Moderní právní oddělení jsou pod neustálým tlakem, aby „dělala více za méně“. Očekává se od nich, že budou součástí businessu a tím zlepšovat poskytování právních služeb, pomohou řídit efektivitu a generovat informace a samozřejmě neustále mít své náklady pod kontrolou. Tento článek nastiňuje faktory, které by se měly brát v potaz a také ty kritické části, které jsou často přehlíženy při výběru právních nástrojů.
1. Jaké ukazatele jsou při výběru technologií stěžejní
Výkon/ Výkonnost
Při výběru správné technologie proveďte nejprve analýzy činností a aktivit, které mají negativní dopad na každodenní provoz vašeho právního oddělení. Pokud je hned na začátku správně identifikujete, jejich vyřešení může mít velký vliv na úspěch projektu v jeho pozdějších fázích. Nezapomeňte, že jakýkoli nástroj, který implementujete, bude mít vliv na výkon vašeho týmu. Ve skutečnosti může výkon dokonce dočasně poklesnout, než si všichni uživatelé zvyknou používat nové řešení.
Produktivita
Mnoho dodavatelů vám řekne, že software zvýší vaši produktivitu, skutečnou otázkou je JAK. Pokud implementujete poprvé, je nejlepší se soustředit na zlepšení produktivity v několika klíčových oblastech místo očekávání úplné změny práce. Například firemní agenda a správa smluv jsou vhodným začátkem, protože mnoho procesů je složeno z rutinních úkolů a zároveň vyžaduje spoustu nezbytné dokumentace.
Sledování klíčových ukazatelů
Jednou z mnoha skvělých funkcí softwaru právního oddělení je to, že můžete snadno měřit, sledovat a vykazovat údaje a metriky výkonu. Stanovení toho, co chcete měřit, by mělo být provedeno po dohodě s kolegy a ve spolupráci s dalšími odděleními.
Snadná dostupnost informací a dokumentů
Jedním z důvodů, proč se firemní právní oddělení rozhodnou zahájit digitální transformaci, je to, že tráví drahocenný čas hledáním informací uložených na různých místech a v různých tabulkách. Pokud jste někdy museli rychle najít smlouvu, znáte ten pocit. Právní software by měl usnadnit a zrychlit přístup k informacím.
2. Na co nesmíte zapomenout
Detailní identifikace potřeb
I když je právní oddělení primárním uživatelem softwaru, vždy jedná především jako servisní oddělení napříč firmou. Mějte proto na paměti potřeby celé společnosti – důležitým prvkem je odhad vlivu softwaru na vaši spolupráci s ostatními odděleními.
Interní workshop a školení
V průběhu zavádění právního softwaru informujte kolegy o postupu a seznamte je včas, jak s novým nástrojem pracovat. Vynecháním tohoto kroku zvýšíte pravděpodobnost, že vaši kolegové nebudou software používat a budou pokračovat v práci tak, jak jsou zvyklí. Podmínkou úspěšné implementace musí být interní vzdělávací program.
Projektový management
Spolu s návrhem požadavků potřebujete připravit plán projektu a určit jeho vlastníka. Nejlepší je zmapovat všechny kroky včetně časového rámce společně s dodavatelem softwaru, abyste měli přehled, kdy a co se má dít. Pro komplexnější projekty je dobré mít interní pracovní skupinu.
Řízení změn
Každá změna je těžká, zejména v odvětví, které se pomalu přizpůsobuje. Včasná a srozumitelná komunikace je klíčem k úspěchu. Pokud budou všichni zúčastnění přesvědčeni o výhodách právního softwaru pro vaši firmu, výrazně to implementaci usnadní. Je snadné se nechat zahltit řízením projektu, pokud je třeba mít na paměti spoustu věcí a přitom dále dělat svoji práci.
Základem úspěšné implementace právního softwaru je dobře připravený plán!
Podívejte se na náš webinář „Moderní právní oddělení, kde začít s digitalizací“ a zjistěte, jaké faktory byste měli mít na paměti při výběru správného řešení pro své právní oddělení.
