Een digitale documentenstroom voor uw kmo? Van factuur tot boekhouding!
Tax & Accounting25 oktober, 2019

Een digitale documentenstroom voor uw kmo? Van factuur tot boekhouding!

Sociale media, e-mail, digitale platformen, briefwisseling, …: met de toename van het aantal communicatiekanalen, is het werk voor kmo-administraties er alleen maar complexer op geworden. Orde brengen in die eindeloze documentenstroom is een uitdaging waar heel wat bedrijven nog geen pasklaar antwoord op hebben gevonden. Nochtans ligt een oplossing voor het grijpen: met een krachtige scantool digitaliseert u elk document, van facturen tot bonnetjes, in een handomdraai.

Digitaal of ouderwets op papier: het is de taak van elke administratie om elk document zo snel mogelijk te verwerken of bij de bevoegde dienst of persoon te krijgen. Met een digitale archiefkast beschikt u altijd en overal over alle documenten in opperbeste staat. U bent verlost van de papierberg en uw archief is snel doorzoekbaar en bewerkbaar. Bovendien maakt digitalisering van uw documentenstroom het mogelijk het goedkeuringsproces - wat vaak een bottleneck is in heel wat bedrijven - te versnellen.

Digitale documentverwerking efficiënter en foutloos

Digitalisering en automatisering gaan hand in hand. Digitale bestanden, zoals elektronische facturen, kunnen door software gemakkelijk gelezen en verwerkt worden zonder dat u één handeling hoeft uit te voeren. Opvolgen van betalingen of een factuur inboeken in het grootboek: het gebeurt allemaal automatisch. Met andere woorden: een digitale aanpak helpt om de bedrijfsprocessen te stroomlijnen, tijd te besparen en foutmarges te verkleinen.

Wat met papieren documenten?

Hoe digitaal vooruitstrevend uw bedrijf ook is: papier compleet van de werkvloer bannen, is een utopie. Kassatickets of onkostenbonnetjes, bijvoorbeeld, zullen wel altijd op papier worden meegegeven. En ook sommige leveranciers en klanten houden wellicht liever vast aan de papieren factuur. Maar dat wil niet zeggen dat u niet 100 procent digitaal kunt werken. Wat u nodig hebt, is een scantool waarmee u papieren documenten in een handomdraai digitaliseert en aan uw digitale archiefkast toevoegt.
  De technologie hebt u overigens al in uw broekzak zitten: met een smartphone kunnen we vandaag heel gedetailleerde foto’s nemen van documenten, inclusief onkostenbonnetjes en kasssatickets. Met behulp van een app en uw computer worden alle gegevens ingelezen en geordend geüpload naar uw digitaal archief. Een koppeling met uw boekhoudsoftware zorgt er vervolgens voor dat de gedigitaliseerde documenten ook boekhoudkundig verwerkt worden.
  Maar dat is niet alles. Ook facturen en betalingen goedkeuren gaat digitaal veel efficiënter. Van zodra een document uw aandacht vereist, ontvangt u een e-mail. U hoeft het document niet eens af te drukken, maar beoordeelt het rechtstreeks op uw computer of smartphone.

Ontdek Basecone, dé tool voor digitale documentverwerking

Bent u op zoek naar een tool waarmee u allerlei bestanden, zoals e-facturen, eenvoudig digitaal verwerkt? Wil u met uw smartphone papieren documenten digitaliseren en uploaden naar uw digitaal archief? Bent u klaar voor automatisering van uw bedrijfsprocessen?

Dan is Basecone dé tool voor u. Dit zijn de voornaamste voordelen:
  • Digitaliseer het goedkeuringsproces van uw facturen.
  • Boek facturen automatisch in van zodra ze geüpload zijn.
  • Upload elk document, zowel digitaal als op papier, naar uw eigen archief in de cloud.
  • Scan papieren documenten (facturen, kassabonnetjes, ...) eenvoudig in met de smartphone of computer en stuur ze door voor verwerking in real-time.
Adsolut Boekhouden

Start met digitaal boekhouden

bekijk de mogelijkheden