedrijven zie ik dat eigenlijk nooit. Terwijl ik me voor kan stellen dat daar wel behoefte aan is.” Niet iedereen herkent zich hierin, zo repliceert iemand: “Ik kom vaak bij bedrijven waar ze werken met effacts of Sharepoint. Alle belangrijke e mails en documenten worden centraal opgeslagen, in ieder geval binnen het legal department. Ik vind dat ook belangrijk, vaak neem je een positie tijdelijk over dus dan weet je dat het belangrijk is voor de persoon als die mijn plek weer inneemt.”

Clouds en automatische back ups

Alle advocaten en juristen aan tafel werken volledig of gedeeltelijk in de cloud. Daarnaast geven ze aan een dossier aan te maken op één fysieke of digitale plek. “Ik zou adviseren beide te doen. Van belang is of de externe schijf ook voorzien is van encryptie ter beveiliging. Meerdere malen per jaar een back up maken is daarbij verstandig. Dossierbeheersystemen als Kleos doen dit automatisch.

Internet in de betonnen bunker

Een andere oplossing is niet digitaal, maar de ouderwetse mappen offline in de kast. “We werken volledig in de cloud. En alle papieren scannen we in en slaan we op in ons dossierbeheersysteem. Daarom neem ik ook naar de rechtszaal mijn tablet mee. Ik zorg dat de benodigde bestanden offline beschikbaar zijn en daarnaast maak ik gebruik van het netwerk van mijn mobiel om mijn tablet van internet te voorzien. In de betonnen bunkers van de rechtszaal kan je niet altijd op het internet vertrouwen. In het grote procesdossier wordt het lastiger, dan heb je zoveel stukken dan is een papieren dossier opeens weer gemakkelijker. ”

1000 euro aan een scanner

Wanneer de advocaten worden gevraagd wat ze zouden doen met 1000 euro, dan worden opleiding, een betere laptop of een scanner als voorbeelden genoemd. Het is toch gemakkelijker om de klassieke uitgaven te kiezen. Één van de tafelgenoten noemt een contract drafting tool, om de consistentie te verhogen van alle uitgaande contracten. “De meer algemene bepalingen mogen in beginsel gelijk zijn. Er zijn teveel mensen die werken op een voorbeeld van een voorbeeld van een voorbeeld. Ik denk niet dat dat de kwaliteit ten goede komt.”

Dit gesprek is mede mogelijk gemaakt door DILA en het Legal Software team van Wolters Kluwer, onder andere verantwoordelijk voor het oplossing voor bestandsbeheer Kleos.