La conformité réglementaire est un défi pour les services juridiques de toutes tailles, car les réglementations ne cessent d'évoluer et la pandémie mondiale l'a rendue encore plus complexe. Il n'est pas surprenant que de nombreux services juridiques aient du mal à respecter les obligations réglementaires, en particulier s'ils doivent rendre compte à plusieurs organismes de réglementation.
En termes simples, les failles dans la gestion de la compliance peuvent exposer votre entreprise à des risques et entraîner des pertes financières et de réputation. Si vous n'êtes pas sûr que votre organisation est entièrement conforme aux lois et réglementations locales, une crise de conformité coûteuse et chronophage pourrait bien se profiler.
En fait, 72 % des services juridiques déclarent que la compliance et la gestion des risques sont très importantes, selon le rapport Legal Departments in a Digital Era, de Wolters Kluwer et de l'European Company Lawyer Association.
Voici 3 façons d'atténuer les risques réglementaires de manière proactive et d'assurer la compliance dans l'ensemble de votre organisation en digitalisant et en automatisant la gestion de la compliance.
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Centralisez toutes vos politiques et réglementations sur une seule plateforme
Le stockage des politiques, des réglementations, des cadeaux et des invitations, des informations privilégiées, du RGPD et des informations sur la confidentialité des données pour l'ensemble de votre organisation sur une plateforme centralisée vous donnera un accès rapide aux informations clés. Vous pouvez rechercher des données historiques ou actuelles par entité et modifier les questions liées à la compliance à tout moment afin qu'elles soient toujours à jour. De plus, en unifiant les données, vous pouvez gérer des risques de conformité et la compliance dans l'ensemble de votre entreprise en vous conformant aux réglementations en matière de lutte contre la corruption, d'environnement, de règles de sécurité, etc. et vous pouvez toujours être prêt pour un audit.
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Surveillez et évaluez les risques de non-conformité
En mettant en œuvre un outil de compliance, vous pouvez identifier et évaluer les entreprises, les initiés ou les sujets comme étant un objet de risque et générer des rapports juridiques rapides pour hiérarchiser vos actions en fonction du niveau de risque. En fonction de vos besoins, vous pouvez investir dans un outil avec un tableau de bord dédié qui peut être adapté et mis à jour selon les procédures en vigueur, superviser tous vos traitements de données personnelles et les violations de données. Vous pouvez automatiser l'évaluation des risques en définissant des règles de calcul basées sur le risque, la source, la fréquence de révision, la gravité, la probabilité et les facteurs réduisant les risques, etc.
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Gardez une trace des tâches et des workflow autour de la gestion de la compliance
Un outil de compliance simple vous permettra de créer des tâches de routine et de créer un processus dématérialisé qui minimisera les erreurs dans les processus. De plus, vous pouvez définir des alertes avant les dates d'entrée en vigueur et vous assurer de ne pas manquer les dates clés pour effectuer des tâches et être averti en cas de violation de données, une identification de risque important, lorsqu'un traitement de données concerne un pays tiers, lorsqu'un traitement de données sensibles est déclaré, etc. Vous pouvez enregistrer et suivre les violations, les enquêtes et les mesures d'atténuation, de sorte que vous soyez toujours au courant de l'état des problèmes et que vous puissiez protéger votre entreprise contre les pertes.
Anticiper l’évolution des réglementations et adopter une approche proactive
Les entreprises doivent suivre les évolutions réglementaires et atténuer les risques pour assurer la continuité et la longévité des activités. Il est donc vital de disposer d'un outil de gestion de la compliance et d'un programme de compliance adapté. Dans le cadre de la gouvernance d’entreprise, la mise en place d’un contrôle interne efficace, d’un code de conduite et d’un audit de conformité régulier contribue à limiter la responsabilité juridique et à améliorer le reporting réglementaire. Cependant, tous les services juridiques n'ont pas les mêmes ressources et le même budget et il est donc important d'identifier les besoins et d'investir dans une solution LegalTech et conformité qui y répond.
Conclusion : transformer la conformité en levier de confiance et de performance
Avec Legisway, vous pouvez minimiser les risques juridiques, vous assurer que les informations juridiques de votre entreprise sont à l'abri des violations de données tout en respectant le RGPD, le règlement européen Abus de marché (MAR) et toute autre loi ou réglementation locale. Legisway respecte non seulement les normes de sécurité les plus strictes pour protéger les informations juridiques confidentielles, mais il peut également vous aider, vous ou votre délégué à la protection des données (DPO), à gérer correctement les traitements des données et les violations de données. Pour en savoir plus sur les solutions Legisway, visitez notre site Web.
